构建企业知识产权管理体系的若干思考

陈丹枫　上海市六角城律师事务所

1　背景

1.1　落实国家对于规范企业知识产权管理的要求

自党的“十九大”顺利召开以来，“创新、协调、绿色、开放、共享”的经济发展新理念对企业知识产权管理提出了更高的要求。全球性的新一轮科技革命与产业变革，发达国家已纷纷将知识产权作为抢占全球经济、科技制高点的有力武器，在国际贸易中实行高标准的知识产权保护规则，知识产权越来越成为企业开展国际竞争力的核心要素。面对新的国内和国际形势，铁路运输企业也需要针对企业知识产权进行体系化管理，以充分响应国家对于企业知识产权管理的规范化要求，以进一步提升国际知识产权竞争力。

1.2　建设先进的科技型现代运输企业的要求

现代企业需要发展，离不开科技创新与知识产权。在法制社会，需要以企业内外部合法合规来衡量企业整体的经营状态与风险控制能力，铁路运输企业因其科技创新在企业经营产品的权重，技术在企业日常活动中所涉比例较大，采用技术为主的企业经营方向需要特别地开展针对技术所涉及的法律及制度的内部管理与把控。要将国家法律融入管理制度就需要充分理解和贯彻国家对于企业知识产权管理体系化的要求。企业知识产权管理体系化能够帮助企业解决与技术相关经营活动的合法性与合理性问题，切实降低企业与技术相关经营活动的法律风险，有助于建设先进的科技型现代运输企业。

1.3　提升铁路运输企业知识产权管理水平的要求

就目前国内企业的知识产权管理水平而言，知识产权管理仍是企业科技创新过程中亟待解决的问题。现阶段的企业知识产权管理仍普遍停留在任务性与追求知识产权存有数量的基础上。企业缺乏知识产权战略规划，使得知识产权申请盲目性大，知识产权不能有效保护企业资产与技术开发，导致知识产权容易被泄露或者技术容易被轻易绕开，无法有效应对知识产权危机。知识产权管理可以全面保护铁路运输企业的智力成果，并助力保护国家、投资人、股东等利益，也可以有效锁定企业的无形资产，实现企业增值，还可以通过运营知识产权，扩大企业规模与盈利。铁路运输企业在掌握铁路运输核心竞争技术的现状下，要将智力成果转化为可盈利的企业资产，这需要借助企业知识产权管理的优势力。

1.4　优化知识产权运营能力并降低企业

知识产权应用风险

企业知识产权运营能力在未来的企业竞争中具有非常重要的地位。企业知识产权运营能力不仅包括与技术研发有关的产品内容，还包括企业品牌价值与商业秘密。企业知识产权工作的基础内容是企业开展科技项目的前提。完善企业知识产权管理不仅能够优化企业知识产权运营能力，也能够降低企业知识产权应用风险，使企业领导、各部门职工能够具备知识产权意识，充分调动职工发明创造的积极性，并在企业各部门与各环节降低企业法律风险，推动其他管理体系的良性发展。

2　基本原则

2.1　全局性

企业知识产权管理是统筹企业所有日常活动的过程与系统的结合。企业知识产权管理的全局性要求对企业对人员及事件的管理都需要以相互关联与相关联系的角度来考察，不可仅局部性管理或片面性管理，知识产权管理要落实到企业管理的方方面面。

2.2　导向性

企业知识产权管理要以制定与确立的企业知识产权战略为导向，充分考察管理工作所形成的文件、工作情况与战略内容的符合性。要设定监控环节，了解管理工作过程所遵循的管理流程是否充分被监控，以确保符合企业所制定的知识产权战略，此外也需要确保职工特别是销售人员、市场人员等是否能及时发现工作中的有关知识产权管理导向性的问题，比如侵权、保存证据的流程等。

2.3　参与性

企业知识产权管理还要求企业全员参与制。事实上仅有法务部门或者知识产权部门的职工对企业知识产权管理进行建设是收效甚微的，进行企业知识产权管理，需要对企业各个部门如研发、市场、销售、管理、财务、人力资源等部门人员进行充分培训，定期进行知识产权管理考核，从而增强企业知识产权人员管理与知识产权人员意识，确保企业有关知识产权管理体系化的实效。

3　基于企业知识产权战略的知识产权管理体系初探

3.1　依据GB/T29490-2013国家标准实行的知识产权管理内容概述

《企业知识产权管理规范》（GB/T 29490-2013），是由国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2013年2月7日发布、2013年3月1日实施的。该规范以企业知识产权管理体系为标准化对象，旨在指导企业建立科学、系统的知识产权管理体系，帮助企业全面落实国家知识产权战略纲要的有关要求，有效提高企业运用知识产权制度的能力和水平，推动企业的创新和经营发展。

GB/T29490-2013标准能够帮助企业迅速建立知识产权管理体系，运行并持续改进，并能够利用国家标准来评价企业知识产权管理水平，使企业在生产经营过程中所有知识产权活动都得到有效控制，全面提升企业知识产权获取、维护、运营和保护能力。

3.2　完善知识产权管理体系、初步建设标准知识产权管理流程

基于贯标规范，建立知识产权管理体系的流程步骤基本分为贯标筹备、调查诊断、构建体系、编制体系文件、文件发放和培训、实施运行及内审管评审几个步。

3.2.1贯标筹备

根据领导层决定，企业可以自主贯标，并确定管理层代表。自主贯标可以充分学习及落实企业知识产权管理思想。在根据领导层的决定，还要成立领导小组及工作推进小组，以统筹工作。领导小组及工作推进小组可以根据具体情况合二为一，并明确成员职责，确认具体负责推进工作的人员任务，根据任务，可以划分为参与诊断、构建体系、文件修订、实施与运行等方面的人员任务。

