试析档案数字化的质量及安全保密控制

摘 要：伴随着我国社会的飞速发展，信息技术开始广泛应用于各行业的发展及管理过程并逐渐占据社会发展的主导地位。信息技术的强化是建立在良好档案信息系统的基础上，档案数字化作为系统中的重要内容开始受到重视。本文通过对数字化档案的建立过程进行探究，深入分析档案质量及保密安全控制过程中易出现的问题。

关键词：数字化；档案质量；安全保密

档案数字化的实质是将不断更新的信息技术运用于档案管理的过程中。不断完善的管理系统支撑着档案数字化的正常运作，与传统的档案管理工作不同，數字化档案的管理联系着许多因素，需要各部门之间的相互配合。目前，我国的档案数字化进程已经由最初的起步阶段逐渐过渡为发展阶段，各地的档案管理所正逐步开启信息资源共享。当然，档案数字化的飞速建立也为档案管理过程带来了一定的问题，其中作为数字化档案核心部分的质量及安全保密工作都有待进一步的加强。在档案管理过程中，相关负责人员正通过实践不断地摸索寻求有效措施，帮助完善数字化档案的管理系统，建立良好的氛围，切实解决数字化档案管理过程出现的问题，全面推动档案管理工作的深入发展。

1 加强档案数字化质量控制

步入新世纪以来，国家的信息化制度得到了进一步的完善，相应的带动了数字化档案的蓬勃发展，大力创新的计算机技术帮助工作人员快速准确的进行档案查询及调整工作，在促进档案信息共享的同时极大的改善了档案的管理操作效率，帮助提升数字化档案管理的工作效率。

（一）档案数字化质量控制内容

数字化档案的质量控制主要通过控制措施确立不同部门工作人员的具体工作内容，从而达到数字化档案的质量要求。运用信息化管理设备整理档案数据，建立符合数字化档案管理工作的数字化管理模式。在管理过程中，细致详尽的工作分散路线可以帮助管理人员综合全面的把握住档案管理的主要进程，帮助员工提高行业责任意识。

强化满足当前发展趋势的档案数字化质量控制主要从制定规划、选取行业软件、创新技术路线等方面着手。在实践过程中，全面合理的制定方案，参与部门遵照规划方案中的具体内容进行分工合作，遵循档案数字化的工作原则，依据不同的工作流程确定相应技术路线，对工作参与人员进行科学分配，提升工作效率。

使用相关的技术软件是数字化档案管理工作中必不可少的，每一行软件都具有自身的技术特点，软件选取不恰当会影响到后续档案管理工作的顺利进行。因此，不同工作部门应当根据实际需求正确选择工作软件，这也是保障数字化档案质量过程中的重要组成部分。

工作人员是实际工作开展进行的基础，相关参与部门需要加强对档案管理工作人员的招收和培训工作，关于工作软件的使用有关部门可以组织技术人员对员工进行亲身示范，锻炼员工的实际动手能力，确保工作人员能够熟练使用新型的信息技术设备。信息技术的不断更替使得档案数字化标准及相关参数的确定愈发重要。当前出台的数字化档案建设的标准和规定符合我国目前的信息技术发展形势，相关行业可据此为出发点制定符合自身发展特征的相应制度。

（二）档案数字化质量控制措施

档案质量的保障是档案数字化过程的核心工作。信息是一种社会基础性资源，信息质量合格化是建立在选取优良的数字化档案管理方案、合理使用数字化软件、严格制定员工招收标准、谨慎把控参数选取过程等良好措施实施的基础上的。局部过程的细节对整个过程顺利与否起着关键作用，加强对于具体实施过程的监控是保证数字化档案质量的重要举措。

