机关档案信息化管理的研究与探讨

摘 要：机关单位档案信息化是我国信息化战略发展的必然结果，也是我国机关单位与时俱进、创新发展的必然结果。本文主要通过对机关单位档案信息化相关理论的阐述，在加深对机关单位档案信息了解的同时，梳理我国机关单位档案信息化建设存在的问题，从而提出解决对策。

关键字：信息化；机关单位档案；建设研究

1 引言

机关单位档案的建设是保证机关单位工作有序进行、高效运转的基础，而传统的机关单位档案管理方式，由于档案数据信息的多样性、复杂性、庞大性而使档案的录入、储存等都面临很大挑战，很难适应时代的高速发展和迅速变化。因此，为完善机关单位档案信息化建设，本文对机关单位档案信息化建设的研究与探讨做了一个简单的分析。

2 档案信息化发展的必要性

档案材料如果不经过严密的管理，可能会导致档案信息持有者趁虚而入，随意篡改他人信息，威胁员工，很有可能导致内部管理混乱。如果档案由各个部门保管或者掌握在个人的手中，缺乏有效的管理机制，一旦员工跳槽，就会把单位重要的信息资源带走，轻则会使管理层断裂，重则导致机关重要的机密和知识产权流失。档案是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。机关单位的档案更为重要，记录着机密和未公开的专利技术。一旦流失，后果不堪设想。所以对单位档案进行统一的管理，尤其是加强信息化的建设，设立防火墙，这样档案的信息就不会轻易的泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影响机关单位的生存与发展。

3 机关单位档案信息化建设存在问题

3.1 机关单位档案信息化认识不足

受传统思维和工作方式的影响，采用手工书写和人员整理的方式已经深入人心，虽然数据、信息众多、工作冗杂，但人们已经习惯了这种方式。要进行机关单位档案的信息化对于传统的人员设置、工作要求改变较大，进行机关单位档案信息化很难得到档案工作人员的理解和接纳。其实这是因为对机关单位档案信息化的认识不足。随着互联网的发展，各个行业和部门积极利用这一便利基础，顺应时代发展要求，对于效率等各方面都有很大提高，机关单位档案的信息化也是如此，不仅可以提高机关单位档案的个人工作效率、提高机关单位部门的整体职能效率，还有利于对机关单位档案信息化模式的不断探索和完善，为我国机关单位档案信息化的整体发展奠定基础。随着信息化这个大环境的形成，一味坚持传统思想观念是不可取的，机关单位部门要加强对机关单位档案工作者信息化知识的宣传，并传递相关积极信息，鼓励下属各机关单位积极开展档案信息化工作，提高对机关单位档案信息化建设的认识。

3.2 机关单位档案工作信息化人才较少

机关单位档案的信息化建设离不开信息人才的支撑。所谓以人为本，人才是一个机关单位、部门和社会发展最核心的要素，机关单位档案工作是整合档案资源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部门的应尽职责；同时，随着我国各项改革措施的提出和实施，机关单位档案工作也将面临更大挑战，只有拥有大量有实力的人才，才能保证各项工作的有序进行。机关单位档案信息化建设它不仅需要档案专业人才还需要既懂档案工作又有计算机专业知识的信息化人才。虽然我国信息技术一直在不断飞速发展，各种高端人才数量连年增长，但这些人才基本上分布在电信、航空工业、研究开发等领域，机关单位档案工作受其工作特点和其他因素的影响，信息化人才相对较少，不利于机关单位档案信息化建设的持续发展。

3.3 信息化设备利用率低

机关单位档案信息化建设已经经历了一段时间的发展，部分机关单位档案部门也积极引入计算机等信息化设备，以便提高档案管理工作的效率，响应国家信息化战略。但实际上，目前我国机关单位档案信息化设备大部分处于闲置状态、利用率偏低，只有简单的编辑、传输文件等功能被利用。各档案部门根据自己实际情况将已有设备利用起来或引入新的信息化设备是促进机关单位档案信息化的下一步重要工作点。

3.4 相关法律法规不够完善

档案信息化管理是档案工作者智慧的结晶，具有独创性。档案信息资料记录着机密和未公开的专利技术。一旦流失，后果不堪设想。尤其是在网络环境下，公民的隐私权和档案资源的利用势必会产生诸多的矛盾。国家有关的法律文件并没有明确的规定那些档案资料属于公民的隐私，何时开放会不侵犯公民的隐私等一系列的问题，相关的法律法规还不是很健全，仍然需要国家去努力改善这一问题。

4 机关单位档案信息化建设对策

4.1 转变传统观念，提高信息化意识

转变传统观念，接受新的事物也许需要很长的时间，也将面临很大的挑战，但是我们要坚定机关单位档案信息化的决心，逐步树立信心化观念，实现机关单位档案信息化的逐渐过渡。我们要充分认识到信息化的这个大环境，认识到机关单位档案信息化的重要性，认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性，各部门要将机关单位档案信息化作为发展战略，并提到实际日程上。这符合机关单位档案事业改革创新的发展方向。机关单位档案工作者也要积极接受信息化工作方式、认清机关单位档案发展的大方向，提供工作责任感、树立现代化管理理念。通过领导与员工的共同努力，实现机关单位档案信息化建设的进一步发展。

4.2 加大人才培训和招聘力度

机关单位档案部门要加大对现有员工的信息化培训，聘请信息化专业人员不定期对档案工作者进行基础知识传授和实践演练，促进理论与实践的结合运用。同时利用校园招聘、社会招聘、人才引进等方式，加大专业人才的招收，吸收实施机关单位档案工作的新鲜血液，在完成本职工作同时，带动其他工作者的进步，形成良好的机关单位档案信息化工作环境。同时还要注重档案管理人才的培养，具备专业的档案管理知识、有较强的整体规划能力，保证档案保管等工作的顺利进行。要更好的做好机关单位档案信息化工作，还要进一步将两种专业的人才融合培养，加强具备多能力人员的存在。

4.3 建立档案信息化建设工作组

机关单位档案信息化的建设是一件比较浩大的工程，要做好这项工作、保证每个环节的正确对接和顺利实施，需要建立档案信息化工作组。档案信息化工作组主要对机关单位档案工作进行总体布局，并制定详细发展和工作计划，同时推进和监督信息化工作的进展，直至完成。档案信息化工作是一项基础性、服务性很强的工作，但也是我国机关单位事业发展的重要一环，所以只有组织者和实施者共同努力，才能更好的完成。

5 总结

由于我国经济发展水平的不平衡性与差异性，决定了其档案信息化建设战略模式的选择必须考虑以下因素：一是档案信息化建设必须与经济发展水平相吻合；二是档案信息化建设必须具有中国特色。所以机关事业单位必须要转变传统的观念，引进信息化的人才，建立信息化工作組。只有这样，才能从根本上促进我国机关事业的档案管理水平，提高管理的效率，节省大量的人力和物力。

参考文献

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作者简介

魏红（1968-），女，山东德州人，本科，毕业于山东省省委党校，馆员，研究方向：档案管理。