中小型事业单位档案数字化存在的问题及建设路径

马桂钱

摘 要：档案管理需要根据环境和条件的变化而不断发展，在信息化时代，档案管理朝着数字化的方向发展。本文探讨了中小型事业单位在档案数字化实施中存在的一些问题，并针对这些问题提出档案数字化建设路径。

关键词：事业单位；档案数字化；路径

档案管理是中小型事业单位日常管理的重要方面，档案数字化是档案管理的发展趋势。档案数字化对于提高档案利用效率、提高管理人员工作效率等都具有促进作用。[1]从当前来看，中小型事业单位档案数字化取得了一定的成绩，但还存在着诸如对档案数字化重视不够、档案数字化人才不足、管理制度不健全、风险意识薄弱等问题。这些问题影响了档案数字化的发展，也弱化了档案数字化的功效。当然，这些问题也指明了事业单位档案数字化进一步的发展路径。

1 信息时代下的中小型事业单位档案管理

隨着公共部门改革的深入进行，其各项管理日益科学化、规范化、制度化。与此形势相适应，中小型事业单位的档案管理也应日益规范化。档案管理不是可有可无的，而是单位管理的重要组成部分，也不是可以随意开展的工作，需要有健全的制度、专业的技能和高度的责任心等做为支撑。

档案管理从根本上说是服务于单位发展的，因此，档案管理应该适应新的形势和需要。当前我们已经进入了信息化的时代，即信息技术充分发展，并在各行各业中发挥着越来越重要的作用。中小事业单位虽然规模小，人员数量少，形成的档案也没有大型单位多，档案管理没有那么庞杂，但信息化时代这一形势仍然要求实现档案数字化，即将传统的纸张材质转化为电子形式，以计算机录入代替人工录入，实现档案管理的统一化、标准化、现代化[2]，这也是对信息时代的一种回应。

2 中小型事业单位档案数字化存在的问题

（一）对档案数字化重视不够

事业单位对档案数字化重视不够是问题之一。[3]档案数字化是档案管理发展的趋势之一，其对于中小事业单位的发展有诸多益处。一些中小型事业单位尚未充分认识到档案数字化带来的益处，认识不到档案数字化为后续管理带来的便利性、对于档案作用发挥的推动作用、对于单位发展的带动作用等。这些单位片面地认为当前的管理也可以满足单位发展的需要，缺乏实施数字化的动力，在数字化过程中消极应对。

（二）档案数字化人才不足

一些事业单位没有专门的档案管理工作人员，也没有相应的人才选拔机制，这是问题所在。[4]特别是一些中小型的事业单位，有的会选择让其他工作人员兼职管理档案。档案数字化实施的时间还不长，也缺乏专门的人才引进机制和培训机制，导致从事档案管理的专业人才匮乏，那么，能够胜任档案数字化的人才就更加匮乏。事实上，专业人才匮乏是事业单位档案管理长期存在的一个问题，只是档案数字化使这一问题暴露得更加充分。

（三）档案数字化管理制度不健全

事业单位档案管理是一项需要各个部门相互配合和协调的工作，需要以健全的管理制度为支撑。比如，需要薪酬管理人员提供的一些会计信息，需要技术部门配合进行数据扫描，制定档案数字化的归档和利用制度等。从当前来看，中小型事业单位档案数字化还停留在表层，进展缓慢。这反映了档案数字化管理制度的不健全，即缺乏规范的管理制度，没有系统的工作规划和安排，各个部门不清楚自己在这一过程中扮演的角色、应履行的职责等，工作不能统筹推进。

（四）档案数字化风险意识薄弱

档案数字化在提供便利服务的同时，也面临着安全性的问题。[5]数字化是一把双刃剑，一方面通过数字化确实可以提高档案管理的效率，使档案更好地服务于单位的发展。但若处理不当，也可能造成信息的泄露，特别是一些保密信息的泄露，危及单位的发展。目前事业单位档案数字化尚处于起步阶段，工作人员的风险意识不强，没有紧绷信息安全这根弦。一旦出现信息泄露，将造成严重的负面影响。

