浅议苏州水运工程建设档案管理

摘 要：杨林塘整治工程是我国重要工程中的一个项目，但是杨林塘整治工程影响范围广，涉及许多方面，所以档案收集和整理工作困难。首先，由于太仓市水利局、太仓市交通运输厅航道局和太仓市政府多个国家部门参与杨林塘整治工程建设，导致归类困难，太过分散，各个部门档案混乱重复。同时，工程档案管理工作的专业人员十分缺乏，有些施工企业甚至缺少资料整理员，导致工程档案规范性管理较差，人员调动和工程档案丢失现象时常发生。因此，工程档案管理的工作需要进一步改善和落实。

关键词：档案管理；杨林塘整治工程；促进

毫无疑问的是，档案管理工作是与时俱进的，随着时代和科技的发展，档案管理工作的各个方面都已经发生了巨大的变化，以往的低效率的档案记录方式渐渐无法适应时代的现实要求，传统的手工档案渐渐不再适应现实的工程需要。而工程档案则是评判工程质量好坏的凭据，需要完整系统的档案资料留下并且长期保存，我们需要注意的是，不是工程结束了，档案就没有存在的价值了，相反的是，进行好工程档案管理工作也有利于工程结束后的维护工作。上级部门和领导也可以通过对工程档案的检查，发现不足，弥补缺点，借鉴工程的优点和长处，从而更好的制定同类工程的建设方案。

本来杨林塘整治工程建设时间就特别长，投入资金多，工程十分复杂，相关的档案资料容易丢失，很难及时全部归档并进行合理的整理。而且由于太仓市水利局、太仓市交通运输厅航道局和太仓市政府多个国家部门参与杨林塘整治工程建设，导致档案资料归类困难，太过分散，各个部门档案混乱重复。同时，缺乏足够的擅长进行工程档案管理工作的专业人员也是杨林塘整治工程档案工作出现失误的一大原因，有些施工企业甚至缺少资料整理员，一味追求经济利益，导致工程档案规范性差，工程结束后，由于企业进行人员调动，工程档案丢失严重，在工程进行中，档案管理不规范，很难合理地和项目进度相结合，也很难为项目进一步进行提供科学参考。

1 杨林塘整治工程简要介绍

巴城镇杨林塘整治工程包括杨林塘主线航道、杨林船闸、联络航道金鸡河、吴塘河，整治航道里程长达65.4km，全线改建桥梁41座。项目总预算为49.96亿元。

杨林塘整治工程浩大，历时久，资金投入大，阶段众多，其中杨林船闸是杨林塘整治工程的重要组成部分，包括船闸主体工程、引航道工程、远调站码头、停泊锚地、船闸附属设施、杨林节制闸、跨闸公路桥和玖龙桥等，而且杨林船闸是按三级船闸标准建设的，目前我们可以了解到的是，杨林船闸建成后能够通过1000吨级船舶，这无疑意味着杨林塘整治工程将有效的改善现状。

2 杨林塘整治工程的档案管理

2.1 档案管理的内涵

首先，我们需要了解档案管理的内涵，档案管理并不复杂，档案管理其实就是对档案信息以及档案实体进行管理并提供档案服务的一种工作。很久以前，中国已经有对档案的记录，但是由于种种原因，学术界对档案管理工作重视度不够。近代以来，西方思想传入中国，现代的档案管理思想才渐渐被人们接受，由于发展时间短，适合中国现实的、先进的档案管理思想不够成熟，研究现代档案管理思想的学者较少，真正了解现代档案管理思想作用的人员不足。但是，我们需要注意的是，档案管理工作是始终协同时代而发展的。随着时代的变革与人们生活方式的改变，档案管理工作也日益凸显重要性。相比过去，通过人力来低效率地进行档案记录无法满足人们的现实生活要求。工程档案是评判工程质量，记录工程实施的一项重要凭据，对国家建设和人民利益都具有重大的意义，必须要得以长期地保存。一般情况下，我们需要注意的是，工程档案的记录过程是从一个工程开始至结束，但是其意义的显现往往是在工程结束后长达几十年或者几百年的时间里。工程档案的长期保存和有力使用可以帮助该工程进行后期维修工作，甚至当该工程不存在之时，也可方便未来其他工程借鉴该工程的优良技术和避免该工程实施时产生的问题。了解到以上原因，我们可以发现工程档案管理工作的重要性毋庸置疑。