提升数字化档案质量首先应建立与之相适应的数字化管理体系，进而制定具体的管理方案，选择行之有效的软件作为工作的主要技术支持，帮助质量控制工作的顺利操作和实施。在数字化管理模式的运行下，对信息技术处理软件的要求也相应增加，在处理各类繁琐复杂档案信息的同时还要求建立高效的数字化档案系统，软件相关参数的设定必须符合数字化档案质量的要求，满足相关标准，应对数字化档案管理过程中产生的相关技术问题，方便工作人员在管理过程中有据可循，确保数字化档案质量控制。

完善的规章是建立档案资源共享的前提。档案工作过程的顺利进行需要健全的制度作为基础保障，确保每一名工作人员在质量控制阶段分工明确，责任落实。档案数字化工作具有很强的实践性和可操作性，由于传统的档案管理经验无法借鉴，因此要求工作人员在档案管理工作中不断积极摸索，阶段性讲评正是一种高效切实的工作方法，通过对每一工作阶段的优势与不足进行及时的了解与分析，对工作方法的使用和选取进行检验和创新，帮助工作人员全面认识了解自身工作中存在的问题，从而及时改进，提高工作效率。数字化档案的工作性质决定了不能单单依靠阶段性讲评，将奖惩性制度与阶段性讲评相结合可以弥补档案工作过程中缺乏监督力度的这一劣势。另一方面，档案工作的检查和后续部分的验收也是工作进行中需要重点关注的部分。

2 完善档案数字化安全保密控制

档案的文件原始记录性决定了其作为凭证价值的重要属性，因此，档案数字化管理工作的开展需要首先确保档案的安全保密得到良好的解决。每一名档案管理人员肩上都担负着保护档案安全的责任。档案安全保密包括档案实体安全和档案内容保密两方面。两者必须同时把控，不能产生偏颇。

档案安全保密工作首先来源于健全的规章制度，在档案管理工作的进行中难免会遇上秘密文件的处理，在此基础上完善档案安全保密制度，并要求工作人员了解遵守相关制度，明确保密安全的重要性，在工作进程中形成环环相扣的档案保密安全系统，避免出现重要信息泄露的现象。

在管理模式方面，建立符合数字化档案管理的高安全性信息管理系统，在信息技术飞速发展的今天，工作人员通过计算机对档案管理数据进行调用归类的同时需要保证网络环境的安全隔外，预先制定相关措施应对可能产生的网络攻击、系统瘫痪等问题，保障在特殊情况下档案信息的安全保密工作顺利进行。

人是一切工作的主体，加强对档案数字化管理工作人员的管理以及提高员工自身综合素质是档案保密工作落实的重要基础。例如对于直接参与建立档案管理系统的工作人员必须建立完善的身份识别制度，防止与其他工作人员发生混淆。对于其他档案管理工作人员，需要按照各自工作内容进行小组划分，不同小组具有不同的工作性质，并分别对每一组工作人员设定独有的档案资源接触权限，并以单个文件为单位记录工作人员的查阅历史，保证档案资源的安全保密。相关部门在档案数字化工作开展初始过程中便已设立相关安全保密制度，但是在实际执行过程中往往由于员工的粗心大意而造成档案工作效率降低。据此，可在工作进行阶段不定期组织工作内容纠察活动，帮助员工认识到自身的工作问题并及时处理，加强对犯错员工的培训工作，对于数字化档案管理过程中出现的安全保密问题，一经发现马上严肃处理。

3 结语

完善的档案信息管理系统是帮助档案工作人员良好开展数字化管理工作的先决条件。档案管理部门在在档案数字化质量控制过程中占据着主导地位。因此档案管理工作人员在工作中必须严格遵守相关制度。档案安全保密工作来源于健全的规章制度，阶段性讲评和相关奖惩调理的设立实行是帮助完善档案管理制度，保证数字化档案质量和安全保密工作顺利进行的有效措施。我国目前的数字化档案开展工作已经取得了一定的成果，随着科技水平和信息技术的不断飞跃，档案数字化的进展速率也相应加快，基于当前发展形势，数字化档案质量和安全保密工作的高效开展才是我国档案事业健康成长的重要因素。

参考文献

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作者简介

许方旭（1984-），湖北荆门。