浅谈建设项目档案的过程化管理

回江红

建设项目档案管理一直是电力建设工程单位最头疼的事，基建期档案工作量大、档案人员少、档案整理经验几乎为零。随着工程接近尾声，建设项目档案的重要性和必要性慢慢显现出来，依据《重大建设建設项目档案验收办法》规定：建设项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。在建单位知道不仅工程要验收，档案也要验收，并且未通过验收的项目就不能进入投产运营期实现盈利时，争抢档案专家、聘请大量专业人员投入到建设项目档案的突击整理中就成了建设单位的普遍现象。最后，建设项目档案资料的完整性、规范性只能让步于建设项目档案的有和无，让步于验收是否通过，建设项目档案最基本和最根本的价值——服务于建设单位的利用价值就被忽视了。因为项目文件是项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等，建设项目档案就是经过鉴定、整理并归档的项目文件。建设项目档案管理没有与施工进度同步，过程化资料无从体现，建设单位在设备检修、维护利用建设项目档案时，就会出现偏差。因此，建设项目档案的过程化管理是建设项目档案的关键点和切入点。那么，如何做好建设项目档案的过程化管理呢？参照实际工作经验，我觉得可以从以下几个方面入手。

1 “第一时间”成立档案管理机构，确定“一把手”工程

在项目建设初期要第一时间成立档案管理机构，确定项目负责人主管建设项目档案，即“一把手”工程。项目参建单位也要成立档案管理机构，项目经理为负责人，并同步建立健全工作高效、流程顺畅的档案管理网络，网络要延伸到各专业专工，以利于专业资料的形成和收集。有了档案领导机构，档案部门同时要成立建设项目档案管理办公室，要整合项目所有参建单位的档案员，统一工作思想，统一工作规范，统一工作职责，统一工作制度。定期召开月度例会，沟通、协调和解决项目文件在施工过程中存在的问题，及时发现及时处理，不把问题文件问题表单积压到竣工后解决。

2 签订建设项目档案管理协议，加强建设项目档案考核

建设项目参建单位较多，同步进行的单位工程建设和走走来来的建设单位都要纳入建设项目档案管理范围。用一个标杆去要求所有的参建方，最终形成的建设项目档案才能是统一的和规范的。所以，这个标杆就是要签订管理协议，要在协议中明确双方的责任，档案移交标准，档案保证金数额和一些违约责任。针对单位工程形成文件的收集、整理要明确施工过程的考核内容，要体现过程文件的检查，对不符合归档要求的要下发整改通知单，整改检查不合格的要进行考核，考核兑现从档案保证金中扣除，从而实现过程文件管理的检查、整改、复查、考核的监督和把控。

3 制定建设项目档案计划，抓住重要节点不放松

任何工作都要有计划，建设项目档案计划更为重要。建设项目档案计划要结合工程进度制定，特别是要把重要工程节点列入计划，以年为单位细化到季度和月份，落实到责任人进行工作督查和检查，要对未落实到位的计划要有分析，计划的落实情况也要与项目管理协议要关联起来，保证计划不落空不走形式。

建设项目档案计划还要包括竣工文件编制计划和移交时间表，将竣工文件编制内容、整理规范、移交标准、移交时间一一规范和明确，让参建单位有标准可依据，有规范可操作，保证竣工文件的质量和完整。

4 人员与资金的多投入和早到位是建设项目档案高标准通过的保障

项目文件的收集、整理与最后移交归档形成建设项目档案，每一步都离不开档案人员的辛勤劳动，所以，项目建设单位要在项目初期就要多多投入档案人员，采用聘请专家指导、专业人员整理、专兼职档案人员培训等方式，提升建设项目档案人员的技能水平，人员早到位早熟悉项目早进入项目文件收集状态，就不会出现最后找来非专业人员突击赶工的局面。人员投入的同时，资金投入也要同步到位，档案库房、电脑、打印机、复印机、档案装具等档案专用设备都要结合工程量产生档案的多少进行及时配备，保证随时产生文件随时整理随时入库。

做好以上四方面的工作，就为实现建设项目过程化的管理打下了一个良好的基础。当然，建设项目过程化管理的好坏也取决于建设项目档案的实际情况，也取决于建设项目档案管理者个人的经验和能力，我借鉴实际工作经验总结的也只是一种工作建议和分享，目的是与档案同事们共同为档案工作做出自己最实际的贡献。