高效档案系统智能管理的构建探析

由志茹

（山西省水文水资源勘测局，山西 太原 030001）

高效档案系统智能管理的构建探析

由志茹

（山西省水文水资源勘测局，山西 太原 030001）

随着经济的不断发展、社会的不断进步我国企事业单位的档案建设与管理工作呈现出了新的发展趋势和苗头。为努力适应经济社会的不断发展，各单位纷纷将档案管理工作向智能化、高效化改进，然而改进的过程中出现了一系列问题亟待解决，其中最多呈现的问题在体系结构设计方面。本文结合实际工作和发展趋势针对智能档案管理工作的体系结构设计问题进行了一系列分析总结，以求为企事业单位档案管理工作带来一些可借鉴之处。

智能档案管理系统；事业单位；信息系统

档案是人类文明和智慧的载体，它在人类发展的过程中形成、积累、发展、引申，它可以是一些纸质资料也可以是光盘记录的声音和影相，对人类的发展起着至关重要的作用。很多珍贵资料档案仅有几份，甚至1份，如博物馆中珍贵的名家墨宝，类似这样的档案资料如若遗失将会给人们带来无法估量的损失。我国现有的1 200万卷重要档案中，其中不乏需要修复的档案，这些档案有的修复成本很高，有的根本无法修复。因此。引入智能化档案管理理念来改善现今的档案管理工作变得尤为重要。

1 档案管理系统智能化的现状与问题

普通的档案管理系统是将传统的手工档案管理工作部分转移到计算机上，将档案的各项内容，包括采集、移交、归档、存储、借阅、挂失、销毁等全部记载在系统化平台之上，逐渐将以往的业务为基本转化为服务为基本。

智能化档案管理系统是将所有的档案管理工作都交给智能平台完成，由结合后台数据自动识别档案类别以及自动分派管理工作。这种智能化管理如果推广顺利将会普惠大众，提高社会生产效率，解放更多人力。

第一，智能化档案管理系统体制不健全，使用不广泛，领导不重视。由于我国大部分企事业单位习惯于传统的手工档案管理，部分人员对新事物接受能力较低，同时智能化档案管理仍在发展初期，自己本身也存在一些漏洞和问题，这就造成了实践无法充分检验理论，理论也无法适应实践的现状。各单位领导普遍将工作重心放在本单位业务部门的绩效，极少关注职能部分的发展与改革，这就导致了新的档案管理思想和技术无法更快更深入地普及到相关部分，旧的工作方式对工作效率造成了不良的影响。

第二，智能化档案管理系统所需的软硬件环境和现阶段部分企事业单位的条件不匹配。智能化档案管理系统是基于系统平台之上运行的，系统的稳定对工作效率影响很大。然而部分单位设备落后，网络不畅，完全没有达到信息化的工作条件要求，对于这样的单位进行智能化档案管理是不可能的。

第三，我国企事业单位的智能化档案管理系统与国际上先进国家和地区仍然存在较大差距，智能化档案管理系统中的智能化程度参差不齐，总体呈现出不均衡，不全面的特点。这与相关单位信息化水平息息相关，同时我国信息化发展相对滞后，智能化档案管理系统的发展与运用仍存在很大空间。

2 智能化档案管理系统体系设计原则

2.1 规范性原则

智能化是依托于对数据的整合与处理所实现的，数据的识别需要规范的编写规则以实现数据间的交流和存储。具体说来就是要实现统一的算法，配置统一的数据库，在格式、操作、程序方面实现统一的规范。

2.2 安全性原则

互联网的飞速发展引起了人们对信息安全的高度关注，智能化档案管理系统的设计中，档案信息的保密工作也是重中之重。在数据进行充分交流、沟通和利用的同时，要对档案信息进行严格的密级区分，并严格遵守相关的法律法规，实现档案信息的安全共享。

2.3 简便性原则

系统设计越科学，程序算法越精巧，那么操作起来就越简便，工作效率就越高。如果想在国内大力推广智能化档案管理系统，那么系统操作的简便程度将会大大影响着系统的推广普惠工作。在系统设计时要充分考虑到各企事业单位的信息化水平和人员操作水平，努力将系统操作简化，提高运行效率。

3 智能化档案管理系统结构设计

3.1 智能化档案管理系统的功能

一是信息收集。基于数据库的智能化档案管理工作中，信息的收集非常重要。在需要采集的信息中，不仅要对档案资料的编号、类别和名录等信息进行收集，还要对档案保管室的温度、湿度等环境因素的信息进行收集。信息收集的范围越广，对档案管理工作可提供的借鉴就越重要，尤其是在系统使用初期，各单位普遍缺乏实践经验，很可能因为一个不起眼的小因素对档案管理工作造成重要影响，因此，初期应该广泛收集相关信息。当管理工作更加成熟形成一个固定的、科学的体系时，可以减少部分影响小的数据的记载，以节省系统空间。

二是智能分析与控制。智能分析的作用主要是控制，对超出指标的数据进行纠正和调节，对在合理范围内的数据进行跟踪和记录。通过对数据的把控来合理安排档案管理工作，减少人力资本，使档案管理工作从繁重的人工劳动中解放出来。三是自我学习。通过对数据的跟踪调节以及对各种紧急情况的处理，将以上信息记录在系统中，使得系统在再次遇到相应情况时可以自动触发正确的对策。在以后的工作中不断积累行动对策，使得系统不断自我学习，积累相应的应对方案。

3.2 信息收集子系统

数据的准确与否主要来源于信息收集子系统，为了获得准确的数据，可在档案室放置相应的传感器，随时将档案室的温度、湿度等信息收集起来。同时各档案室的资源能够实现共享，如消防器材等，这样统一管理、相互监督可以更进一步促进信息的收集与管理工作，改善以往各单位、各科室各自为政、协调困难的问题，提高遇到紧急情况相互支援的能力。

3.3 智能分析与控制子系统

智能分析与控制系统是档案管理工作的核心之处。智能分析子系统通过对数据的收集和总结，可以分析出最适合档案存放的环境条件，为其他单位档案管理提供借鉴。智能控制子系统主要是指报警系统，当数据超出合适范围后自动触发报警，安排相关人员来协调工作。并且档案管理系统应该与库房系统挂钩联系，比如出现火灾，可以直接从库房调取水桶、灭火器等相关器材协助处理危机，危机完成后自动归还相关设备。

3.4 自我学习子系统

自我学习是智能化档案管理系统的点睛之笔。通过对信息的反馈与处理，使得系统不断积累应对措施，提高智能化程度，如若下次再出现相似警情，系统可以自行启动处理机制。随着智能化档案管理系统在实践中不断优化升级，其智能化程度将越来越高，档案工作效率也会随之提高。

4 结论与展望

我国的档案智能化管理工作任重而道远，在这个充满机遇与挑战的年代，既要认清不足又要乐观向上，不断提高信息化、智能化水平，不断完善系统功能和管理水平，同时还要不断向前看，引进优秀国外管理经验，提高自身素质，积极创新，勇于进取，不断适应新的发展需求。未来我国智能化档案管理工作方面的研究和探讨前景广阔，广大档案管理工作者们要结合实践要求不断开拓新思路，为我国档案管理工作开辟新蓝天。

G271

C

1004-7042（2017）10-0045-02

由志茹（1973-），女，2017年毕业于河北工程大学水利水电工程专业，馆员。

2017-08-20；

2017-09-28