浅谈民生档案管理工作

赖海斌

摘 要 近年来，民生问题成为各级政府高度重视，着力解决的首要问题。在新的形势和条件下，档案部门如何主动融入民生领域，档案工作如何自觉服务民生，已经成为一个亟须探讨的新课题。本文现从民生档案的必要性和重要性，简单地提出一些个人见解。

关键词 档案工作 民生 档案部门 主动服务 规范 保存

一、民政档案的特征

民生档案作为档案的重要组成部分，既具有档案的确定性、清晰性、原始记录性、社会性、基础性以及凭证性等一般性特征，亦具有其自身特有的一些特征：大众性、直接性、实用性，民生档案与普通老百姓切身利益紧密相关，涉及社会各个阶层的广大人民群众，民生档案的主要利用对象是老百姓，它直接关系到了广大人民群众的日常生活。

正是由于民生档案的这些特殊性质才决定了它的重要性和实用性，民生档案工作是关注民生、保障民生、改善民生的环节之一，是推动新时期档案工作发展的新理念和新目标。

二、民生档案的建立和保存的重要性

（一）民生档案在政府便民服务中的作用

服务民生已成为档案工作的重要职能，创建民生档案，档案部门应该从被动等候向主动服务转变。民生档案记载的信息都是涉及群众切身利益的具体问题，通过这些看似简单却很实用的民生档案，政府能够全面、及时、准确地掌握民情，并以此为依据服务民生。这无疑是在政府和群众之间构建了一个通畅的诉求渠道，使群众的合理诉求能及时地反映到政府工作中来，使“决策有依据，发展有方向”。

（二）民生档案是群众的“护身符”和“定心丸”

民生档案管理的规范和保存完整直接关系到老百姓的切身利益，所以现阶段及今后的档案工作中应进一步重视民生档案的收集及归档。作为档案部门的一名工作人员，在近几年的工作中，我深刻体会到民生档案对老百姓的重要性，并且近年来来馆查询民生档案的一些人和事都给我留下了深刻的印象。

20世纪50年代，大批的城市居民回乡务农、知识青年上山下乡，广阔的农村成为火热的天地。轰轰烈烈的年代过后，下乡居民如果没有工作的可以凭档案购买养老保险并享受退休待遇，知识青年下乡期间计算工龄。但是由于年代久远，区域（机构）变更等各种历史原因，造成部分档案丢失，信息不全，甚至有些档案资料完全找不到了。誰也未曾想到，一本不起眼的下乡知青花名册能牵扯如此大的利益。比如工龄计算，多一年工龄就意味着工资多几百甚至上千元，而档案丢失则意味着工龄无法有效核实。一些老人因为查不到档案而感到无助、焦虑，一些老知青因为能够准确查阅自己档案而感到欣喜，这都是档案在告诉人们，档案是多么的重要，它的重要性甚至是无可替代。

三、强化民生档案收集和优化工作

（一）应注重有效地收集民生档案

随着社会的发展，档案工作越来越法制化及规范化，各级档案馆作为保存党委、政府重要档案的基础，应在加强民生档案资源方面发挥主渠道作用，不断拓展档案资源新领域，改变过去重为机关团体服务轻为群众服务的传统工作方式，积极调整档案收集范围，把涉及民生的档案列入重点监督和接收进馆范围，适当加大民生档案的接收力度。

档案馆藏要实现多元化，并要面向民生，根据我国各个档案馆的馆藏档案现状，这期间的差距还是很大的。因此，我们在这一方面要具体做的应当包括：把涉及群众就业，社保，医疗卫生，城建，征地补偿，住房等各个领域的专门档案以及与民生息息相关的，与群众关系密切的政府政策性公开的文件，都应尽量收集齐全。

（二）对民生档案工作的建议

此外，建立多元化馆藏体系，就必须加强民生领域内的档案工作信息化建设，建立民生档案管理网络和民生档案资源库，实现民生档案的集中化管理和优化；将密切关系民生，群众利用率较高的档案优先进行整理、编目、数字化，尽快建立起婚姻档案，公证档案，知青档案等专门的数据库，为民生档案的提供利用夯实基础，创造条件。进一步重视民生档案还要关注民生档案资源的优化整合。民生档案资源的优化整合应当包括有两个方面：民生档案信息资源的整合与民生档案实体资源的整合。在这一点上主要强调的依然是充分利用现代化信息技术手段，建立专门的数据库，为人民群众搭建一个查阅民生档案的数据网络信息共享平台，以实现民生档案信息资源的共享。

这种信息资源的整合，可以有效地解决档案人力资源不足，质量不高等问题，同时还能够很好地达到服务群众的目的。另外，必须突出民生档案实体在整个档案体系中的地位，档案馆可以根据人民群众利用档案的具体需求，及时调整收集、接收的范围，把重要民生档案提前接收进馆，以不断丰富馆藏，增加民生档案的种类与内容，更好地为人民群众提供查阅利用服务。以我们档案馆为例，通过对群众经常查阅的档案进行分析统计，我们将群众经常会查阅的婚姻档案进行提前接收进馆，统一保管，方便群众查阅。

（三）加强民生档案的宣传力度

随着“以民为本”理念的在社会各方面的深入，服务民生已成为档案工作中的重中之重，这也赋予了传统的档案利用以更新的社会内涵。强化、提高民生档案的服务实效，是当前的一个必然要求。民生档案部门在这一形势下，应坚持“服务、发展、创新”理念，强化责任意识和主体意识，建议可以从五个方面做好民生档案工作。

第一，加大民生档案宣传力度，积极利用新闻媒体和网络公布民生档案信息，为宣传档案工作营造良好的内外氛围。

第二，民生档案部门可采用各种生动，群众喜闻乐见的方式主办一些民生档案专题展览，增进广大人民群众对民生档案的了解和认识。

第三，针对百姓的查档需求，向社会做出服务承诺，努力拓展创新服务形式，不断改善服务条件，提高服务质量。

第四，借助档案馆查阅窗口、现行文件服务窗口、爱国主义基地教育窗口、网站窗口和档案史料编研出版工作以及档案杂志，全方位的搭建民生档案服务民生之平台，以提高民生档案的利用率。

第五，加强民生档案的信息化建设，扩大民生档案的空间服务范围。由于民生档案尚处于初期阶段，探索新的服务手段和方法的工作会不断继续下去，其实效也会得到进一步的提高。

四、结语

随着档案工作的细化，民生档案领域的拓展，相当一些涉民生档案管理部门，如民政、劳动、社保、卫生、教育等相关管理业务的标准和政策，还需不断的探索与完善。民生档案以及民生档案工作在党的十七大以来，日益受到各界人士的关注。涉及民生档案的各项工作在档案部门得到积极地开展，对民生档案的深入研究和探讨源源不息。随着这种研究、实践的加深，民生档案领域在这一过程之中将会得到不断的拓展，民生档案工作管理利用机制也将得到不断的创新，同时也将使档案馆工作更加突出为民、亲民、便民、惠民的主题，从而真正实现档案为民用的目的。

（作者单位为惠州市公共资源交易中心博罗分中心）

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