新时期事业单位会计档案管理误区及对策

侯晋丽

摘 要：随着时代的发展，信息化逐渐渗入到各行各业当中，我国事业单位会计档案管理模式在新时期的背景下，也实现了改革和创新。本文阐述了加强事业单位会计档案管理的原因，并结合实际提出了事业单位会计档案管理中存在的误区，接着针对会计档案管理中存在的问题提出了解决方案，为未来事业单位会计档案管理工作提供合理有效的建议。

关键字：信息化；会计档案；事业单位；新时期

会计档案管理作为事业单位档案管理的重要组成部分，不仅反应着单位的经济状况，还记录着单位演化变迁。在新时期信息技术的不断冲击下，事业单位会计档案管理中的设备、人员和模式等都发生了巨大的变化，为实现档案管理的专业化、信息化，跟上时代的步伐，就需要对传统的档案管理实行全面的改革，制定更加完善的管理制度。事业会计档案对事业单位的经济财务活动、各项计划和政策的制定都有很强的指导作用。因此，做好事业单位的会计档案管理工作具有很强的必要性。

1 加强事业单位会计档案管理原因

1.1 事业单位需要在财务上实现自主自理

随着社会主义市场经济的不断发展，我国事业单位的财务管理工作由国家统一管理变为了单位自主自理，为了更好地实现事业单位会计档案管理，我国先后颁布了《会计档案管理办法》和《档案法》等法律法规。管理模式的改变意味着会计档案管理将面临着新的机遇和挑战。

1.2 信息化带来的挑战

随着互联网时代的到来，传统的会计档案管理模式已经不能适应新时代的发展，为了跟上时代的发展，我们需要将信息化引入到会计档案管理中，实现会计档案管理的设备、技术和人员的全面改革。我国事业单位每年的资金消耗量巨大，产生了大量的会计信息，信息化的引入将对信息的收集、整理和分析带来便利，实现档案管理的简便化，促进事业单位各项工作的执行。

2 新时期事业单位会计档案管理中存在的误区

2.1 对会计档案管理重要性认识不足

事业单位自身对会计档案管理的意识不强，缺乏统一的管理和标准的规章制度，在档案管理过程中没有配备专门的工作人员，仅依靠相关会计人员进行相应的管理，由于会计人员不具备相关专业的知识，且自身对于会计档案管理的认识不足，从而造成相关资料的丢失，以至于在事业单位相应经济财务活动、计划和政策的制定上不能给予相应的帮助和指导。如在一些账目比较简单的单一事业单位，认为将会计凭证和账簿等资料进行保存即可，造成了预决算材料、合同协议工作、基建资料和规划计划等大量资料的遗失，同时由于单位和个人对档案管理的保密意识不强，造成单位档案信息的泄露。因此，事业单位和会计档案管理人员的档案管理意识有待加强，相关人员的职业素质也有待提升。

2.2 信息化在会计档案管理中应用不够深入

信息化是新时代的标志，想要紧跟时代步伐就要将信息化不断融入到各行各业中，信息化使得档案管理更加快捷和方便，但是很多事业单位没有意识到信息化在会计档案管理中起到的重要作用，从而导致资金投入不足，现代化管理所需要的设备配备不齐全，阻碍了会计档案管理现代化的进程。有些单位虽然配备了先进的档案管理设备，但是由于缺乏统一的管理规范和相应的管理人员，导致设备搁置，造成资源的浪费。如果仅仅将信息化技术引入到会计档案管理中，却没有明确的管理和规划，会计电子档案的管理就缺乏认证标准，会影响到档案信息的真实性、准确性和有效性，不便于存储和查阅。现代化设备和技术引进后，如果档案管理人员没有经过专门的培训且不具备专业的知识，那么信息化就不能很好的作用于档案管理当中，而现在档案管理人员多为会计人员兼职，没有专职人员进行管理，影响信息化在会计档案管理中的应用，从而导致单位工作效率和效果的降低，对于信息化建设在会计档案管理中的推进造成了不小的阻碍。

