电子商务环境下办公室业务工作的变革

2017-04-01 10:26王建
企业文化·下旬刊 2017年2期
关键词:电子商务工作

王建

摘要:电子商务环境下,随着现代企业管理的不断进步,办公室工作的地位和作用发生了显著变化。从参谋职能、协调职能、督办职能、服务职能入手,肩负起公司生产经营各种信息的上传下达、综合协调、内外沟通、内部行政管理等诸方面工作,是服务领导、服务基层的重要窗口。其工作任务日益繁重,要求越来越高。只有紧跟形势,积极创新,提高主动服务意识、创新服务方式,才能适应企业的高速发展。

关键词:电子商务;办公室业务;工作

一、电子商务环境下定位分析办公室工作

随着电子商务的不断发展,促使办公室工作发生了深刻变化。现代企业是企业法人制度,因此企业的政府依附属性大大弱化,转变成为产权明晰、责任明确的法人实体和市场竞争主体,企业法人以盈利为目的来组织企业经营,企业领导把更多的精力投入到生产经营和企业的持续发展中。为激发活力,对内致力于新机制、新制度、新组织的构建;对外更加关注政策引导、市场变化、技术发展等外在环境和因素,从而更好地保证企业的持续稳定健康发展。企业体质的变革,使办公室工作也发生了深刻的变化:办公室工作职责的变化。现代企业实行公司制后,建立了由股东会、董事会、经理层和监事会组成的规范的法人治理结构和科学的管理制度。

二、电子商务环境下办公室业务变革的范畴

(一)服务意识的变革

服务是办公室的主要工作之一,要求具有服务意识、大局意识、责任意识、创新意识、奉献意识、信息意识、程序意识。不能只满足于日常的服务,随着社会的发展变革,服务方式也必须创新发展。要多考虑如何更好地创新方式方法,追求工效,来保证办公室正常高效运转,为企业的改革发展和基层单位提供更好的服务。这就要求我们办公室人员要对服务内容有较高的领会能力;对服务形式要有较强的谋划能力,对服务方法要有较强的多变能力,对服务交流要有出色的沟通能力。

(二)工作重点的变革

在日益激烈的市场竞争中,企业领导既要外拓市场,又要内强管理,工作头绪多,工作压力大。因此,企业领导不可能面面俱到,只能抓全面、抓重点工作,更多具体、细致的工作就需要办公室独立完成。这就要求办公室人员进一步转变观念,克服长期形成的依赖心理,树立独立工作意识,分清主次,把握重点,自觉做好工作,为领导分忧,为基层解难。

(三)工作范围的变革

办公室是上下左右、内部外部联系、沟通的枢纽,是领导获得信息和传递领导旨意的媒介。办公室工作范围日益扩大,对企业的影响更大,工作侧重点发生了转移。为适应企业新的管理体制的要求,工作的独立性进一步加强,从服从和服务于领导的本职,外延工作发展到辅助和补充功能,越来越多地站在企业发展的全局高度,研究企业改革发展中的新情况、新问题,把握企业生产经营形势和发展趋势,及时为领导提供生产经营信息和重大决策的参考意见,工作的内容广泛,工作任务举足轻重。

三、电子商务环境下办公室工作改善的措施

(一)精诚团结,共同做好服务沟通协调工作

办公室是综合办事机构,身处中枢机关,在领导身边工作,尽管职务不高,权力不大,但位置特殊,作用关键,服务范围广,联系方面多,对把握好工作节奏,处理好不同关系贯穿于整个服务的全过程。注重服务意识以专业化为标准,消除管理者对权力的盲目崇拜,消除依靠权力来传递信息和指令。在工作中,要克服命令主义,对所布置的工作,讲明上级安排与群众具体利益的关系,让大家心动才会有行动,充分发挥大家的积极作用和聪明才智。这就要求办公室成员打铁还需自身硬,首先是要修炼自身能力。常学习、读经典、学业务、长才干。注重深入一线,找准工作的切入点和着力点,提高工作的积极性、主动性和创造性。要及时学习上级文件精神,广泛收集各类情况,提出前瞻性的意见和建议,积极做好文稿起草,文件把关等工作,为各项工作高效运作提供服务。其次是要增强团队意识,不仅要干好自己的本职工作,更要密切配合、相互支持,团结互助,只有这样,才能使团队充满战斗力。

(二)提高执行力,促进督查督办高效运作

督查督办工作要紧紧围绕中心工作,突出重点,提高工作效率,完善监督机制,确保政令畅通,使各项决策和工作部署得到有效落实。具体做法是:部署的重点工作任务目标后,办公室做到明确各部门的分工,明确责任和权利,明确时间和进度,明确措施和效果,明确督查过程汇报与督办反馈同步。这就要求办公室成员遵循以下原则:一是认真学习,仔细领会下达任务的目的。二是态度坚决,认真负责执行,没有任何借口。三是从实际出发,创造性地执行。在执行过程中要及时跟进,落实成效,发现错误及时改正,并提供必要的资源帮助。注意督办检查事项办结后,应及时将查办过程中领导批示、查办原件、调查情况、处理结果和来往文件等材料组成案卷归档,以备查询。同时在督查督办过程中要赋予疏导的智慧,而不是惩罚处置,要对与自身的发展有着更长远的理性思考。

(三)敬业爱岗,经受考验

办公室要坚持以服务对象满意为标准,始终做到兢兢业业,守好本分,做好本职工作。要正确认识岗位职责,做到不忘事。敬业是一种美德,乐业是一种境界。正确认识岗位性质,明确岗位角色,遇到矛盾不上交,遇到困难不回避,做到干一行爱一行,精一行钻一行,从小处着手,大事急办,急事特办,特事快办,务实高效地推动工作,以良好的工作作风回报组织的信任,职工的期待。努力树立职能部门窗口服务一流形象,创造一流业绩。

四、结束语

总而言之,在电子商务不断发展成熟的前提下,目前电子商务在办公室中的应用已经极为广泛,可以为办公室优化服务流程,电子商务能够为办公室带来新的业务工作,为办公室工作带来新的活力。

参考文献:

[1]崔雨晴.更新观念提高办公室服务创新能力[J].办公室业務,2017,01:135.

[2]周春丽.新形势下企业办公室工作浅析[J].办公室业务,2017,02:13.

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