淮安市科技计划项目档案管理思考

王东方++林静++孙涛++朱小柱

【摘 要】科技计划项目档案作为科技档案的一种，是在科技计划项目实施全过程中直接形成的具有保存价值的第一手材料，是项目实施过程的完整、真实的反映。做好科技计划项目档案工作具有重要的现实作用和历史价值。本文分析了淮安市科技计划项目档案的现状、存在问题，并针对新形势下如何进一步做好科技计划项目档案管理工作提出了相关建议。

【关键词】科技 项目 档案 管理

科技计划项目是政府促进科技和经济发展目标的有力手段，是政府运用资金和政策调控，组织和协调各类科研机构的活动，解决对地方发展有重大意义的科技问题的重要措施。随着创新驱动发展战略的深入实施和科技创新体系日益完善，地方政府对于科技计划项目的实施也提出了更高的要求。科技计划项目档案作为科技档案的一种，是在科技计划项目实施全过程中直接形成的具有保存价值的第一手材料，是项目实施过程的完整、真实的反映。合格的科技计划项目档案可以为科技计划项目全生命周期的管理提供及时、有效的信息，是对科技计划项目执行、管理、监测、评价的重要依据。因此，做好科技计划项目档案工作具有重要的现实作用和历史价值。另外，《档案法》、《政府信息公开条例》等法律法规的颁布实施，也对科技档案工作提出了更高的要求。因此，在新形势下如何进一步做好科技计划项目档案管理就显得尤为重要。

1 科技计划项目档案的概念及特点

（1）科技计划项目档案一般是指政府部门、社会组织或个人在科技计划项目活动中形成的档案。“科技计划项目活动”主要包括对科技计划项目的管理活动以及项目实施过程中开展的科研活动。因此，科技计划项目档案不仅包括科技计划项目管理活动中形成的文书档案，也包括科技计划项目在研究过程中形成的技术档案。

（2）科技计划项目档案贯穿了整个科技计划项目的生命周期，真实记录和反映了科技计划项目从申报、立项、研究、结题以及实施跟踪管理的各项工作内容，是重要的科技信息资源，也是对科技计划执行和管理情况进行监测、评估的直接依据。而且，淮安市每年立项的科技计划项目数量就达数百项，项目实施周期也较长（一般为1年及以上）。因此，淮安市的科技计划项目档案具有专业性、成套性、数量庞大及形成周期长等特点。

2 淮安市科技计划项目档案管理现状

2.1 淮安市科技计划项目体系

淮安市科技计划项目主要包括：应用研究与科技攻关、产学研协同创新、知识产权战略推进、软科学研究（发展战略研究）等四个基本专项和科技创新平台与产学研载体建设、科技成果转化、科技金融等三个重点专项。但是，每年，淮安市科技局会根据国家和省科技厅的科技计划项目指南并结合实际情况进行相应的调整。以2015年度为例，淮安市设立的科技计划项目体系如图1所示。

2.2 淮安市科技计划项目档案分类

淮安市科技计划项目的活动过程主要包括：项目申报、项目受理、项目评审、项目立项、项目实施、中期检查、项目结题验收、成果转化、跟踪管理等。因此，淮安市科技计划项目档案主要可以分为两大类，一类是项目管理档案，主要由项目管理部门保存和归档；一类是项目科研档案，主要由项目承担单位保存和实施归档。

2.3 淮安市科技计划项目档案管理现状

由于科技计划项目类别多，数量多，实施周期长（至少为1-2年），涉及到的项目承担单位和主管部门也较多，因此，目前淮安市科技计划项目档案管理现状主要为分散管理。科技计划项目主管部门保存在项目申报、立项、结题验收等过程中形成的档案材料，项目承担单位主要保存项目在申报、立项、科研、结题验收过程中形成的档案材料。目前，淮安市科技局作为市级科技计划项目的主要管理单位之一，主要保存在项目申报、受理、评审、立项、监管、服务及结题验收和后期持续跟踪等过程中形成的档案材料，而不同类别的科技计划项目档案又由各业务处室（根据职能）分别保管和归档。

3 淮安市科技计划项目档案管理中存在的问题

3.1 项目档案管理不规范

跟项目档案相关的制度制订不完善，项目档案的归档范围和管理方式没有明确规定，或者有了规定也未能坚决执行。

3.2 项目档案材料不完整或缺失

少部分项目资料由于未能及时归档，已经查找不到。很多项目档案材料存在缺胳膊少腿的问题，不能体现项目实施的全过程，不利于实施项目监管和促进科研成果转化。

3.3 档案管理方面投入不到位

由于部分领导不够重视或者经费紧张等方面的原因，导致档案工作人员配备不到位，档案工作经费投入不足等，不能保證档案工作的正常开展。

3.4 部分人员保护项目档案的意识不强

觉得项目档案可有可无，在项目活动过程中，不能及时的收集和归档项目材料，项目结题验收之后，更是将项目实施材料归档抛之脑后。

3.5 档案管理方法落后

淮安市科技局作为科技计划项目组织实施和管理单位，在档案管理方面仍然主要以纸质材料归档为主，未能全面实现档案的数字化管理，给科技项目档案的利用带来了一定的局限。

4 关于做好淮安市科技计划项目档案管理工作的几点建议

4.1 加大宣传和培训力度

加大《档案法》、《政府信息公开条例》等相关法律法规的宣传，提高档案管理工作的积极性和主动性。对项目管理和项目实施相关人员要加大档案专业知识的培训力度。

4.2 加大档案管理方面的投入

确保档案人员的配备到位，强化档案人才队伍建设，提升档案管理工作人员的素质，并提供足额的档案管理工作经费。

4.3 在科技计划项目合同中，针对科技计划项目材料的归档，对项目承担单位提出明确要求

市级科技计划项目管理单位及项目主管部门在项目实施过程中，要定期或不定期地对项目档案材料的形成过程进行跟踪、管理。

4.4 制订和完善淮安市科技计划项目档案管理相关制度

明确归档范围、归档方法和保管年限等，并确保制度执行到位。

4.5 加快推进档案数字化

档案数字化有利于提高科技计划项目档案的利用率、有利于档案材料的保护、有利于促进政府信息公开。

4.6 科技项目管理部门要明确各相关处室档案管理的职责和分工

在项目实施过程中，可由业务处室按照相关规定，按照项目实施进度，分步骤地及时将有保存价值的材料归档。项目实施期结束后，业务处室要及时将项目档案按照规定的要求，及时将完整、真实的项目档案交由部门档案管理人员进行集中保管。要严格落实责任。对档案管理工作中发现的问题要及时解决，对档案工作不到位的相关人员要严格追究责任。