移动互联网时代高校迎新系统的建设与实践

方丹

摘要：移动互联网是移动通信和传统互联网融合的产物， 能够让用户随时随地随心地接入互联网。迎新系统是高校进行新生信息管理与服务的平台，互联网时代下传统的迎新模式已无法适应当前的需求。文章分析了新形势下高校迎新系统的研究现状和解决方案，并探讨了今后的研究方向和发展趋势。

关键词： 移动互联网；迎新系统

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2017）04-0031-03

Abstract：The Mobile Internet is an integrated product of the traditional internet and mobile communications， let everyone access to the Internet anytime and anywhere.The enroll system provides information management and services for freshman，but the traditional enroll model can no longer be adapted to current needs. Article is focused on the research status and solutions of university enroll system， and future development trends were discussed.

Key words：mobile internet； enroll system

1 概述

移动互联网是以移动网络作为接入网络的互联网及服务，具有移动、即时、便利等特点。根据中国互联网络信息中心发布的《第39次中国互联网络发展状况统计报告》，“截至2016年12月，我国网民规模达7.31亿，其中手机网民规模达6.95亿，增长率连续三年超过10%。台式电脑、笔记本电脑的上网比例继续呈下降态势，使用手机上网的网民规模保持快速增长。”接入终端的变化促进了互联网业务的发展中心逐步从以PC为中心转变为以手机为中心。随着移动互联网的不断深入广泛应用，主要面向PC端的各类网络应用已经不能满足新形势下的用户需求。

高校迎新系统是实现高校新生入学报到工作的综合服务平台，国内高校大多专门建设了迎新系统，用于完成研究生和全日制本科生的迎新业务办理等工作。为了更好地契合移动互联网时代的发展，部分高校对迎新系统的建设模式进行了改造和升级，主要发展趋势为由PC端为主转变以移动端为主，由单一的固定业务流程转变为灵活的可自定义业务流程，由管理工作为重心转变为面向服务为重心，创新管理流程，实现数据共享，构建高效、互联、统一的迎新信息服务与管理平台。

2 建设方案

2.1 总体规划

根据迎新过程的管理和服务特点，结合移动互联网时代发展需求和学校实际情况，广东外语外贸大学迎新系统分为迎新网站、数据准备、新生服务和现场迎新四个部分，具体模块见图1。其中，迎新网站包括信息发布、登录系统两大功能；数据准备包括新生数据、辅导员带班、分班编学号、分宿舍等；新生服务包括服务设置、网上报到、查询统计；现场迎新包括流程和批次设置、现场报到、迎新统计。新生服务和现场迎新在PC端和移动端均实现相应功能。

整个迎新工作耗时长、涉及部门多、业务流程复杂，按照学校常规迎新方案，迎新工作涉及的部门有教务处、学生处、财务处、后勤处、保卫处、组织部、教育技术中心等，主要流程见图2。具体包括：学生处进行辅导员带班设置，设置新生服务、现场迎新的业务流程和人员授权，组织新生辅导员完成新生分班，再由教务处完成新生编学号；教育技术中心对新生照片格式进行批量处理并为新生分配卡号，将新生信息和照片交付制卡厂进行制卡；后勤处进行各学院宿舍房源分配，并组织新生辅导员完成新生分宿舍；新生登录系统完成信息查询和网上报到，各职能部门、学院查询信息采集结果；财务处根据新生专业和宿舍信息制定收费标准并进行网上扣费；迎新当天，各学院组织完成现场报到，保卫处、组织部分别完成户籍、组织关系等业务；整个过程中，各类人员可根据自身权限实时查询迎新进度和结果。

2.2 建设目标

高校迎新系统的建设不仅是为了完成迎新工作的各项管理任务，更主要的是面向不同角色提供所需的优质服务。具体包括：1）面向新生提供简单易用、界面友好的网上迎新和移动迎新服务。移动互联网时代下用户较关注系统响应速度和移动应用功能，服务需符合新生用户习惯，提供移动、实时、便捷的个性化服务，达到较好的用户体验和用户满意度。2）面向学院领导、辅导员提供完善的现场迎新和信息查询服务。迎新准备阶段可提前掌握新生信息，现场迎新时能高效办理迎新业务，全过程均可实时查询各类统计数据。3）面向职能部门提供业务协同管理服务。整合跨部门业务数据，优化工作流程，减轻工作量，提高工作效率和服务质量。4）面向学校领导提供全面客观的数据统计分析服务，为决策支持提供合理依据。学校能够根据实时统计数据调整资源配置，减少人财物投入，节约成本，提高资源使用效益和管理水平。

