新形势下农业科研院所办公室工作现状及建议

朱俊菲++刘爱文++赵武娟

摘要 随着市场经济快速发展和政治经济体制改革不断深入，我国经济社会进入一个新的阶段。面对新阶段和新形势，农业科研院所办公室如何把握机遇和继续做好办公室工作，成为摆在办公室人员面前亟待解决的问题。以山西省农业科学院办公室为例，介绍了山西省农业科学院办公室的概况，分析了新形势下面临的挑战，最后对如何做好办公室工作提出了一些建议。

关键词 新形势；农业科研院所；办公室工作；挑战；建议

中图分类号 C931.4 文献标识码 A 文章编号 1007-5739（2017）05-0250-03

随着市场经济快速发展和政治经济体制改革不断深入，我国经济社会发展呈现出一些新的特征：经济增长模式告别简单粗放、经济增长速度趋于平稳适宜、电子信息技术飞速发展、政府作风趋于阳光透明、社会发展呈现科学高效，今天的我们已经站在了新的历史起点上。

办公室是单位负责人实施科学决策和有效领导的综合办事机构，是一个单位沟通上下、联系左右的桥梁和纽带，也是展示单位形象的“窗口”，肩负着调查研究、督察督办、参谋服务、综合协调等重要职能，其工作关系千丝万缕，错综复杂。随着我国经济社会发展进入新形势，农业现代化建设进入新阶段，农业科技创新也面临许多新情况、新问题。如何适应新的形势，与时俱进为单位搞好优质服务，成为摆在办公室人员面前迫切需要解决的问题。

1 山西省农业科学院办公室概况

山西省农业科学院办公室目前下设行政文秘、机关财务、宣传报道、档案管理4个科室；共有在职职工14人，其中，主任（正处级）1名，副主任（副处级）1名，行政文秘科5人，机关财务科3人，宣传报道科1人，档案管理科3人。

1.1 行政文秘科主要职责

督查院属各部门、各单位贯彻落实院行政决策和工作部署；组织协调需多个部门共同办理的综合性行政工作；负责组织起草以院或院领导名义发出的报告、总结、决议、通知、意见、函等文件，组织拟定全院性的规章制度，组织撰写行政管理事项的通告等；负责外单位来文的签收、批办、留存、归档等工作；负责机关各行政处室发文的登记、留存、归档等工作；负责院章、院长名章等公章的用印及保管；负责介绍信、证明等便函的开具；负责全院作息时间调整及国家法定节假日机关职工的排班值班工作；负责全院计划生育、保密、信访接待等工作。

1.2 机关财务科主要职责

组织制定本单位的财务、会计制度并负责贯彻执行；组织开展会计核算和会计监督；监督各项资金的使用和分配，负责转账和开具现金凭证，负责记账凭证的汇总；负责应收、应付款的结转和清理工作并负责登记往来账；负责各职能处室业务费、各项目资金的记账工作并监督各项资金的使用情况；负责本单位工资的核算工作，监督并管理工资资金的使用情况；负责审核报销机关职工差旅费；负责固定资产明细账的登记工作，核算本单位固定资产的增减变动情况；负责本单位财政国库支付系统工作等。

1.3 宣传报道科主要职责

负责全院信息公开工作；负责全院各类科研新成果、新技术、新产品的宣传报道工作；负责办公室日常新闻的发布工作；负责与电台、报纸等新闻媒体的联络和沟通工作；负责“京津冀晋豫蒙农（牧）科院六院信息”中本单位信息的收集、编写工作等。

1.4 档案管理科主要职责

负责院机关档案的收集、整理、立卷和归档工作；负责对院属各单位档案工作的指导和监督工作；负责本部门各种门类和不同载体档案的统一管理工作，维护档案的完整、准确和安全；按照规定向有关档案局移交档案材料；负责档案统计工作；负责对档案（资料）的保管状况进行定期检查核对，对破损的档案及时进行修补、复制或其他技术处理等。

2 面临的挑战

2.1 人员配备不齐

2012年以前，办公室有正处1人，副处3人，正科、副科及科员21人。近几年，随着事业单位机构改革，农科院内设机构做了部分调整，加之老员工逐漸退休，办公室人员变动较大。目前，只剩1名正处、1名副处、12名科级人员，人员总数较之前减少11人，现有人员大多身兼数职。在如今形势日新月异、工作任务日益繁重、工作要求不断提高的情况下，办公室出现严重人员紧缺问题。

2.2 统筹意识淡薄

办公室工作的服务性和从属性，容易使人形成程式化的思维和处事模式[1]。面对琐碎繁杂的事务性工作，办公室人员习惯自我定位成“办事员”，每天忙于日常性的事务和领导交办的任务，很少从整体上思考布局和主动进行超前规划。

