电力建设项目档案管理实践

林 彤

(中国能源建设集团云南省电力设计院有限公司，云南 昆明 650051)

电力建设项目档案管理实践

林 彤

(中国能源建设集团云南省电力设计院有限公司，云南 昆明 650051)

为全面提升电力建设项目档案管理水平，以电力设计企业为例，阐述电力建设项目档案管理的必要性，分析电力建设项目档案管理中出现的主要问题，并在实践中有针对性的提出解决问题的办法。

电力建设；项目档案；管理。

电力企业项目档案是指在电力建设项目或工程的立项、审批、勘察设计、施工、安装调试及生产预备，直至竣工投产的整个过程逐步形成的、经过鉴定、整理并归档的项目文件。项目档案是企业重要知识资产，所有参加电力项目建设的单位，要对项目档案进行科学规范的管理，为电力建设提供有效的档案服务。

1 必要性

电力勘察设计单位在电力建设活动中，承担着重要的龙头设计任务，在项目勘察设计活动中所形成的项目设计档案，是整个建设项目档案中重要的组成部分，是项目整体竣工验收检查的对象之一，是工程设计质量的真实反映，是审计、稽查、后评价、责任终身制的依据，具有法律凭证作用。对项目档案进行管理是电力勘察设计企业档案管理工作的重要内容，是电力勘察设计企业发展需要的自主管理行为。

国家和电力行业对项目档案管理工作有明确的要求，对参建单位应履行的职责、工作程序、档案整理方法，以及合同约束要求等进行了相应的规定。重要的档案标准相关条款内容为：

(1)《重大建设项目档案验收办法》(档发【2006】2号)

国家档案局、国家发改委联合印发《验收办法》，强化了国家对建设项目档案管理工作的监管，积极推动建设项目档案实施规范化管理。《验收办法》强调了项目档案工作的基本要求，注重档案工作全程的跟踪指导。条款第五条规定，应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设同步进行。《验收办法》明确了项目档案验收的组织主体，组织主体分为国家档案局、中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门三个层面，体现了验收工作的严肃性。《验收办法》指出了项目档案验收的重要性与地位。条款第四条规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。档案专项验收是竣工验收的必备条件。

(2)《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)

DA/T28-2002标准是项目档案验收依据，工程项目整体竣工验收按照标准对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。DA/T28-2002标准总则中规定，参建单位在项目档案工作中各司其职，相互协调。条款4.4规定，建设单位、勘测单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。DA/T28-2002标准中明确了设计单位的档案管理要求。条款5.2.1规定，勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

(3)《电网建设项目文件归档与档案整理规范》(DL/T1363-2014)

DL/T1363-2014标准中总则规定，应将项目档案管理纳入招投标、合同管理、工程监理、项目管理程序和工程质量管理体系中。强调在招投标文件、合同条款中明确参建单位项目档案归档职责、归档要求和工程尾款支付约定。

2 主要问题分析

项目档案管理是一项不断认知、不断摸索、不断完善、不断创新的工作，在实践的过程中难免会遇到许多不同的问题和困难，思考分析存在的主要问题，找出对策，是持续改进项目档案管理工作的方法。出现的主要问题有：

(1)对项目档案管理工作的管理点没有进行系统的梳理，造成部门和人员职责不明，管理出现盲区，没有调动相关部门参与到项目档案管理工作中来，不能有效实施项目建设全过程档案管理。

(2)项目档案管理是一个持续性的工作，工程项目建设周期长，没有专门的档案专业人员始终不断的跟进指导，缺乏对项目建设过程形成文件的控制和规范管理。

(3)档案人员知识单一，未深入工程项目建设中了解整个项目建设过程和管理情况，不积极学习工程管理基本知识，使得和工程设计技术人员沟通不畅，不能将项目档案管理意图很好的贯彻到工程管理过程中，使档案指导工作滞后。

(4)工程设计技术人员不重视档案收集归档工作，参与项目档案管理的主动性不够。

3 实施

3.1 组建项目档案管理团队，集中统一管理

根据档案工作实行统一领导、分级管理的原则，组建项目档案管理团队，由档案管理部门归口管理，企业领导分管，统一策划协调，制定工作规范，根据工程项目情况，合理的进行人员调派，及时参与到工程建设管理中去，与项目管理同步，开展项目档案管理工作。团队应重点培养出胸怀大局意识，有持续学习愿望，具备较强管理能力，擅于组织、沟通，合作，熟悉档案信息化管理，综合素质高的档案管理人才。

