评《社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究》

叶婧文

摘 要：社会转型期我国的档案信息化以及档案信息伦理建设过程中遇到了前所未有的问题与挑战，《社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究》一书针对这些问题与挑战进行了论述，并提出了一系列应对策略。本文对该书的特点进行简要分析，在此基础上对我国信息化发展战略研究的再思考、以安徽省为例研究档案信息化过程中的资源整合与管理模式的改革、档案信息化背景下电子档案关联利用研究这几个方面中的部分内容做了简要评述。

关键词：档案工作；档案信息化；电子档案；关联利用

1 引言

“社会转型”这一说法，是在研究“十一五”时期浙江经济社会发展的基本思路中提出来的。在这一时期，由于社会体制转变、社会结构变动、社会形态变迁，使得人们的行为方式、生活方式、价值观念都发生了很大的变化。这些变化表明，我国不再仅仅停留在解决低层次温饱的阶段，而是进入了注重人的全面发展的阶段，将人的发展作为社会经济发展的主线。档案机构作为文化事业单位，为人的精神层面的发展源源不断的提供养料。作为这样一个重要的补给站，档案机构应该顺应时代潮流，对原有的管理战略、管理理念及管理模式作出相应的调整①。

2 本书主要内容及特点分析

我将本书的特点总结为以下两点：第一、形式方面，书中不仅仅以安徽省档案信息化改革作为案例对著者观点给予实践依据，而且在书中出现了大量的数据，定性分析与定量分析的合理结合增强了该书的科学性。第二、内容方面，运用了比较研究法。通过对国内外的研究现状进行对比，辩证地吸收国外的先进经验，对于国外出现的不足我们也能够引以为戒，避免重蹈覆辙。总体来说，本书观点新颖，内容深刻，有很强的实用性，全书围绕一个核心问题——如何更好地实现档案信息资源的利用。

3 观点评述

1、我国信息化发展战略研究的再思考

其一，电子文件管理分散，“信息孤岛”现象严重。我国档案管理一直以来都是统一领导，分级管理为原则，实行集中制的管理体制。然而，在实际工作中，电子文件出现了管理分散、“信息孤岛”现象严重。本书将这种现象出现的原因总结为两点：首先，准备不足。相较于美国而言，我国电子文件管理的研究落后美國20年，却同时和美国进入网络时代，大量电子文件的出现对准备不足的档案部门形成了巨大的冲击。其次，传统观念的制约。封建时代法制化、科学化的不足至今依旧影响着人们的思维观念，是造成人们在电子文件管理过程中短视行为出现的一大原因，也是“信息孤岛”现象出现的又一根源。

其二，重视档案信息化“软资源”的建设和投入。实际情况是有些档案部门在档案信息化过程中将主要精力放在基础设施建设方面，例如档案档案信息网络系统和档案数字化设备方面的投入，盲目追求最昂贵、最先进、忽视了当前我国档案信息化程度、档案工作者知识水平能否适应这些系统、设备。这样一来在信息资源、人才及理念方面的投入势必受到影响。

2、以安徽省为例研究档案信息化过程中的资源整合与管理模式的改革

这一部分内容属于本书的一大亮点。档案学是一门应用性很强的学科，理论研究固然重要，但其理论的形成与完善必须是建立在实践基础上，而非凭借主观推理。本书以安徽省成功的改革案例为范本，通过实证分析，发现并解决档案管理中的关键问题，还能够预见性地发现在未来档案事业的发展过程中还会面临哪些问题，并提前制定应对策略。该板块的主要内容包括改革的缘起、内容、成果、创新点及影响进行详细的表述，最后总结出档案资源整合与管理模式的改革的学术意义及思考。

安徽省的改革缘起于档案机构的分化，档案信息资源的条块分割，最终引发了“信息孤岛”现象的出现。信息孤岛的出现不仅阻碍了档案信息资源的整合，而且客观上造成人、财、物的极大浪费。另一方面社会大众日益强烈的信息需求心态与档案库房中档案信息资源无法满足大众需求的现实成为一对矛盾体，使档案部门陷入两难窘境。改革工作迫在眉睫。2004年至2005年经过一年多的时间在和县进行了管理模式改革试点，并初步取得成功。在改革试点过程中初步建立起来的新模式具有由分散到集约、由封闭到开放、由服务功能单一到“一站式”服务的三大特征，实现了档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化等五化目标，真正实现了档案信息资源国家所有、社会共享。安徽档案管理模式的改革创新实现了档案资源的有效整合，改变档案服务模式、确立起重视档案信息服务、更新管理理念、重视人才培养的工作目标，为全省的档案事业现代化发展开创了新局面。在关于档案工作创新的思考当中，本书将人才作为档案工作创新的核心。评价体系和激励机制；对那些勇于开拓创新的优秀人才，要在政策上、资源上给予重点支持，承认创新人才的价值，建立相应的创新人才激励机制；发挥管理部门的引导作用等措施。

3、档案信息化背景下电子档案关联利用研究

我们必须立足于如何推进电子文件的利用作为电子文件工作中的一大重要课题。本书提出了电子档案关联利用这一措施来解决电子档案在利用过程中遇到的瓶颈问题，十分值得我们借鉴学习。

本书主要通过分析电子档案关联利用存在的问题，提出了运用网络技术解决电子档案关联利用问题的构想，并指出了电子档案利用社会化的意义。文章指出，电子档案关联利用迟迟无法实现不仅仅由于技术的局限，还存在人为因素。对于人为因素来说，我国档案工作中重藏不重用的观念仍旧存在。主要原因有两点：首先，档案信息的特殊性质所致。档案作为一种信息资源，它本身具有保密性。不是所有的档案都是适合公开的，一些不适合公开的档案或是还在保密期的档案一旦公开，会给社会乃至国家带来巨大的损失。在这种情况下，为了避免这种不必要的麻烦，人们往往选择趋利避害，选择不去公开档案信息。

本书对于电子档案的关联利用问题提出运用网格技术来实现的构想。作者指出，网格正是模拟电力网，将一台电脑接入网格就可以直接利用整个网络资源进行计算和信息服务，不需要了解网格资源来自于何处。利用简洁，检索高效是其最大的提点。网格技术在电子文件的推广利用过程中的确具有无可比拟的优势，但是我国在发展这一项技术的过程依旧任重而道远。但是设想的提出，对于电子文件工作来说依旧意义深远。

4 结语

正如书中所说，档案信息化与档案伦理建设问题是我国社会转型期档案事业发展过程中重大的理论和现实问题。本书也正是以此为课题，对档案信息化与档案伦理建设问题进行了深入研究、论证，并取得了丰硕的成果，针对问题总结出很多有效可行的策略。项目从2005年启动至2011年结项，历经6年时间，从法律法规、政策、管理、人才及技术等多个方面入手，对我国档案事业发展过程中档案信息化与档案伦理建设问题进行了深入而系统的研究，该书思维严谨，在档案学学术领域具有极高的学术价值，在实际工作中具有极其重要的指导作用。

参考文献

[1]曲春梅.信息时代档案工作应对挑战的新思路--读《社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究》[J]《大学图书情报学刊》.2015（5）

[2] [4]-[7]马仁杰，张浩，马伏秋.社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究[M]上海： 世界图书出版公司.2014.

[3] 中国档案资讯网http：//www.zgdazxw.com.cn/work/2014-06/04/content_51561.htm