浅析文书档案管理存在的问题及对策探析

摘 要：作为文书档案管理人员，需要不断提升文书档案科学管理水平，提高文书档案管理的工作效率，从而在最终意义上实现文书档案管理工作的高效化、规范化、科学化发展。本文就文书档案管理存在的问题及对策进行了探讨。

关键词：文书；档案管理；问题；对策

1 引言

文书档案主要是指单位发展中记录人事管理、业务管理和财务管理等活动的文件。通过文书档案管理能够为单位管理者提供有效的信息，促进单位科学决策。为此，文章在阐述新形势下文书档案管理特点的基础上，针对现阶段文书档案管理工作存在的问题，从文书规范管理、完善管理制度、提升人员素质等方面就如何做好文书档案管理工作进行策略分析。

2 文书档案管理中存在的问题分析

2.1 文书工作与档案工作的衔接还不到位

在我国各行业不断发展的情况下，文书档案管理发挥的作用愈发重要。根据文书工作和档案工作的开展情况来看，两者之间有着一定的相互联系，也有一些不同之处。因此，文书档案管理工作的有序开展，必须正确处理两者之间的关系，才能真正提高文书档案管理工作的质量。但是，我国文书工作与档案工作的衔接还不到位，相关管理机制和制度还不够完善，从而影响了文书档案管理的科学性和规范性，给文书档案管理工作水平全面提升造成了严重阻碍。

2.2 文书档案管理人员的综合素质不够高

在新形势下，文书档案管理的重要性越来越明显。因此，文书档案管理人员的综合素质必须有效提升，才能满足各种工作需求。但是，很多单位的文书档案管理人员都没有达到较高的专业水平，基础知识和综合素质都不够高，从而给文书档案管理的有效性造成非常大的影响。在实践过程中，部分文书档案管理人员无法熟练完成相关操作，致使文书档案管理工作出现不规范、不标准的问题，给文书档案的有效利用带来极大影响。所以，随着我国档案管理工作的不断改革和创新，全面提升文书档案管理人员的综合素质，对于促进我国档案管理工作进一步发展有着重要意义。

2.3 文书档案管理工作尚未得到高度重视

在各单位的档案管理工作中，领导必须充分发挥指导作用和监控作用，才能真正保障档案管理工作质量。但是，很多单位的文书档案管理工作都没有得到领导的高度重视，其主要原因是我国档案管理工作发展时间不够长，从而无法引起社会的重视，并且大家对文书档案资源的重要性也没有比较全面的认识，进而降低了文书档案管理的实际效果。在实践过程中，文书档案管理的投入力度不够强，由于无法为单位直接产生效益，从而得不到全面落实，以致最终影响到文书档案管理的工作效率和工作质量。

3 做好文书档案管理工作的对策

3.1 完善制度，规范工作程序

制度是为使各项工作按计划达到预期目的、需要人们共同遵守的一种行为准则，规范着人们的行为。在进行文书档案管理工作时，企事业单位要始终以制度为规范，掌握档案法等各类公文处理办法，根据部门公文管理的实际，制订出相应的管理办法，综合以往规定，建立统一规范的一体化管理策略。同时要将文书档案管理办法纳入单位部门规章，进一步提高管理人员对档案管理执行程序的统一性，提高办事效率和办事质量，减少工作复核量。制定出规范统一的文书档案管理办法，有利于使文书管理工作做到有据可依，有章可循。制定出相应的文书档案管理办法后，档案管理人员应当在文件形成之初，对文件进行鉴定、分类和归档编号，完成档案管理的相关工作，以减少重复工作量，保证文书与档案的统一、协调；其次，档案管理人员要全面普查案卷，剔除无用文件，重新整合案卷，尽量将存在某种联系的文件整合在一起，使案卷规范化；最后管理人员应规范题名，填写时机构简称时必须规范有效，以提高检索资料的精准性。在进行文书管理工作时，完善的规章制度和规范的工作程序能使管理人员做到有章可循，规范文书管理，提高文书档案管理的工作效率。

3.2 优化管理结构，提高人员综合素质

影响强化文书档案管理工作的两大因素分别为程序制度和队伍素质。一个单位档案管理人员的素质直接影响了该单位档案管理事业发展的好坏，档案管理人员作为档案管理的基础，如果其基础良好，档案管理水平自然而然就会比较高。因此，提高文书档案工作者的素质水平，是推动档案事业发展的关键点。档案管理是一项繁琐、复杂的工作，因此，对档案管理人员要有相应的工作要求。首先，档案管理员要有较高的政治素质与思想觉悟，作风正派，责任心强；其次，档案管理员要有一定的奉献精神，能苦中作乐，在单调枯燥的工作中找到乐趣，同时单位要多关心、照顾档案管理人员的生活，以提高其工作积极性、创造性；第三，单位在要求档案管理人员加强学习，不断丰富自身管理水平的同时，要积极引进一些具备专业知识、岗位技能的人才充实档案管理队伍。企事业单位还可以实行档案管理人员系统内的岗位轮换制，以提高档案管理人员的综合能力。档案管理人员只有树立现代化管理档案理念，拓宽视野，不断学习新的管理知识，才能推动文书档案管理向规范化、现代化、网络化方向发展。

3.3 运用先进媒体手段，加强档案的现代化管理

在过去，各机关单位、社会团体、企事业单位大都采取传统式的档案管理方法，但随着科技的日益进步，传统文书档案管理方法在一定程度上阻碍了档案事业的发展。不可否认，传统档案管理方式在很大程度上保持了文件与文件之间的有机联系，使单份文件不易遗失、磨损，保密性和安全性都能得到保障。但是，随着计算机的普遍使用和办公自动化系统的应用推广，传统立卷方法的缺点也逐渐显现出来——案卷质量难以保证，影响档案的利用、鉴定和销毁工作，而且不适应计算机管理的需要。因此，运用先进多媒体手段，加强现代化档案管理显得十分必要。

在选择软件上，文书档案管理人员应选用适合本单位档案管理的软件，利用计算机对档案进行整理、立卷、编号，建立检索和查阅利用的引擎，对接好OA系统软件和档案管理软件，实现档案系统和OA系统的无缝对接，保证电子文件数据能顺利进入档案系统。同时要做好纸质文件与电子文件的对应整理，保持信息的一致性。其次，提高档案的检索速度。档案计算机检索工具的多样化，可以使档案从文件级依次向案卷级、档案专题等级发展，这样多层次、多角度的检索体系，能提高检索工具覆盖率，使检索工具能迅速、準确而系统地提供档案，以提高档案利用的工作效率。

加快文书档案管理的信息化、现代化进程，应利用计算机建立起档案管理网络系统，规范化管理文书档案，做到迅速、高效的检索、统计和处理文档资料。同时还可以利用档案系统在不同的单位、部门进行文件和资料传递和沟通，实现资源共享。

4 结束语

文书档案管理工作能够对单位工作情况进行真实的记录，对促进单位管理者的科学决策以及单位的良好发展具有重要意义。同时，文书档案管理工作是一项专业性、实践性、严谨性很高的工作，对有关人员的工作能力提出了更高的要求。为此，需要文书档案管理人员通过学习不断提升文书档案管理能力，在制度的支持下并充分利用现代信息化技术，实现文书档案资料的共享和备份，做好文书档案管理工作，促进档案事业的良好发展。

参考文献

[1]林碧桃.浅析单位文书档案管理存在问题与对策[J].云南档案，2014（31）.

[2]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志，2015（5）：148.

作者简介

张茜（1988-），女，山东省威海市，本科，毕业于鲁东大学，助理馆员，研究方向：文书档案管理。