工程档案管理的研究与探讨

摘 要：工程建设规模随着我国经济的发展而扩大，在众多基础建设管理工作中，工程档案的重要性意义也日益凸显。在城市规划与建设的管理活动中所形成的那些具有保存价值的，以文字、图像、声音等为载体形式保存下来的各类文件材料被称为工程档案。它真实的记录着建设项目的全过程，以最原始的形式传承和记录着人类文明，为后人提供了宝贵的信息与资源，也为城市建设提供了一种潜在的生产力。本文就通过对工程档案管理的类型分析，对其意义与价值的探究，寻找一条更加真实有效的工程档案管理途径，为城市建设服务。

关键词：工程档案管理；意义；措施

1 工程档案管理的意义

1.工程档案是工程建设项目的重要组成部分

工程档案的作用不只是体现在工程竣工验收后。实际上工程档案在施工之前就开始了对工程信息的收集与积累，为工程项目的决策与审批提供第一手的资料，包括项目的预算与编制，以及招标等环节都以工程的立项文件为依据。而下一步的项目勘测和设计则以上一环节中形成的文件资料为依据。工程档案则是对这些施工前期，施工过程中形成的文件资料进行收集与管理，为工程后期的竣工验收与管理维护提供保障，成为工程建设项目的重要组成部分。

2.档案管理在工程建设质量控制中发挥着重要作用

工程档案记录着整个施工过程，对工程档案的管理与控制能够使得这部分资料更加详细，员工的专业培训，原料的检测报告，以及施工现场留下的影像和照片和施工日志等资料都属于档案管理的范畴，也能够为工程建设质量的控制提供记录和资料，需要加强工程档案的管理力度。

3.工程档案能为工程档案的防范灾害破坏及破坏后维修恢复工作提供指导

工程档案真实的记录着施工建设过程的各个环节，也客观的反映了建设过程中的具体细节，能够为后期工程的检测维护工作，以及拆除工作提供指导，为其他同类工程的设计和建设提供参考，提高档案的利用率。

4.工程档案能够为城市防灾、挽灾、减灾与灾后重建提供依据。

工程档案在预防自然灾害与灾后重建方面有着其特定的价值和意义，能够为城市的恢复建设，减少损失提供保障。这也是由于工程档案秉持着真实性，客观性的原则，记录和反应了工程进行的各个环节以及其相互关系和规律，这样一来，工程后期的检测与维修，破坏后的重建等工作就有了指导的依据。

2 工程档案的分类

1.前期文件

即建设工程开工前形成的文件材料，主要包括：可行性研究材料及任务书，设计基础文件材料，设计文件。

2.管理性文件

指建设工程在管理过程中形成的各类文件材料，主要包括：征地、移民安置文件，计划、投资、统计、管理文件，专项申请、批复文件。

3.施工文件

指工程施工过程中形成的全部资料、记录、图纸等各类文件，主要包括：工程施工文件，设备、管线、电器、仪表安装文件。

4.监理文件

监理文件则涵盖了设备采购、监理的文件与声像等，对工程施工全过程的监理工作中形成的文件资料。

5.财务管理文件

对工程的预算、概算与决算，财务的年度计划与投资等情况都属于财务管理文件的范畴。

6.竣工验收文件

竣工验收文件，顾名思义，指的是工程竣工时形成的客观反映对工程建设过程和竣工验收过程的文件材料。

3 工程档案管理的改善措施

1.不断更新自我观念，加深对工程档案的重视

工程档案管理是新时期新形势下，工程信息在档案管理系统中的重要应用，推动了工程项目实际工作的效率提升。单位领导对工程档案的重视与认识，是档案管理质量提升的前提。当今各单位对工程档案管理的重要地位有了初步认识，但是面对工程档案管理随着档案数量和质量的提升变得日益复杂，档案文化性质和社会性质逐步被弱化，被利用的范围却在逐步扩大的现象，必须要高度重视工程档案管理中的重要性。

2.加强档案管理队伍的培训

工程项目受到更多外部环境的影响与制约，因而档案管理的对象有着多样性、复杂性的特点，管理范围更为广泛，也对档案管理人员提出了更高的要求。各单位应把工程档案管理工作纳入进一步的工作目标和建设计划，应把内部管理人员的培训与管理提上日程，并针对不同人员的特殊情况经常地规范化的进行职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代化管理方法和技术培训等边讲边操作的培训方式，并定期进行综合测评，不断更新他们的专业知识和技能，锻炼工作人员对信息技术的运用的熟练程度，提高他们的信息专业化程度，以更好的适应工程档案管理建设的需要和要求。

3.主动走到施工现场收集资料，增强档案的真实性

各单位应让工程档案管理部门应把被动接受变为主动上门服务，主动收集各部门工程档案资料，还需要进入施工现场，对工程项目进行现场勘测与摸底分析。对工程档案工作认识充分，一心一意为单位人才管理服务。单位还应加强宣传力度，让全体职工理解工程档案管理的重要性，促进全员职工的工程档案意识提高，全力支持的工程档案管理信息化工作，为工程案工作提供有记录价值的第一手资料。单位各部门应积极配合工作，保证工程档案管理工作的顺利开展。工程档案管理者应全方位收集相关资料，拓展材料收集范围，丰富档案内容。

4.加强信息化档案建设，强化网络化管理

面对众多庞大的资源和内容，逐步实现网络化管理是十分必要的。所以要加快实现档案管理网络化的发展迫在眉睫。实现档案管理的网络化可以极大提高档案的高利用率，更好的服务于生产和生活。档案实现数字化的过程中要针对性的做好相关参数的优化设置工作，因为在一些档案中参数不同，成像的质量和效果也就不同。数字化是档案信息化过程中的一个主要特点，所以要实现原有档案资料的全部数字化是一个漫长的过程，应从坚持矛盾的普遍性与特殊性原则，明确重点，分步推进的原则对原有档案的项目首先进行数字化；要对档案资料做到具体问题具体分析。

5.建立健全工程档案管理制度

工程档案管理工作需要与档案局等相关部门密切配合，单位领导应重视对本单位工程档案工作的管理，聘请专业的工程档案管理人员。主管工程档案管理工作的领导应尽快结合实际情况，建立健全一套系统理论的档案管理信息化建设制度。为工程档案管理设置专门的办公室和工作人员，明确各部门的分工与合作，各部门之间密切交流、加强沟通，规范化管理工作流程，共同促进工程档案管理工作的顺利进行。另外，后期的制约与监督措施也是必不可少的，通过对工程档案管理工作的监督，对档案的安全进行保护，绝不能给予不法分子可乘之机。

4 总结

工程档案管理工作是工程建设工作的重要组成部分，它真实的收集和记录着工程活动，为后来的项目工程建设提供依据。而每个工程的档案管理则有其特定的价值和意义，在衡量工程建设工作水平中起着重要作用，需要加强管理，认真建设。

参考文献

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[3]闫亚珍. 目前工程档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 福建建筑，2009，（11）：147-148.

作者简介

田心珂（1993-），女，山东潍坊人，专科，毕业于中国石油大学胜利学院，研究方向：工程档案管理。