2.3 会计档案管理模式需要创新

很多事业单位仍然采用的是传统的会计档案管理模式，以月、季度和年为单位对会计档案进行收集和整理，从而造成时间上的滞后，纸质版的档案容易折损和遗失，资料案卷数量庞大，一定时间的堆积后，对于年代久远的档案不得不进行销毁，鉴于存在一些重要资料，档案管理人员对销毁程序和责任不明确，对于销毁造成很大的阻碍，无价值档案的堆积和重要档案的遗失造成了管理成本的提高和管理效率的降低。档案管理传统模式急需创新和变革。

3 加强新时期事业单位会计档案管理的措施

3.1 加大对会计方案管理的重视

首先，事业单位相关负责人要重视会计档案管理工作，充分认识到会计档案管理对事业单位自身的发展起到的重要作用和影响，本着认真负责的态度，树立起正确的观念意识，依法做好档案管理的各项工作。在此基础上，为管理人员树立榜样，改变档案管理人员错误的管理意识，让其认识到档案管理的重要性，同时激励自身不断的进步和创新，有思想带动行为，使得档案管理人员不断加深对专业知识的学习，提高自身的专业素养，完善个人综合素质。比如，某事业单位提供给会计档案管理人员进修的机会，同时引进新人才，提高档案管理工作人员的专业知识和技能，使得管理更加有效和规范。单位也可让会计档案管理人员参与到单位结算编制过程中，让其在实践中体会到会计档案管理的重要性。

3.2 加强信息化在会計档案管理中的应用

随着时代的发展，科技不断进步，越来越多的事业单位将信息化应用到会计档案管理中，电子档案的引入使得管理更加的方便有效，要想实现会计档案管理的信息化，就需要配备相关的设备、引进信息化技术和提高工作人员的专业技能。计算机技术是实现新时代会计档案管理的基础和前提，电子档案可以实现资料的自动分类、编辑和统计等工作，通过网络数据和文件的传送可以实现信息的传递和共享，网络平台的搭建有助于实现会计档案的存储、检索和调取，实现单位内部会计档案资料的共享，提高了档案管理工作的效率和质量。信息技术的引入需要专业的人才来进行操作，会计档案管理人员应积极参加新技术和业务的培训，提高档案管理的信息技术应用能力，使得档案管理更加的规范化和科学化，更好的满足新时代的要求和适应新时代的发展。

3.3 创建新的会计档案管理模式

在新时期，事业单位的会计档案管理传统模式已经不能顺应时代的变迁，会计档案管理工作要想适应时代发展跟上时代步伐，就需要从根本上进行变革。首先，需要对会计档案管理制度进行改革，根据我国2011年出台的《会计档案管理办法》，建立完善的会计档案管理体制，结合单位实际情况和现代化的方法，对于档案的整理、收集和销毁制定统一的规范和标准，不能简单的将会计凭证、会计账簿、会计报表及其他作为会计档的分类标准，应该实施更为严格的、精确的分类标准。如某单位将分类标准制定为各项税费纳税申报表及资料、资产处置资料和固定资产盘点表及报告等10多个类型。其次，会计档案管理不应仅仅局限于纸质档案的管理，信息技术的引进改变了传统管理模式，电子档案管理在档案管理中起到的作用越来越大。最后，会计档案管理工作的执行力度也需要不断增强，通过绩效管理模式，对工作人员进行激励和监督，并制定一系列的奖惩措施，加强工作的动力和竞争力，使得会计档案管理工作人员的素质和专业技能得到不断提升，进而从根本上改变会计档案管理的传统管理模式。

4 结论

总之，会计档案管理工作是事业单位开展其他财务活动的基础，事业单位要改变传统的观念，充分重视会计档案管理工作。随着社会的发展和科技的进步，信息化已经融入到我们生活的方方面面，传统的会计档案管理模式已经不能适应新时代的发展，要想顺应时代的变迁，就需要将信息化应用到档案管理工作中，信息化的引入不仅能够提高档案管理的效率，还能够提高档案管理的质量。由于会计档案管理工作对专业技能要求的不断提高，管理人员需要不断学习新技术新知识，提高个人的专业素质，使档案管理工作顺利进行。只有这样，会计档案管理工作才能适应新时代发展的要求，更好的为事业单位各项工作的进行提供服务。

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