机关事业单位档案规范化管理工作强化策略的分析

□乔 艳

（山西省公路局长治分局 山西 长治 046000）

机关事业单位档案规范化管理工作强化策略的分析

□乔 艳

（山西省公路局长治分局 山西 长治 046000）

进入到21世纪知识经济的新型社会发展时期后，机关事业单位中档案管理工作的开展，逐渐被广大社会成员提出了更高效率的要求。本文将机关事业单位中档案管理工作效率的提升与质量的强化，作为主要以及核心的论述内容。在简单介绍档案规范化管理执行的重要性的基础之上，将能够全面完善档案管理工作效率的有效途径，做出了详细的分析和介绍。

事业单位；档案管理；途径；分析

1 事业单位档案规范化管理目标实现的重要性

作为机关事业单位之中各项管理工作开展的前提和基础性的工作环节，档案管理相应执行效率的好坏与否，与事业单位重大发展战略性工作目标的实现周期之间，有着极为密切的内在关联性影响作用。有部分机关事业单位之中的高层领导，在自身精神文明认知水准不断提升的同时，逐渐认识到实现规范化管理档案信息的重要性。将档案信息内容规范化管理目标的实现，视作是能够推动事业单位发展规模不断壮大的前提保障[1]。

在此基础之上，在各种档案信息资料之中，有关单位内部发展文化以及经营历程等文书资料的总结和统计，不仅能够在计算机信息数据处理技术的帮助下，在最短时间内实现高效的汇总，还能够为事业单位内部其他职能部门的工作人员，各项职能工作的实施提供强有力的理论性数据支持。因此，无论是在推动机关事业单位管理事项健康化发展上，还是在单位发展历程史料信息的统计和存储方面，档案信息内容管理执行的规范化都有其实施和实现的必要性以及重要意义。

2 机关事业单位档案管理工作开设的发展近况

随着事业单位职能管辖范围的不断完善，面对复杂多样的管辖内容，以及大量艰巨的工作任务量，事业单位内部档案信息管理与执行工作的发展，在当下仍旧存在大量有待缓解和应对的现实性矛盾问题。首先，各项档案信息化管理的实施所采用的管理手段严重滞后。由于受到传统认知思想的影响，大部分事业单位之中负责档案管理的工作人员，仍旧采用上世纪90年代初期落后的管理手段。不管是在管理效率还是在信息存储的精准度方面，都不能为生活节奏飞速提升的当今社会公众，提供更加令人满意的档案服务[2]。

在此基础之上，档案信息管理的体制化管理力度较为薄弱。当档案信息管理工作出现失误或者纰漏性的责任追溯问题时，高层领导人员往往不能够在短时间内找到相应的负责人员。最后，在当下国内机关事业单位之中，负责档案信息管理的工作人员，其实际的平均年龄均保持在40～50周岁之间的波动范围之内。相比刚刚从高等教育学府之中走进社会生活环境的新时代应用人才，面对各项技术手段与设备操作的理解和学习能力严重低下。各种突发性管理弊端的出现，直接导致国内机关单位档案信息管理工作，在长时间内停留在停滞不前的发展状态之下。

3 推动档案管理规范化高效率的有效途径

3.1 转变管理观念，强化认知重视程度。

认知理念是能够在短时间内有效提升档案管理执行效率的前提和先导。随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。面对事业单位之中各高层管理人员轻视档案信息管理的现状，想要有效实现档案信息规范化管理的发展目标，首先分管领导要进一步加强对档案工作的重视程度，自觉更新档案意识，对新形势下高标准服务型档案管理的迫切需求有一个清醒、深刻的认识，给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。在人员方面，一是通过专业培训、继续教育等方式提高档案人员的素质；二是通过多种渠道积极吸引高层次档案专业人才到档案部门工作，为档案工作补充高素质人才。在政策方面，把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案工作的各项规章制度，关心爱护档案人员，切实解决他们的实际困难，改善他们的工作环境和提高其工资待遇。在资金方面，加大投入力度，不断补充完善各项硬件设施。在具体工作中，通过大字报张贴或者主题讲座开设的方式，提升档案信息秩序化管理重要性在全体干部职工心目中的认知地位。设定富有针对性的档案管理模式，将档案信息管理的工作职责，进一步贯彻落实到指定的工作人员身上。通过监督职能管理力度的强化，更好的推动工作人员参与管理执行流程之中的工作积极性。

3.2 优化单位内部的档案信息管理体系

任何管理工作的开设如果想要实现秩序化的发展目标，都需要严格依托电子信息化管理体系的构建。为此，工作人员应当在机关事业单位长远可持续发展性战略目标设定方式的基础之上，加快信息化管理模式，设定更高标准的管理体系。在不转变单位发展方向的同时，实现原有档案信息管理方式的优化性发展。在具体做法中，应积极构建科学的机关档案收集、整理、归档、利用的实施标准，进一步规范机关档案信息化管理工作。积极依托专网系统建立机关档案管理信息化平台，加大机关档案信息化建设投入，推进机关档案管理信息化建设进程，进一步打牢机关档案管理基础。依托现有办公自动化系统，不断扩展其功能与内涵，扩展其模块，以文书处理、文件管理和档案管理构成三个相对独立又相互关联的模块组成。三个模块可以涵盖整个机关档案管理的工作流程，实现在文书处理中对于收文发文进行预归档，在文件管理中对于著录的文件和案卷进行整理，在档案归档管理中进行重新编目、追加归档、编电子文号、编存放号、案卷销毁鉴定及进馆鉴定等辅助管理，进一步提高机关档案信息化管理质量和水平。

3.3 定期开展专业技术培训

高层管理人员还应适当提升单位内部档案信息管理的技术培训强度，在有效提升档案从业管理人员基本责任心认知观念的同时，更好的提升整个管理工作的执行效率。只有机关单位之中负责档案管理的从业人员，自身的工作认知意识以及综合业务处理能力，能够在一定的培训周期内得到有效强化，相应规范化档案信息管理的发展目标，才能够得到全面实现的发展可能。国家政府单位的管理人员，也可以立足于监督管理的领导视角，将富有丰富工作经验的档案管理人员下派到基层机关事业单位之中。当领导人发现基层单位中的工作人员，管理档案信息存在欠缺和不足的发展状况时能够及时加以引导。在政府专业人员的指导和监督下，基层管理人员能够吸收学习到最新的管理认知观念。通过不断提升在新型档案信息管理模式应用频率，力争能够为单位、为国家甚至为广大社会上的人民群众，提供更加优质的档案信息管理服务。

结束语

档案管理一直是机关事业单位之中较为主要和重点性的工作流程之一。全面提升档案管理的执行效率和管理质量，不仅能够为事业单位其他职能部门工作的执行，塑造更加优良的发展环境，还能更好的提升事业单位在市场经济环境之中的综合形象。只有工作人员能够在不断提升档案管理软环境的基础之上，更好的强化档案管理的硬件设施，才能最终达到管理规范性不断优化的工作目标。

[1]龙金平,赵茂华.抓基层、强基础 戮力提升档案管理整体水平——记富顺县教育系统档案规范化管理工作[J].四川档案,2016,01:38-39.

[2]于青,刘艳欣.社会保险业务档案规范化管理取得重大进展——《社会保险业务档案管理规范》解读[J].中国档案,2016,02:22-23.

1004-7026（2017）14-0106-02

D630;G270.7

A

10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2017.14.068