办公室的工作虽看似零碎、繁杂，但总结下来，也不乏时间性和规律性。如每年的全院工作会议、干部述职大会、公开招聘会议、全院汇报大会等会议的召开及个人总结、部门年度总结、《山西年鉴》《山西经济年鉴》等材料的撰写，都有固定的时间安排，需做的准备工作也大致相同。相关工作人员完全可以早做准备，但因习惯了被动等待领导分配，往往在这些任务突然来临时措手不及。

2.3 不重视沟通协调工作

沟通协调是办公室的一项重要工作，单位的上下之间、部门之间、内外之间往往会出现许多矛盾和冲突，这都需要办公室人员通过精心、细致的沟通协调来解决。

在现行的行政管理体系中，山西省农业科学院各职能部门间按层次型功能框架建立，各领域保持独立，无责任关系，但在很多情况下，文件的传达、会议的召开、规章制度的落实、材料的上报等都涉及到若干部门，如果没有各个部门间的良性沟通与合作是不可能完成的。有一次省督导组给院办公室打电话让上报单位现任领导的住房数与住房面积、领导干部办公室的使用面积和综合办公楼的使用情况、机关公务用车的使用情况及机关全体在职人员的花名册等材料，这些材料分别由院办公室、党委办公室、组织部、人事处、后勤处等多个部门掌握，由于时间紧任务重，办公室的同志与其他部门的沟通工作做得不够充分，导致在上报时有2个部门出现相互推诿的情况，耽误了工作进程。

2.4 形象化建设亟待加强

办公室是单位的窗口，其点点滴滴都影响着单位的整体形象和声誉，反映部门的能力水平[2]。办公室的工作对象广泛而复杂，涉及方方面面的问题和公共关系，稍不注意就有可能损坏单位的整体形象。院属各单位职工或外单位人员到单位办事，一般都会先去办公室，办公室人员的一次接待洽谈、便函开具、印章使用，甚至一次电话的受理等，都能从一个侧面反映出单位的思想作风和精神风貌，甚至反映出单位的工作效率。

每年开春，行政办公室每天都要接听几十个甚至上百个咨询电话。有一次，该科室工作人员因一直忙于接听咨询电话而耽误了手头的工作很是恼火，竟与来电咨询的员发生争吵，导致双方都很不愉快，单位形象也因此受到损害。办公室的部门性质和工作特点容易使人产生较大压力，甚至产生烦躁情绪[3]，如何处理好日常工作和维护单位形象是办公室人员今后都应该注意的问题。

2.5 办公自动化发展程度低

随着信息产业飞速发展，办公自动化的程度越来越高，传统的办公条件逐渐被计算机、通讯网络等先进技术所取代。如今，山西省农业科学院每个办公室都配有计算机等一些现代化设备，但由于缺乏系统的学习和培训，也没有专门的办公室管理软件开发人员和设备维护人员，大部分部门信息利用程度较低，办公自动化程度普遍不高。比如山西省农业科学院有30家下属单位，其中有11家分布在太原市以外的地区，每次为领取一份文件或上报一份材料，都需派专人前往，浪费了大量的人力、物力和财力，严重影响了工作效率。

3 工作建议

新形势下，要在立足本职岗位和为全院事业发展服务的基础上，转变思想、改进作风，大力提升行政办公水平，积极履行好“参与政务、处理事务、搞好服务”的职责。

3.1 配齐人员，提高素质

按岗定编，配齐人员，扭转一人多职的工作现状。通过公开选拔、民主推荐、调任、公开招聘等方式增加2名副处级干部和若干名干事，明确其岗位分工及职责。同时，制定合理的办公室工作人员专职化发展方案，逐步实现办公室人员的专职化。

办公室人员素质的高低是能否做好各项工作的前提和基础，要注重办公室人员综合素质的培养和提高。一是要提高政治理论素质。作为办公室的成员，要不断学习党章党规、政策法规、习近平总书记系列重要讲话精神等，不断提高自己的党性修养，以科学的思想武装头脑，在工作中把握正确的政治方向。二是要提高文化素质。合理的文化知识结构和广博的知识是视野开阔、思维敏锐、富于开拓创新的前提[4]。面对日益严峻的形势挑战和不断复杂化的工作内容，办公室人员应不断学习，建立起层级的知识储备和开放性的知识结构，为做好各项工作打好文化基础。三是要提高业务素质。随着科学技术的发展，知识更新的速度日益加快，办公室人员必须树立终身学习的理念，不断提高自己的业务能力，掌握综合分析、组织协调、现代化办公管理等方法和手段，从而适应不断复杂化的管理工作，顺利完成岗位工作任务[5]。

