规范档案管理提升监管水平

□广元市农业局

规范档案管理提升监管水平

□广元市农业局

1 建立健全档案管理制度

一是明确专人负责档案管理工作。二是严格按照《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》，建立完整的牌证业务档案收集、整理、保管、查阅、服务等档案管理制度。三是建立档案分类存放制度。按照牌证档案类、驾驶证档案类、农机安全监督管理档案类、农机事故档案类等进行分类存放，同一类别的档案统一编号，按资序排列，做到调取档案快捷方便。四是建立档案查（调）阅、转移、销毁等登记制度。

2 夯实档案管理硬件设施

按照档案管理工作要求，广元市各县加大档案管理硬件投入，设立了档案室，配置了专用档案柜、统一规格的档案袋和档案盒等档案管理用品，并定期做好防火、防尘、防潮、防损工作，以维护档案的完整性和安全性。广元市剑阁县配置了移动密集型立体档案柜，实现了档案管理安全可靠、整洁有序、查询便捷，调阅任一档案仅需2分钟，工作效率高，已被评为四川省一级档案管理单位。

3 严格档案管理质量标准

一是严格档案质量。坚持只为符合拖拉机、联合收割机安全技术标准的机具办理注册登记，坚持只为符合考试条件并考试合格的人员办理驾驶操作证，保证牌证业务档案的单纯性。二是严格办理流程。严格按照《拖拉机登记工作规范》和《联合收割机登记规范》等业务规范要求，通过四川省农机监理业务系统依法依规办理各项业务，按照《拖拉机、联合收割机牌证业务档案管理规范》对每项业务收存资料的要求，坚持牌证业务纸质档案、电子档案、实际信息相一致原则，做到“四齐全”“两不办”（即证件、表格、照片、登记项目齐全；凡是手续不齐的不予办理，资料不规范的不予入档），保证档案的真实性和有效性。三是严格归档时限。业务办理完成后，及时对收集的资料进行审核、整理，及时建档，定期归档。在其他农机安全监管档案方面，要求开展检查、培训、宣传等活动时，需事前做好文件、通知、方案等，事后做好相关文件资料、现场照片、信息等资料的归档，保留全程工作痕迹。四是提高档案管理水平。邀请市、县档案局的档案管理专家，对档案的管理标准进行现场指导，聘请实习大学生和借用乡村大学生村官等人员对档案资料进行及时集中处理，推动实现档案管理现代化和标准化。

4 以示范创建促进档案规范

广元市开展“平安农机”创建以来，将农机监理档案管理是否规范作为创建的指标内容进行考核，不仅要求县级农机化主管部门及其农机监理机构按照要求做好农机安全档案管理，同时还对乡镇的农机安全管理档案提出严格要求，要求凡是申报“平安农机”示范的乡镇，必须建立完善的机车、驾驶人、安全检查、隐患排查、安全宣传、教育培训等农机安全监管台账。目前，广元市县级农机监理机构和所辖乡镇基本实现机车及驾驶人注册登记信息互通互享。截至2016年，广元市苍溪县、旺苍县已成功创建并分别获得国家级、省级平安农机示范县称号，45个乡镇被评为示范乡镇，337个村被评为平安农机示范村，10773户被评为平安农机示范户。通过创建工作的开展，提高了各级农机安全管理档案的规范性和完备性，朝天区、旺苍县的档案管理已达到市级档案管理标准。

5 发挥档案管理基础性作用

档案的规范管理在农机安全监管中发挥了积极的基础性作用，特别是在变型拖拉机清理整治工作中的作用得到进一步凸显。一是对照档案逐一摸底核查。以纸质档案为依据，广元市共有变型拖拉机纸质档案1172份，注销237份，有效存量935台。

“增量为零，存量逐年递减”要求，对安全技术达不到标准的按要求进行报废，填写报废申请表；对3年未参加年检且找不到机车的，村委会出具证明，机车所有人或家属签字，公告牌证注销。三是开展对异地牌照运输型拖拉机的全面普查。共清查出异地牌照车辆4422辆，本籍车主驾驶异地牌照农机的驾驶员3000多人，均在县农机监理站建有完善的驾驶证档案资料。乡（镇）建有异地牌证拖拉机管理台账，更便于掌握驾驶员情况和对驾驶员开展安全培训和教育，做到情况明、数据真、安全有人管。