3 项目实践

3.1 迎新网站

迎新网站用于实现迎新工作的信息发布和系统入口等功能，包括系统登录、学号查询、移动迎新、迎新快讯、报到须知、常用链接等栏目。新生可通过学号查询获得本人学号，作为用户名登录迎新系统；可通过移动迎新栏目或扫描首页二维码安装移动应用，以便使用移动迎新服务；各职能部门在迎新快讯、报到须知等栏目发布迎新通知、报到指南、校园地图、交通指引等信息，以便新生提前掌握报到资讯并了解学校概况。

3.2 数据准备

初始设置。在学工系统中导入包含招生数据全部字段的新生信息，系统提供数据质量检查用于核对缺失数据。学生处学工管理员设置辅导员个人信息、带班信息和上岗时间，完成辅导員带班、朋辈导师设置。学生处迎新管理员为新生辅导员设置分班、编学号、分宿舍的权限。

新生分班和学号编排。迎新管理员设置班级和人数后，开启分班。各学院新生辅导员在规定时间内进行分班操作，可采用自动分班或手工分班。自动分班可选择按性别、民族、生源地、户口性质、成绩等条件打散分班。可实时查看分班结果统计情况，如各班不同性别、民族、生源地、户口性质、政治面貌的人数和比例，以及成绩平均分，为调整分班提供参考。迎新管理员可按学院查询分班进度。所有学院完成新生分班后，教务处学籍科管理人员进行学号编排规则设置，然后进行新生学号的自动编排。

新生信息统计。迎新管理员可按字段授权给具体部门或学院，用于查询并导出含班级学号的新生信息。比如图书馆、保卫处、财务处等部门业务办理，或教育学院、体育部等学院安排新生入学考试，均需要新生基本信息。可按设定条件统计新生人数并授权给业务部门查看。比如后勤处需要按校区、学院、性别统计新生人数，以便为各学院划分新生宿舍区域。

新生宿舍分配。迎新管理员设置宿舍房源、分宿舍批次和学生批次，后勤处宿舍负责人初始化宿舍房源数据、入住数据后，根据各学院男女生人数设定每个学院的宿舍分配范围。新生辅导员在可选宿舍范围内为女生和男生分别安排宿舍，默认按学号从小到大自动分配宿舍房间和床位，可选择手工安排或对调等方式对个别新生宿舍进行微调。

3.3 新生服务

新生服务设置。迎新管理员设定新生网上预报到的流程，可设置各项服务开放时间段、是否必办、办理顺序等。如2016年新生服务有基本信息采集、医疗保险、绿色通道、军训服装、到校登记等。其中，信息采集还需设置具体信息采集批次、审核流程、学生类别、维护时间段、学生名单、信息采集详细字段；医疗保险需设置年度、学生范围、险种名称及说明；绿色通道需设置年度、学生范围、申请类别；军训服装需设置尺码表、服装图片等；到站登记需设置站点信息、建议路线、地图图片等。

新生网上报到。开通迎新批次后，新生可在服务开放时间内登录PC端或移动端迎新系统，完成信息录入和查看入学信息。在基本信息采集服务可查看并补充个人基础信息、家庭成员信息、个人联系方式、党组织关系、是否办理户口迁移等；医疗保险、绿色通道、军训服装等服务可填写相应申请信息；到站登记服务可填写预计报到时间、到达站点、到达车次等。新生完成全部填写内容后，可查看报到单，包括宿舍楼和房号、辅导员和朋辈导师信息，现场报到环节的具体时间地点和说明。

