浅谈现代交通档案管理工作

刘晨

摘 要：我国的高速公路建设是从20世纪80年代开始的，1997年以后，我国进入了高速公路大发展时期。随着我国高速公路建设的不断深入，一大批具有先进理念和极高经济、社会价值的高速公路出现在我国的版图之上，同时更多的机动车也随着发达的交通设施而出现在人们视野当中，交通安全管理及交通档案的管理显得日趋重要。

关键词：交通安全管理；交通档案管理的弊端；安全档案的措施

1 交通运输业档案管理的现阶段存在的弊端

（一）档案管理意识淡薄、档案资料的收集、整理容易被忽视。

尤其是在当前工作中，档案管理工作根本没有把资料的整理归档工作列入日程，甚至把它当成是浪费时间和精力的事情。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范，在收集过程中，制度形同虚设，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范，近几年新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。

（二）落后的档案管理手段。

现阶段档案管理技术已经跟不上日益增长的档案利用需求，一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是有些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用；三是领导重視程度不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

（三）档案管理人员专业技能较低，道德素质修养不高，对档案管理工作认识程度不够。

目前，在很多地方并没有聘用档案管理的专业人员，而是由一些非专业的人员来兼职管理，这些人没有经过档案业务知识的专门培训，缺乏经验，只是依葫芦画瓢，借鉴其他人员在档案管理中的经验，加以自己主观的想法，这样使得整理出来的档案案卷存在较大的个人因素，缺乏通用性，档案质量不高，难以保证档案的完整性和安全性，造成了档案流通、使用、保存的价值不高。

2 强化档案管理工作的具体措施

（一）提高认识。

领导要高度重视档案管理工作，应采取档案管理工作由一把手主抓，其他领导配合的原则，并且在档案管理的各个环节中，要明确专门的负责人，做到按人头负责。牢固树立起良好的档案管理意识，按照档案管理的基本原则，认真做好这项工作。

（二）统一政策，不能各自为政。

1、档案管理制度必须由领导与主管部门统一制定，并及时公布，其他各部门要严格按照规章制度操作，不能各自为政。

2、严制度，重质量，规范档案管理，为使档案更加规范，制定出《档案管理》、《档案查借阅》、《文书处理》、《会计档案管理》等一系列的档案管理制度，建立和完善档案管理、接收、移交、保存、借阅、统计等档案管理办法，定期对各科室档案整理情况进行检查，增强了管理档案意识。建立计算机目录管理表，编制案卷目录、文号目录、档案存放位置表等，按系列集中存放，方便了查阅归档。多角度、全方位， 细化档案工作。来文要有登记，登记要有类别、有日期、有文号、有标题、有送发领导、有分类、有办结。建立档案目录清单，逐个认真进行调查、核对、登记、造册。

（三）加强信息化建设，提高管理水平。

随着社会信息化和档案工作现代化步伐的加快，档案基础业务建设的重心必须向档案信息化建设转移，将信息化建设纳入到档案管理之中，才能不断提高档案的信息化程度，使档案管理发生质的飞跃。档案管理的信息化建设，不仅可以提高档案管理工作的效率，而且也可以使档案管理工作规范化、透明化、专业化，有条不紊地进行。另外对于档案的保存、流通，也起到了一定的作用。

（四）提高档案管理人员的专业技术水平和道德修养水平。

1、走出去，请进来，借鉴别人之长。为更好的做好档案管理工作，改变以前档案的单一、凌乱、残缺等问题，引起领导高度重视档案工作，组织档案管理员走出去学习好的经验和做法。同时积极组织参加运管系统档案管理知识培训班，邀请专家讲解档案知识，现场指导执法文书和业务档案制作、装订和管理等知识。

2、档案管理人员必须具备德、能、勤、公、廉、俭六个方面的素质。档案管理人员要及时了解并熟悉国家的各项法规、方针、政策，严格贯彻执行和遵守法律，还应掌握时事政策、电脑操作等相关知识。

3 规范档案管理工作的具体步骤

1、规范公文处理，把好公文形成关。

档案一般是完成了文书处理程序，完成了传达和记述使命而备查的历史文件。不同单位的文件拟制部门各不同，有的单位的公文是由办公室统一拟制的，有的则是由相关部门起草然后交由办公室负责印发。

2、档案整理工作，从公文的评估分类做起。

公文形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，文书人员即可以对公文的保存进行价值评估。

3、完善公文材料，做好档案收集工作。

文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。

4 善于交流，接受新信息，达到资源共享

作为办公室的文秘工作人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断文档的归档价值，一定要结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，树立精品意识，培育职业意识。不断接受新信息，扩大知识视野，提高自己的鉴别能力，充分利用各种媒体和机会，主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料，如大事记、组织严格、专题概要、统计数字汇集、会议简介等，从而达到资源共享的目的。

总之，档案管理工作具有很强的挑战性。在今后的工作中，要将很好地把文秘工作和档案工作结合起来，不断提高档案管理质量，提高其利用率。我深信，只要我们以高度的职业责任感和较强的敬业精神对待档案管理工作，就一定能促进档案管理规范化、科学化发展，从而为档案工作提供更多更好的信息资源。