3.2 编制项目档案管理制度和业务标准，进行规范化管理

在项目档案管理工作中，应遵循国家、行业的档案管理法规、制度和规范，但是在企业实施项目管理工作中，还要有具体、细化的档案业务文件指导开展工作。

首先，制定本企业的项目档案管理办法，面向电力勘察设计项目、总承包项目、国际工程项目、其他项目进行管理。主要内容包括为总则、工作职责，工作程序和质量要求，附录文件等。在工作程序中，包含对管理策划、竣工图文件编制、竣工图文件图号编制、电子媒体文件编制出版、竣工图文件出版、竣工图文件审核、文件材料和竣工文件收集、文件材料和竣工文件归档、项目档案整编、照片档案整编、项目档案信息化、项目档案验收移交等过程要求进行具体规定，对涉及几个部门相互配合完成的工作程序要求要重点明确。项目档案管理办法的实施使项目档案管理工作受到制度的约束，有章可行，工作具有操作性。

再者，结合电力勘测设计特点，编制项目档案分类标准，使项目档案整编工作规范化。确定项目档案分类是项目档案整编工作的核心，会影响到档案编制的最终结果。对项目文件类目进行划分会受到档案人员专业水平和对工程建设活动内容理解的主观性影响，有时会出现同一个项目或不同项目之间档案分类不一致的情况，另一方面还会与建设单位档案人员因为对档案分类的认识不同造成工作分歧，如果有结合电力勘察设计特点，进一步细化的档案分类标准，便能够减少这类问题的出现。目前电网工程在电力勘察设计单位的工程比例占比大，可先从编制电网工程设计项目档案分类方案入手，项目档案分类方案宜由档案专业人员和工程设计人员共同商榷编制而成，电力勘察设计单位按照《电力工程竣工图文件编制规定》(DL/T5229-2005)要求进行竣工图文件设计，可以依据规定中明确的竣工图文件设计内容，结合本单位工程设计竣工图文件卷册编制特点，对照电网建设项目档案分类标准，进行竣工图文件内容的分析、归纳、整理，按照档案类目设置要求，编制出电网工程设计竣工图文件档案分类方案。在工程设计活动中形成的设计基础文件材料和项目设计管理及竣工验收中产生的文件材料进行档案类别划分，可按照电网建设项目标准中的分类类目设置，合并编写到本分类方案中，形成本单位的电网工程项目档案分类标准，使用本标准可以保持项目档案分类的准确性和一致性，提高项目档案编制水平，保证项目档案向建设单位顺利移交。

3.3 建立项目档案管理团队工作模式，实行档案项目负责制

项目档案数量多，工作规模大，更适合采取协作的工作方式来完成。项目竣工阶段，竣工图文件设计会受到很多因素的影响，有时导致竣工图文件出版归档到档案人员手中进行整理时，离建设单位对项目档案移交考核时间已经很临近，这时团队协作进行应急处理更显示出优势来。团队管理中实行档案项目负责制，项目档案任务确定时，组成一个工作小组，一般情况下小组成员由档案人员组成，进行重点项目或国际项目档案工作时，小组成员由档案人员和设计人员共同组成，小组负责人由档案人员担任，负责项目计划安排，监督档案工作进度，进行内外沟通协调，档案交底指导、档案数据汇总、案卷质量检查、参加项目档案验收检查等工作。小组成员在其带领下，分工协作完成归档检查、档案编制，档案移交等相关工作，跟踪处理档案验收整改意见，完善项目档案移交手续，提供设计人员和建设单位档案利用服务，使该项目形成闭环管理。当档案项目出现交叉时，小组之间工作也交叉进行，人员灵活调配，互相支持，优先完成重点项目和项目档案交付时间紧的项目。

