试论高校档案数字化建设

唐红宇

（牡丹江大学，黑龙江 牡丹江 157001）

试论高校档案数字化建设

唐红宇

（牡丹江大学，黑龙江 牡丹江 157001）

随着国家计算机网络技术的发展，一种新型档案信息形态即档案信息数字化产生了，它由计算机系统进行管理，档案资源以数字化形式储存能长期保存和高效利用。高校档案数字化建设工作十分重要，是实现档案数据资源共享的根本。文章研究了高校档案数字化建设的必然性和对其后续发展的思考。

高校；档案；信息数字化

高校管理越来越现代化，档案管理数字化成了一种新趋势。完成这一工作对高校档案资源共享有着很大的意义，它能够节省很多人力、物力、财力，使得资源共享快捷方便。各高校在资金、档案状况等方面有所不同，因此建设程度、建设方式上也有很大差异，但是随着高校的发展，信息化程度的加深，建设高校档案数字化是必然趋势。

1 高校档案数字化建设的必然性

很好的利用高校档案，能够加深学校的文化底蕴，促进文化积累。响应国家开放、包容的号召，高校之间的交流活动大大增加，这样使高校档案数量增加许多，内容也较之前复杂许多。档案信息十分重要，纸质版已经无法满足需求，它需要更好的保护措施。下面将具体论述高校档案数字化建设的必然性。

（1）能够更好地保护档案原件。纸质版的档案原件不易保存，一旦时间久了，它的表面就会发黄，字迹也会变得模糊不清，难以辨认。通过实现档案数字化，就能避免这种情况发生。档案数字化建设是利用计算机系统管理，不会发生档案原件意外破损的情况，对于字迹模糊的档案原件还能进行修复。这样使档案原件能够得到长期有效的保护，计算机系统操作的快捷也使档案利用变得方便。

（2）使档案管理更加方便。想要找出一份特定档案，按照以往纸质档案保存时的方式，需要工作人员一本一本地从档案目录里查找。无疑，这样做既耗费时间有浪费体力。不仅是这一项工作，长期以来，档案管理人员的工作都十分繁琐而且工作量较大。他们需要对档案手工收集、整理，耗时耗力。而档案数字化建设则使得档案管理变得方便许多，数据一次录入之后就能使资源共享，多次利用。传统的纸质档案逐渐被机读档案取代，各种信息能够实现数字化储存和处理，使得档案信息管理更加便利，档案信息服务更加及时。

（3）高校信息化建设的基础。随着计算机网络发展发展的日益成熟，新媒体技术与网络技术相结合，我国努力探索建设信息数字化。高校档案部门也应做好准备，积极开展档案数字化建设。高校良好的网络环境得益于高校信息化建设，而高校档案数字化建设是信息化建设的基础。随着各高校间的交往活动日益丰富，使用计算机管理档案是为了适应发展的必然需求。随着“数字校园”的开展，计算机被频繁运用于高校建设和教学中。这必然有大量的电子文件产生，珍贵的数字化档案信息也将由此形成。因此，建设高校档案数字化的问题迫在眉睫。

2 对于高校档案数字化建设后续发展的思考

上面已经对高校档案数字化建设的几点必要性进行了具体论述，可以看出，高校档案数字化建设工作的开展对于档案资源的长期保存和资源共享有着很大的意义。但是目前，各高校发展情况不同，档案数字化建设没有一套标准的制度，下面阐述对于未来高校档案数字化建设发展的思考和意见。

（1）结合实际完善档案数字化建设制度。各高校在资金、人力、档案管理状况等方面存在着很大差异，想要顺利完成档案数字化建设工作，首先要根据自身的发展状况，结合国家出台的政策，制定一套完善的、适合本校档案管理的制度。不仅如此，各高校在进行档案管理数字化建设时，要先对档案馆内情况进行详细了解，比如，馆内档案数量，种类、编制方法等。

（2）保障基础设施条件。这里的基础设施条件是指现代化的软、硬件设施，这是高校档案数字化建设的保障。实现档案数字化建设需要将信息网络化管理，因此，这项工作的顺利开展离不开高速的数字通讯网络。与此同时，还有一些硬件设施是必须具备的，比如，电脑、刻录机、激光扫描仪、磁盘阵列等。

（3）遵循原则建设。首先，高校在进行档案数字化建设时要为学校数字校园建设整体考虑，遵循全局性原则。因为建设高校档案数字化管理离不开运用数字化技术、网络建设、数据库等，这与数字校园建设息息相关，为了与数字校园建设共同发展，在进行档案数字化时要遵循全局性原则；实现档案数字化还要遵循标准化原则，严格遵循国家、专业的标准，这是实现档案数字化建设的基础。在此原则下，结合自身的特点和情况，以实现资源共享为目标，制定切实可行的部门标准；虽然数字化档案管理相对于纸质档案原件更容易保存，但是仍然有丢失、更改的可能，并且这种细小的改变不能被及时发现。所以应该注重档案形成、整理等各个环节信息的完整性。并且尽量使档案保持原本的面貌，不加篡改、添加，同时字迹应当清晰。这样才能保证数字化的档案内容具有真实性和可靠性；在信息化的大环境里，也能在新技术的操作下实现数据检索和长期保存。

3 结语

总而言之，高校档案数字化是高校信息化建设的必然趋势。实现高校档案数字化建设不仅能够使档案信息长期保存、得到高效利用，还能使档案管理变得快捷便利。但是目前现有的制度标准还不够完善，建设高校档案数字化仍然需要各位学者不断探索、勇于实践。希望各高校结合自身情况，逐步完成此项工作，推动高校信息化建设的进程。

［1］陈敏.对高校档案数字化建设的思考［J］.中国管理信息化，2015，18 （24）：206-207.

［2］谢文杰.可持续发展理念下的高校档案数字化建设分析［J］.城建档案，2016，（2）：20-21.

［3］姚大明，柯铁军，丛云，等.高校档案数字化建设实践与思考［J］.卷宗，2014，（3）：51-51.

On the Digital Construction of Archives in Colleges and Universities

TANG Hong-yu
（Mudanjiang University，Mudanjiang，Heilongjiang 157001，China）

With the development of national computer network technology，a new type of archival information is the digitization of archival information.It is managed by computer system.Archival resources can be stored in digital form for long-term preservation and efficient use.Digital archives in important for university archives work，and the basis to achieve the basic data file sharing.This paper studies the inevitability of the digital construction of university archives and its follow-up development.

colleges and universities；archives；information digitization

G647.24

A

2095-980X（2017）04-0201-01

2017-03-23

唐红宇（1969-），女，四川岳池人，大学本科。