3 中小型事业单位档案数字化建设路径

（一）充分认识档案数字化的意义

首先，要充分地认识档案数字化的意义所在。中小型事业单位档案数字化并不是一种随大流的行为，不是一种从众行为，而是审时度势之后做出的审慎选择，是档案事业发展的必然趋势。档案管理无法回避时代发展的大背景，也无法忽视单位发展对其提出的要求。这些都决定了档案数字化的必要性和重要性，因此，中小型事业单位应从组织长远发展的角度来看待档案数字化的问题，真正为其提供人力、物力、财力支持。

（二）优化档案管理人员队伍

优化档案管理人员队伍也是一个重要的方面。档案管理是一项专业化的工作，需要专门的技能，也需要丰富的经验积累。中小型事业单位，尽可能地配备专业化的档案管理人员，所谓术业有专攻就是这个道理。若没有专职的档案管理人员，则要加大对现有工作人员的培训力度，使其掌握档案管理的基本知识，并能够适应档案数字化发展的基本要求。档案数字化背景下，管理人员不仅要懂得档案管理，还要掌握必要的信息化技术，使二者能够充分地结合起来，成为适应新形势的档案管理专业人才。

（三）健全档案数字化管理制度

健全档案数字化管理制度是推动档案数字化的重要保证。无规矩不能成方圆，管理制度的健全和规范是一项基础性的工作。对于中小型事业单位来说，档案数字化是一项非常繁琐的工作，但也尽可能地做出系统的规划。在制定管理制度时，要对牵扯的各个部门的职责做出明确的规定，各个部门需要在什么期限内提供什么样的材料等都要包括在其中。不仅如此，档案管理人员的职责、档案使用和维护等方面都要有明确的规定，保证档案数字化各个方面、各个程序都有章可循。

（四）健全档案数字化管理安全机制

健全档案数字化管理安全机制也非常必要。管理人员要有安全意识，要建立健全档案保密机制，并提高档案数字化管理安全系数。[6]档案本身就具有一定的保密性，数字化之后信息传递更加便利，那么，为了保障档案安全就要增强管理人员的安全意识，时刻紧绷安全这根弦。从工作机制上看，则要建立健全档案保密机制，堵住工作机制上的漏洞，确保档案管理的规范。此外，也要注意从技术着手加强安全管理，尽可能地提高安全系数。

4 结语

在信息化的大时代背景下，各行各业的档案管理也迈入信息化时代，开始了档案的数字化。中小型事业单位档案管理任务虽然没有档案馆那么繁重，但其档案管理也一样扮演了服务于单位发展的角色。因此，中小型事业单位档案管理也要朝着数字化的方向迈进。这一工作当前已经起步，在档案数字化方面也存在着一些问题。当然，指出这些问题并不是对已有工作的否定，反之，是为了更好地推进这些单位档案管理的发展，恰是指明了进一步的发展方向和目标。同时，我们也要意识到中小型事业单位档案数字化也是一项常态化的工作，因为，档案信息不断地更新，那么，数字化就是持续性的过程。

参考文献

[1]丁亚楠.事业单位档案的数字化管理研究[J].办公室业务，2016（16）：175.

[2]邢炜.事业单位档案数字化管理分析[J].现代国企研究，2016（16）：75.

[3]梁静.事业单位档案数字化建设面临的问题与对策研究[J].黑龙江科技信息，2016（23）：173.

[4]曾红.浅析当前事业单位档案的数字化管理[J].科技展望，2016（25）：253.

[5]杨亮.事业单位档案数字化建设的路径选择[J].黑龙江档案，2016（4）：104.

[6]李忻芝，黄婷.新时期事业单位档案的数字化管理探讨[J].办公室业务，2016（9）：144.