基于信息化数据的油田档案运行管理研究

朱慧娟

摘要：在生产、经营活动中形成文字、图表等不同形式的历史记录，档案工作对于每一个行业、每一个领域的作用都至关重要。石油科研生产园区的档案主要包括石油的勘探和开发以及科学技术研究的相关资料，本文是研究信息化数据下的油田档案的必要性和如何进行信息化档案的建立，推进石油研究的稳步进行，促进经济的发展。

关键词：信息化数据；油田档案

社会在进步，作为历史的沉淀，时代的精华——档案在现代应用研究中发挥着重要的作用。档案的管理有利于保存历史，记录现在，方便以后的人查阅过去的资料。现代科学技术的进步也为档案工作提供了便利，加强对档案工作的重视，正确利用现代信息化数据，减少油田档案的厚重感。作为石油方面的档案工作人员，更应该学会对档案进行科学、有效的管理，促进现代石油的勘探和开发，提供历史经验，引领石油档案工作的先潮。

一、信息化数据的油田档案的作用

（一）有利于提高工作效率

随着时间的推移，油田的长期的开发也积累下了不同形式的档案材料，现代化科技的发展也对档案工作提着更高的要求，油田档案工作的有序性和效率性，成为整个石油科研的铺路石。传统的档案记录工作方式已经无法满足现代社会的需要，不利于信息的及时入库，在快速发展的现代社会影响企业的正常运行，所以信息化的现代技术是发展的必然趋势。加强信息化数据的油田档案的建设，有利于减少人力、物力等资源的浪费，提高员工工作效率，促进科研人员技术水平的改善，有效结合以往经验，改善现代不足，促进现代石油的开发和利用。

（二）有利于推动改革创新

油田档案的信息化程度的高低，会关系到整个企业的框架内的知识体系的建立，对档案进行信息化的收集和整理，有利于推动企业进行改革创新，建设现代化的管理模式，促进整个石油的现代化的改革。档案信息的落后，会制约整个企业的不断改革创新，影响现代化管理的进程。基于信息化数据大力发展油田档案的建设工作，有利于创新发展科学技术手段，推进勘探和开发工作的现代化运行，建立新型的管理模式，促进整个石油开发行业的发展。

（三）有利于加强各部门的联系

传统的档案在记录、收集和查找都有不便之处，而信息化数据可以在传统的基础上进一步加强，改善了传统档案的不足，加入了现代科技手段，成为人们工作时的各部门之间的纽带。信息化的档案数据，可以包含文字、影像等多种形式的内容，主要就是在存储方式上进行了变革，由此实现了资源的共享。过去只能通过来到档案中心查阅档案，现在就可以利用现代交流平台实现档案的共享，从单途径变为多途径，随时随地查阅档案不再是遥不可及的梦想。在进行档案资源共享时，各个部门之间的员工进行了及时的交流和沟通，可以彼此提出意见或建议，增强内部凝聚力，推动整体的发展。

二、建立信息化数据下的油田档案的措施

（一）选择专业人才

既然要建立信息化数据的档案，在人员选择上，首先应该选取专业的信息化人才，有从事档案工作的经历，也有专业的信息化数据的知识，才能建立高标准的信息化档案。对于过去的从事档案工作的人员，应该加强现代科学技术的培训，让他们尽快利用现代科技来完善工作，也同时对过去的档案进行集中整理，让过去的档案也可以在网络上进行查询，这是一个长期的工作，需要档案人员有足够的耐心来完成这项繁琐的任务。加大对技术和人员的资金投入力度，更换现代化信息装配，提高档案人员的专业能力，以滿足信息化档案工作的需要。作为档案管理中心的人员，我们也要意识到自身的不足，规范工作标准，随着现代化信息化的改善，不断学习，追赶上时代的步伐，提高自身工作的积极性，推动信息化档案的运行和管理。

（二）建立合理制度

一个合格的制度标准，有利于规范员工工作，增强整体凝聚力，促进企业的进步。我们在进行档案工作时，首先要符合的是国家的有关政策和法规，在此基础上我们也要结合自身的具体情况，建立严格的规章制度。对于石油科研生产园区来说，应建立一个标准规范，其中包括档案的收集标准、分类标准、信息化建设的标准、档案的保管标准等规则。在收集档案时进行严格的标准把握，保证数据的完整性，例如在影像的清晰度上应选用最高清晰度的画面这样可以有效的提高查阅档案人员的查找效率，减少人力、物力、财力的浪费，保障其他工作的进行，对于档案人员也可以防止因档案不完整或模糊而阻碍以后工作的展开。

（三）加强安全保障

信息化档案工作有利于提高员工的工作效率，实现资源的共享，但也要小心被他人利用，对于有密级限制的档案，应该加强安全保护，防止档案泄露，给企业带来不必要的影响。一方面，明确每个人的职能规范，严格建立档案查阅的标准，档案信息中心的专业人员进行数据管理，签订保密协议，确保企业档案的完整性和私密性。普通人员有查阅基础文件的权利，可以在信息平台进行档案的基础操作；而系统人员可以对档案进行进一步的操作设置，修改备份档案、设立管理权限等行为。另一方面，在操作系统的设立中，进行身份验证和防火墙保护等安全措施，对档案工作进行基础的运行保护。同时还要对于信息化档案进行不断的检查和更新，注意档案文件的备份，以防因工作疏忽而带来麻烦。

三、小结

现代科技的进步给档案工作的建立带来了便利，也同时带来了威胁。我们应该加强对信息化档案建设工作的重视，有效利用现代科技手段，改善档案工作的不足，建立现代化信息数据下的油田档案。同时也要注意档案工作的安全性，保障档案安全，为科研人员提供先进的技术支持，促进石油的勘探和开发。

参考文献：

[1] 杨公之.档案信息化建设导论[M].中国档案出版社，2001.

[2] 杨海燕.油田档案信息化建设刍议[J].现代企业，2014.

[3] 王珺.企业文书档案实行现代化信息管理的对策分析[J].商品与质量·理论研究，2014.