3.2 树立超前意识

办公室所处的地位和职能作用决定了其工作大多是服从性的，但这不能与被动性“划等号”。要做好办公室工作，必须发挥主观能动性，增强超前意识。对年终汇报会议、全院年度工作会议等规律性和周期性的工作，要提前准备，超前谋划，增强主动性；对全院的重点工作，以及主要领导的“关注点”、院属单位的“闪光点”、职工群众的敏感点等，要主动开展调研并及时跟进，调查了解进展情况及存在的问题，为领导决策提供参考意见；对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。

3.3 提高沟通协调能力

办公室工作千头万绪，做好部门之间、上下级之间、内外之间的沟通协调工作，对处理好办公室事务非常重要。首先，要当好各职能部门间的沟通协调者。办公室要从既维护全局利益又保护部门工作积极性的角度做好沟通协调工作，主动而不专擅越权，发挥好中介和桥梁作用，保证部门之间形成合力，避免不必要的扯皮和内耗。其次，要当好上下级之间的沟通协调者。要了解清楚上级的意图和工作要求，以便更好地传达落实，同时也要注意关注基层动向，广泛听取职工的意见和建议，实事求是地向上级进行反馈。三要当好本单位与外单位的沟通协调者。与外单位进行协调时，要采取积极措施，注意增进友谊、互通情况、合作交流，以得到社会各界的支持和帮助，为单位发展创造一个和谐的外部环境。

另外，在进行沟通协调时应注意以下几点：一是原则性。凡事都要坚持原则，讲究公正，照章行事，以理服人。二是谋略性。对各种矛盾都要深入调查，弄清事情的来龙去脉，不随便发表意见，不乱表态。三是灵活性。面临矛盾，要灵活应变，做到坚持原则不呆板，灵活处理不乱套[6]。

3.4 加强形象化建设

办公室是单位的“门面”，是代表领导同志处理问题、办理事务、反映领导意图的“窗口”，时刻体现着单位的形象和风貌，在工作中须高度重视办公室形象化建设。要努力做到不让领导交办的事项在手中延误、不让办理的文件在手中积压、努力避免各种差错和失密现象发生；要热情接待每一位来访者，耐心答复他们咨询的问题，切忌给人留下“门难进、脸难看、事难办”的印象，积极塑造办公室求真、务实、高效、和谐的良好形象。办公室的每一位同志也要珍惜在办公室工作的机会，立足本职，尽心竭力做好每一项工作，不斷提高自己的业务素质，努力做到博学、勤奋、求实、快捷，为维护办公室的良好形象做出自己应有的贡献。

3.5 推进办公自动化系统建设

计算机的普及和互联网的飞速发展为办公自动化提供了丰备的物质条件，合理高效利用现代网络技术，大力提高行政办公效率，已是形势所趋。办公自动化是一项系统工程，运用规模越大，功能配套越好，应用效率就越高，效益就越大。农科院院机关办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和行政服务等繁重工作，与院领导、机关各部门、院属各单位等都有着不同程度的联系，充分利用网络信息化技术，可大大降低行政运行成本，提高行政办公效率和行政管理水平。

首先要引进先进实用的办公软件，建立公文管理、会议管理、领导日程管理、部门事务处理等模块，把日常工作中文件的收发、起草、归档、查询，领导日程安排、信息收集上报、接待安排、信访督查、会议室管理、领导用车管理、部门请示报告审批等都纳入到模块中，并邀请专人进行软件使用、测试及维护等方面的培训；其次，在系统建设与应用的过程中，办公室的每一位成员都要提高自觉性，增强主动性，带头熟练掌握系统的操作流程，带头运用办公自动化系统，带头执行电子公文运行的管理规范，做办公自动化学习、使用和推广的楷模[7-9]。

4 参考文献

[1] 楚延峰.办公室工作无小事[J].办公室业务，2010（1）：23-24.

[2] 董斌彬.高职院校办公室管理工作现状及对策浅析[J].吉林农业科技学院学报，2012，21（1）：51-52.

[3] 黄得林，李海亮.基于分类管理理念的农业科研单位办公室工作实践[J].农业科技管理，2014，33（1）：45-47.

[4] 陈薇.高校院系办公室管理面临的挑战与对策[J].武汉科技学院学报，2005，18（10）：95-97.

[5] 李本华.浅谈新形势下如何做好办公室工作[J].贵州农机化，2008（2）：26.

[6] 姚丽英.小议办公室工作人员的角色承担和能力发展[J].中国石油和化工标准与质量，2011（2）：112.

[7] 杨廷慧.煤矿企业办公室管理工作存在问题及对策[J].东方企业文化·企业管理，2012（7）：66.

[8] 黄浣尘.提高学校党政办公室人员工作主动性的几点思考[J].西南农业大学学报（社会科学版），2013，11（3）：188-189.

[9] 张静.履职尽责做好办公室工作[J].中国石化，2015（5）：91-92.