2.2 杨林塘整治工程进行档案管理出现的问题

工程的档案管理工作由于工程本身的特殊性，一向任务繁重，档案工作很容易出问题。由于种种现实方面的原因，工程项目的许多基本资料例如施工图、设计图等很难顺利完整的保存下来，和项目本身互相映照，经过整理形成规范的工程档案。

而杨林塘整治工程中的施工单位没有很好的认识到工程档案的重要性，前期对保存档案的投入资金和人力物力不足，少部分施工企业甚至过于看重经济效益，认为工程档案是没有用的，所以没有组织人员专门保管工程资料。除此以外，许多单位由于计算机设备不足导致很多工程档案只有纸质版档案，而没有电子版，影响了档案的保存。

杨林塘整治工程建设的时间较长，并且人员组织和工程开展也是十分繁琐的。首先，施工单位不够重视档案整理，导致该工程档案整理严重缺失。其次，档案整理的专业性人员十分缺乏，施工企业在接手工程时只注重经济效益，而忽视了工程开展的细节，因此缺乏足够擅长进行工程档案管理工作的专业人员来进行档案归类整理，最终导致档案资料无法及时地进行归档。最后，杨林塘整治工程的建设由国家和企业等多个部门进行参与，所以这也从一方面增加了归类的困难程度。每个部门的职责不同，负责的项目不同，导致档案分散混乱，无法进行统一的管理。在缺乏专业档案管理人员的情况下，各个部门的项目分管职责、开展进度、人员安排、施工要点等都不尽相同。因此，想要做好档案管理不仅需要专业人才，更需要各个部门的重视、合作与配合，才方可进一步进行工程档案管理的规范化。

3 如何促进工程的档案管理工作

笔者认为，要使工程的档案管理水平提高，国家必须要更加重视档案工作重要性，设置专门的工程档案管理部门，制定合理科学的档案管理规范，严格规范工程档案资料的归纳整理方法，树立及时整理档案的良好风气，培养能够进行工程档案管理实践的相关人才。

在工程建设过程中，我们要加大人力、物力和财力的投入，克服困难，不怕艰辛，组织档案管理人员及时收集工程信息，记录工程进程，整理工程中暴露出的问题，加快档案整理速度，争取做到完整系统的记录下各种形式的工程资料并在验收后及时归档，形成系统的、有价值的工程档案，从而为工程建设人员提供信息服务，为工程评价、工程验收、工程维护和工程检查提供依据。现实中，许多施工单位没有很好地认识到工程档案的重要性，前期对保存档案的投入资金和人力物力不足，甚至过于看重经济效益，认为档案是没有用的。除此以外，许多单位由于计算机设备不足导致很多工程档案只有纸质版档案，而没有电子版，影响了档案的保存。我们要认识到如果工程质量不好，出现了一些问题，这些保存良好的工程档案资料也能成为可靠的证据。最后，上级部门和领导也可以通过对以往的工程档案的检查，发现它的不足，弥补存在的缺点，借鉴工程的优点和长处，从而更好低制定同类工程的建设方案。

总得来说，由于我国目前的经济水平限制和历史原因，要做好工程的档案管理工作任重而道远，需要国家、社会和人民的共同努力。但是我相信，在不久的将来，我国的工程档案管理工作的水平必然将不断提高，档案专业人才将不断涌现，工程档案管理制度将不断完善，从而为工程建设提供更加完整系统的信息服务。

参考文献

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[2]闫亚珍.目前工程档案管理工作中存在的问题及对策[J].福建建筑，2009，11.

[2]王振華.建筑工程资料有效管理措施[J].山西建筑，2008（6），229-230.

作者简介

庄丽莉（1984-），江苏苏州，苏州市水运工程建设指挥部。