关于市政设施监管档案收集的若干思考

马奔

摘 要：市政设施监管档案是开展市政设施监管工作的基础，在市政设施监管工作中起着重要作用。在市政设施监管档案管理中，档案收集是重要的环节。档案收集的好坏，影响到归档的质量及档案后期的开发利用等。因此，市政设施监管档案的收集是做好市政设施监管档案管理的关键。本人结合实际工作经验，对档案收集中存在的问题进行阐述，对对策进行探讨，旨在提高市政设施监管档案的收集质量。

关键词：市政设施监管档案；档案；档案收集

市政设施监管档案包括市政设施档案及市政设施监管过程中产生的档案。市政设施监管档案的收集是市政设施监管档案管理的基础环节，直接影响到市政设施监管档案的整理、鉴定、保管、检索、统计、利用等。

1 市政设施监管档案收集存在的问题

市政设施监管档案的收集是市政设施监管档案管理中的重要环节，在整个市政设施监管档案管理工作中起着重要的作用。市政设施监管档案的收集通常存在以下问题：

1.1 市政设施监管档案收集不及时

市政设施监管档案的收集对象涉及到监管工作中的相关部门。很多资料不仅仅由监管部门自身产生，还由监管工作中涉及的其他部门产生。如市政设施竣工资料要向建设部门收集、市政设施问题整改资料要向养护部门收集、市政设施应急抢修资料要向抢修部门收集、市政设施检测资料要向检测部门收集等。由于市政设施监管档案收集涉及多个部门，且各个部门的档案意识参差不齐，导致市政设施监管资料往往不能及时收集。

1.2 市政设施监管档案收集不够完整

市政设施监管档案要能反映市政设施监管部门的主要职责活动和基本面貌。市政设施监管档案收集时缺少组织、计划，使档案收集不够完整。通常表现为缺少某一部门、某一时段的档案，或是缺少要素、内容等。不完整的市政设施监管档案就不能真实全面地反应市政监管工作，同时会直接影响到后期档案的借鉴、利用。

1.3 市政设施监管档案收集标准不统一

由于市政设施监管档案来源于涉及市政监管工作的多个部门，各部门档案标准不统一，导致资料质量参差不齐、格式多样化等，进而影响后期整理、鉴定、统计、利用等。如从建设部门接收来的资料，存在质量参差不齐，形式不统一等情况，监管部门接收档案后，审核、整理难度大。

2 做好市政设施监管档案收集的几点思考

2.1 建立市政设施监管档案接收机制

首先，思想上要加强重视程度。市政监管部门要认识到市政设施监管档案不仅能真实记录现实工作，而且对现实工作有借鉴、指导作用。市政及相关部门要重视档案工作，并将档案工作纳入到重点工作中去。其次，要科學组织，建立机制。市政设施监管档案的收集涉及多个部门，因此在市政设施监管档案收集过程中要建立联动机制。市政设施监管部门加强与建设部门、养护部门、检测部门等部门的沟通、联系，收集时对其移交档案的形式、途径、步骤、时间等提出要求，进而提高接收资料的整体质量。

2.2 规范市政设施监管档案接收标准

完善市政设施监管档案管理制度、建立档案资料接收标准。首先，要明确市政设施监管档案的接收标准，对接收内容、范围，方式、时间等加以明确。如从建设部门接收的竣工资料、设施基础资料等应明确接收标准，从而确保接收资料的规范性、完整性、及时性。其次，设定档案从业人员，明确档案工作人员职责。增强对档案工作人员的培训、教育，使档案人员能及时更新档案知识、了解掌握相关规章、标准。

2.3 做好市政设施监管档案收集的核查工作

做好市政设施监管档案收集的核查工作，对档案资料的完整性、准确性进行定期核查。对市政设施监管本部门形成的资料进行定期核查，如发现缺失，则及时补救，确保市政监管部门归档资料完整性。对市政监管部门从其他部门接收而来的资料，则要主动介入，实时搜集，如发现应接收而未接收的、或接收信息不全的，则要及时沟通，及时接收或补全。

3 结束语

市政设施监管档案收集是市政设施监管档案管理的重要环节，通过建立市政设施监管档案接收机制、规范市政设施监管档案接收标准、做好市政设施监管档案收集的核查工作，可以使市政设施监管档案收集更加及时、规范、完整，进而有利于提高市政设施监管档案收集质量及市政设施监管档案管理水平。

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