明确贯标推进计划也是贯标筹备工作的重要任务，可以形成企业贯标工作的时间表，并明确到具体实行日期，从而稳步实行计划。但是要注意与企业原有工作安排相冲突，做好统筹安排。

除了上述筹备工作外，还需要企业召开贯标启动大会。由企业最高领导者将知识产权管理与贯标的态度传递给所有职工，以求得体系全员参与性。贯标启动大会的内容还应当包括：贯标小组成员任命、部门职责、资源配合、贯标计划表、启动仪式、贯标核心介绍及行业知识产权状况的介绍等，务必将贯标决心有效传达到所有参与人员。

在贯标筹备间也需要对贯标人员及相关人员开展培训，以务必全员贯彻知识产权法律意识与管理能力。

3.2.2调查诊断

调查诊断围绕企业目标、管理现状及知识产权现状等经营状态开展。一般针对企业所有部门的相关人员设计调查问卷进行。也可以对企业管理层、中层职工等采取访谈的形式，以了解企业的建设规划、知识产权目标、行业定位与管理优劣势等，以深切了解企业目前的管理流程、配备资源等，便于知识产权贯标工作的开展。

基于上述调查与访谈，可以确定企业目前资源、管理与贯标规范的差异，从而编制报告，以提供初步贯标方案。报告的内容可以包括调查或访谈对象、企业现状、存在问题、改进建议与相对应的规范依据。上述报告可以作为贯标工作的开展依据。

3.2.3构建体系

企业知识产权管理体系是由知识产权方针、目标、知识产权管理机构和人员、生产经营活动各个环节的知识产权管理事项所构成的。其中制定企业知识产权方针包括企业长期目标和中期目标，设立知识产权管理部门，需要明确各个机构职责和权限，即包括知识产权日常管理、知识产权纠纷处理、知识产权运用、知识产权战略布局等，还要设置专职管理岗位，明确专职和兼职管理者。

各个部门间需要根据贯标要求分解贯标任务，优化知识产权管理资源，并提供人力、财务、信息、基础等方面的资源支持，并将知识产权目标分解为年度目标和部门目标。知识产权的方针是体系文件的一部分，是知识产权工作的宗旨和方向，由企业最高管理者确认与制定。在构建体系的过程中，企业设置知识产权管理职能机构，形成职能分配是最重要的，此外还应当注意其他企业部门的参与度，企业部门的参与是构建体系中体系运作的主角。

3.2.4编制体系文件

编制体系文件阶段中所形成的体系文件主要包括：知识产权手册、程序文件以及记录表单。编制体系文件需要体现时间性，一般编制体系文件的主要人员为企业职工。在编制体系文件时，其编写要求主要包括：与贯标规范吻合；满足企业知识产权管理目标的发展要求；与企业先行制度配合，能够使用原来的企业制度以及企业记录文件，体系文件与现在企业运行的一致性。

体系文件与企业相关的制度文件包括但不限于如下内容：

企业所涉及知识产权类型（专利、商标、著作权、商业秘密）的管理文件；

与知识产权相关的合同或者协议的管理文件，比如有关合同审查、管理与条款拟定的管理制度；

与知识产权人员相关的文件，比如有关职工职能设置、职责确定、保密责任、入职调查、人事合同、离职提醒、竞业限制等；

与知识产权职务发明、激励、奖惩相关的文件；

与知识产权获取、管理、保护、运营等相关的文件。

3.2.5文件发放和培训

文件发放和培训包括企业知识产权管理文件的颁布和针对不同人员的培训。例如，上述阶段中的手册、程序、表单等需要在企业内部进行颁布，根据企业实际情况，还需要对业务领域及岗位中相关位置上的职工确认培训重点，并开展分级培训，指导体系内的各个部门、人员正确、充分理解体系内容并实际执行。

3.2.6实施运行

在企业管理体系进行建立之后，还需要根据体系文件在企业内部进行运行，并在企业活动过程中形成运行文件以记录。在实施过程中，企业活动需按照执行文件的规定进行，在体系文件没有修改的情况下，职工需要按文件的要求去做，并根据运行文件的记录定期监控。

3.2.7内审管评

内审与管评是对知识产权管理体系实施运行的考核，是对企业管理体系持续改进的过程，也是对企业知识产权管理体系的评价与优化。针对企业的知识产管理体系，需要定期进行内部审核和管理评审进行企业自我完善。持续改进是保持企业知识产权管理体系先进性、适宜性和有效性的重要步骤。

企业的内部审核包括对自身知识产权管理系统进行审核，并对审核中不合格项采取纠正和改进措施。审核方法包括查阅文件记录、实施现场考察和面谈等，审核人员可以是企业知识产权主管、知识产权管理部门及相关部门的领导等。内部审核形成的记录文件包括：内审通知、内审计划、内审检查表、内审不符合报告、内审报告及会议签到表。

企业最高管理者就企业知识产权管理体系的现状，包括运行方针和目标贯彻落实的情况进行评审的过程为上述管理评审。管理评审形成的记录文件包括：管评通知、管评计划、管评报告及会议签到表。

4　结束语

企业知识产权贯标过程是目前国内所建立的企业知识产权管理体系化的成文规范，遵循PDCA质量管理过程。每个企业所处行业范围与规模是不相一致的，每个企业的贯标方案也是不同的，在贯标认证过程中，企业应用贯标的适宜性重于复杂性。要将标准与企业目前存在的有效做法、方法、工具、模式相融合，建立一个共同的知识产权管理平台是贯标的目的。企业在进行知识产权管理体系化的过程中，可以立足于贯标但不能止步于贯标。