论加强电子档案的管理，做好电子档案的利用

摘 要：电子档案，是由电子计算机处理的档案。具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。现在，在日常档案工作中，使用电子档案可以打破传统档案利用的种种限制。实现档案信息的共享。然而传统的档案信息很难实现共享，如果想要异地查看几乎是不可能直接实现的。而利用电子档案可以打破这种空间上的局限，让档案管理部门从封闭走向开放。更加利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理。 因此，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。

关键词：电子档案；管理；利用

随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但是在电子档案的归档工作中仍然存在着许多问题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文主要就如何做好电了档案管理工作进行了认真探讨。分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

1 电子档案使用的主要途径和管理优势

电子档案具有快捷、方便的特点，电子档案实现了办公自动化、无纸化的目标。节省了占地空间和纸质费用，查阅起来极为方便迅速。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

1、提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始材料，确保其使用过程中的权威性。除此之外，对于档案信息也能够随时随地的进行查询。档案信息电子化，信息成果可无限的复制、拷贝，档案的资料一旦保存到计算机网络上，就可以根据需要拷出数据对其进行多次备份，既方便又快捷，提高办事效率。

2、通信传输。通信传输是电子档案在使用中的一個重要方式。可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，即用网络传输电子档案，在档案进入到互联网的共享环境的时候，在一个地方需要提取档案时就可以直接上网进行搜索提取，能随时随地的进行查询，而不需要回到储存档案的原单位提档，节省了查阅档案者的时间，也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员浪费。

3、直接利用。直接利用是指利用电脑，在档案部门网络上可以直接查询相关资料。便于查找，在进行电子档案的查找的时候只要在互联网上输入有关个人档案的关键字就会出来相关的所有档案资料，再根据进一步的搜索找到自己需要的所有资料，整个过程只需要输入查找条件的几个关键字即可，方便快捷，节省时间。

2 加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位来说，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，所以加强对电子档案的管理意义重大。做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

1、加强电子档案管理，有利于提高工作效率。电子档案的形成为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，提高了档案管理工作效率，目的是为使用者提供，便捷高效的服务，电子档案的产生，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中解放出来，并且在档案进入到互联网的共享环境的时候，在一个地方需要提取档案时就可以直接上网进行搜索提取，而不需要回到储存档案的原单位提档，既方便又快捷，提高办事效率。

2、加强电子档案管理，有利于节省人力物力。传统的档案管理工作中，档案管理人员需要手工进行各个档案的整理，工作量大且效率不高，然而，计算机及其网络的出现，档案管理人员只需把档案以数字化形式共享到网络平台，这样便可以方便快速的查找资料，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。

3、加强电子档案管理，有利于提高服务质量满足多样化需求。随着网络信息和市场经济的飞快发展，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看文字资料、图像、视频。更要看原始图纸、原始材料，而传统的档案管理已无法满足这一需求。而电子档案能把大量的原始材料集中保存在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求，从而为社会提供更好、更优质的服务。

3 做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案的数目非常庞大，有着复杂的种类，并且载体也存在着一定的不稳定性。因此，在存储电子档案时，经常会由于各种原因，会对电子档案的利用产生一定的影响，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作。

1、建立档案利用制度，合理利用档案资源。建立电子档案管理系统，保证档案的真实性，由于电子化信息化手段的应用，档案资料大多可以通过扫描等手段进行数字化处理，因此要建立电子档案审批制度，所有人员需要查阅电子档案时，必须获得档案主管领导的审批，才能进行查阅拷贝。还要建立档案利用管理制度，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。档案管理部门可利用网络技术对数据进行即时更新，解决信息报送不及时问题，使档案收集更为及时，更好的满足电子档案利用者的需求，真正实现档案管理信息化、便捷化。

2、建立档案保密制度 ，规范档案利用方式。电子档案与传统档案的利用方式不同，其泄密的途径和渠道也更加多样化，设定电子档案密级，设置访问权限。电子档案密级设定的主要目的在于将用户的权限与相应级别的电子档案相连系，电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且根据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不提供拷贝的方式使用。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，保证电子档案的保密性和安全性。

3、加强档案人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的专业素质进行培养，使他们的能力得到提升。从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。只有工作人员的专业素质得到提升，档案信息管理工作才能得到保证。

4 小结

随着信息技术和网络技术的蓬勃发展，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，档案工作人员的综合素质与专业技能占据着十分重要的位置。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，更加利于实现档案信息资源的合理配置、科学管理，从而为社会提供更好、更优质的服务，使其在社会生活中发挥更大的作用。

作者简介

孙玉春（1970-），女，吉林四平，中专，档案馆员。