3.4 提高项目档案信息化管理应用水平

实施项目档案信息化管理是建设单位共同的目标，目前进行档案数字化管理是项目档案管理信息化工作的基本要求。工程档案管理系统由建设单位提供使用，要求参建单位在工程档案管理系统中建立项目档案数据库，挂接对应的全息电子文件，并进行关联整理。面对大量的项目档案文件，这是一项非常耗时繁重的工作，也影响到之后的工作程序的进行。设计单位是所有参建单位中整理档案案卷数量最多的单位，提高项目档案信息化工作效率成为亟待解决的问题。要充分利用多数电力勘测设计单位开发数字化信息管理平台的优势，在论证方案可行的情况下，在建设单位提供的工程档案管理系统和信息平台系统之间设计数据接口，将数字化信息平台中项目文件数据信息导入到工程档案管理系统中，实现档案信息资源共享，提高档案管理工作效率，对工程项目档案按期顺利移交更有保障。

在工程档案管理系统应用中，虽然采用同一个工程档案管理系统进行档案编制，但不同的顾客单位还会有一些特殊的要求，除了档案编号模式，组卷要求有差异外，往往还会体现在案卷封面、側脊、档案移交表单等编目文件的格式和版面有不同要求。在进行国际项目档案编制时，要按照总承包单位和外方业主单位要求，分别编制提交中、英文版的项目档案。所以项目档案整理工作要灵活的应对变化，根据建设单位或运行单位的不同需求，事先设计好不同格式、版面、语种的档案编目模板，嵌入到工程档案管理系统中，根据工程项目和顾客单位的不同需要，灵活的选用档案编目模板进行档案编制，及时满足不同建设单位对工程项目档案管理工作的精细化要求。

3.5 适应多种形式的档案服务工作方式

项目档案管理和建设管理同步，项目档案管理人员会深入到工程现场或介入到工程管理过程中，与工程技术人员共同进行档案管理，并参与项目竣工档案验收检查。项目档案整理工作方式会因不同工程情况采取多种形式进行,这是项目档案管理工作的特点，项目档案管理人员需要适应主动服务工作方式。经常采取的档案整理工作方式如下：

(1)在项目管理现场进行档案整理

对于重点项目、成套的项目、国际项目，建设单位或总承包单位为了集中管理，便于参建单位沟通和协调，统一档案整理标准，并进行项目档案汇总检查，会组织项目所有参建单位集中到项目管理现场进行档案整编和移交项目档案。设计单位在进行项目档案整理的同时，还需在现场配合监理单位技术人员对修改过的竣工图文件进行重新审查。

(2)多个设计单位联合设计集中进行档案整理

当工程项目有多个设计标段或分段设计时，会分别由几个设计单位共同完成设计任务，在编制项目档案时，会集中在一起研究档案编号和档案分类方案，统一著录标准，进行数据库合并，要求各设计单位间设计及档案人员紧密协作，保持整个项目设计档案编制的一致性，统一向建设单位移交项目档案。

(3)到建设单位进行档案整理

有些建设单位不能提供档案管理系统单机版给参建单位使用，会要求参建单位到本单位进行档案整理和移交工作。

(4)在本单位进行档案整理

在本单位完成项目档案整理工作，分别将项目档案送达到建设单位或运行单位所在地进行验收检查，办理档案移交手续。

4 结语

随着电力勘测设计企业向工程公司转型，设计单位的业务结构都在进行调整优化，在大力巩固传统勘察设计业务的同时，努力增强技术优势，积极向总承包业务、新能源业务方向转型，进行投资业务、非电业务的探索，向省外和国外市场拓展。随之而来，项目档案管理工作也迎来了广阔的工作平台，同时也面临着挑战，要抓住机遇，顺势而为，围绕本单位的战略目标，布局未来，不断创新求索，让项目档案管理工作向着深度、广度发展，向着国际化水平迈进。

[1]档发[2006]2号,重大建设项目档案验收办法[S].

[2]DA/T28－2002,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].

[3]DL/T1363－2014,电网建设项目文件归档与档案整理规范[S].

[4]DL/T5229－2005,电力工程竣工图文件编制规定[S].

The Practice of Archives Management in Power Construction Projects

LIN Tong
(China Energy Engineering Group Yunnan Electric Power Design Institute Co.,Ltd.,Kunming 650051,China)

In order to enhance overall power construction project archive management,taking electric power designing enterprises as examples,explain the necessity of archives management for power construction projects,analysis main problems in archive management for power construction projects,and present targeted solutions in practice.

electric power construction;project management; management practice.

F406

C

1671-9913(2017)05-0077-04

2017-05-01

林彤(1975- )，男，广西百色人，馆员，从事档案管理工作。