新生网上报到信息查询统计。各学院领导、辅导员可查询本学院新生信息采集进度、新生信息明细和数据质量分析情况，可查询医疗保险申请记录、绿色通道申请记录、军训服装预订记录、到站登记统计情况等。学院可根据信息填报进度督促新生按时完成网上报到，还可以根据到站统计情况预测新生报到的峰值时间，以便更合理的安排迎新期间的人员配备。学生处、研究生院可分别查询全校本科生、研究生新生的数据填报情况，有针对性的调整迎新方案和资源配置。

3.4 现场迎新

迎新流程和批次设置。流程设置：迎新管理员设定现场办理的各个步骤、环节，如设置各步骤是否必办、办理顺序及相应的前置条件等。可根据实际迎新方案配置各个环节以及环节之间的约束关系。如2016年本科迎新分为宿舍楼领钥匙和学院报到两个步骤，可并行完成。批次设置：设置迎新流程、学年、学生类别、入学日期、办理时间段。通过选择迎新流程可直接复制已有迎新流程，便于快速进行流程配置。办理时间段用于控制现场迎新的开放时间，超过该时段，只能提供相关数据的查询，不能进行相关业务的办理。完成设置后，进行数据初始化，导入或同步新生数据、宿舍数据、辅导员带班等信息。

迎新权限设置。可按权限组对各迎新办理环节、查询统计权限进行功能授权。迎新管理员为各职能部门、新生辅导员分配权限，可为不同院系的不同办理环节分别指定办理人，各办理人在现场迎新时只能办理自己管辖范围内的迎新手续。实现数据权限控制，迎新系统数据可授权到学院或职能部门，迎新时以学院为单位管理。辅导员可在自身权限范围内进行二级授权，为志愿者或朋辈导师分配迎新权限，授权的对象为所在学院的学生或老师。

现场报到。新生到校后，凭录取通知书和身份证等证件，到宿舍楼或学院报到点进行确认报到。现场迎新办理人通过手机上安装的移动迎新应用扫描新生通知书上的条形码，或在现场迎新界面输入学号、姓名、身份证号、通知书号等数据查询新生信息，系统将显示新生详细信息和各环节办理状态，办理人可维护学生报到办理状态，确认办理完毕后分发宿舍钥匙或校园卡等材料。当因故暂时无法访问系统时，可采用离线办理方式，待系统恢复访问时将办理记录更新至系统中，完成报到环节办理。对无法按时到校报到或放弃入学的新生，可记录推迟报到或未报到的原因。

迎新统计。提供完善的数据查询与统计分析功能，可供各级管理人员实时的了解学生的报到情况，便于进行事中控制，协调资源分配。实时统计各环节办理进度，按院系、专业、生源地、民族、校区等不同维度，以直观的图表展示总体进度、办理环节、分时办理等统计结果。历史数据统计采用直观的表格及趋势图形展示各学年、各个维度的报到率，如历年全校报到率，历年某生源地的报到率等。

3.5 数据流向

迎新过程中，数据的标准化、共享化、准确性、实时性至关重要，系统力求实现统一数据标准，保障数据质量，新生数据实时共享，为其他应用提供可靠数据来源，为智慧化服务沉淀宝贵的数据资产。数据流向大致如下：1）专业数据。由教务系统将新生专业和班级数据同步到共享库，再同步到学工系统。2）招生数据。由招生系统导出全部新生数据，进行标准化处理后，再同步到学工系统。3）新生数据。完成分班编学号后，由学工系统将新生信息同步到共享库、迎新系统。新生数据进入共享库后，同步到教务系统、校园卡系统、移动平台。4）宿舍数据。宿舍分配完成后，由宿舍系统将宿舍信息同步到迎新系统。5）辅导员数据。由学工系统同步到迎新系统。6）迎新数据。迎新统计结果、学生采集信息由迎新系统同步到学工系统。

4 结论

在移动互联网时代下的高校迎新系统的建设与实践，采用基于 B/S 的 J2EE 为开发架构，建成了智慧化、共享化、移动化的迎新工作信息平台，获得了较为显著的成效，提升了学校迎新工作的管理和服务水平。然而系统仍存在一些不足之处，例如移动端的数据统计功能不如PC端的功能全面，对于个别手机型号的扫码支持不好等。今后的研究方向将集中在加强移动端的功能方面，并探索扩展多样化服务的可能，如增加智能地理位置指引、代收行李、生活用品预订、调查问卷等内容。

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