关于提高高校财务档案利用率的几点建议

新疆师范大学 晏灿业

关于提高高校财务档案利用率的几点建议

新疆师范大学 晏灿业

在高校的各种经济活动开展过程中，高校的财务档案有着一定的凭证依据作用。专业性以及技术性的财务档案利用对于高校的发展过程有着一定的推动作用。对此，在经济市场不断的发展过程中，高校要完善自身的财务档案建设，要与时俱进，要通过科学的方式及手段，不断的增强现阶段高校档案的整体利用率，为高校的持续发展奠定基础。对此本文主要探究了高校财务档案的利用率相关内容，希望可以为今后的高校财务档案的相关研究提供一定的建议。

高校 财务档案 利用率

在现阶段的发展过程中，如何提高高校档案的利用率，增强财务档案的自身价值与效能，是工作的重点内容之一。对此如何利用科学的方式，充分的探究财务档案的自身价值，提高其整体的利用率是本文主要探究的内容。

一、现阶段校财务档案利用率存在的几点问题

第一，缺乏重视的问题。在高校的发展过程中，并没有将财务档案管理与高校档案管理融合起来。在进行财务档案管理过程中缺乏专业的人才，对于财务档案的管理缺乏系统性与衔接性，在这种管理背景之下，是无法提高整体的财务档案资源利用率的。

第二，硬件环境的问题。首先，在现阶段的高校财务档案管理过程中，因为高校自身环境以及资金等因素的限制，导致高校的财务档案在进行移交以及管理过程中缺乏科学性，对此财务档案的存储只是通过狭小的库房开展，缺乏必要的设施，导致档案容易受到污染、破损等问题；其次，在进行财务档案的移交过程中，只是单纯的更换库房形式，缺乏科学性。在进行财务档案的移交与管理过程中，缺乏系统性，并没有对具体的信息进行详细的记录，导致各种财务档案丢失问题，不利于高校财务档案的利用。

第三，缺乏科学的财务档案收集与整理模式。在进行高校财务档案的整理与收集过程中过于混乱，缺乏科学性，在进行档案的收集与整理过程中，缺乏详细的归纳整理，并没有对档案进行系统的分类，对于一些具有一定利用价值的财务档案并没有进行合理的保管，在一定程度上降低了档案的整体利用价值。

二、提高高校财务档案利用率的几点建议

第一，优化高校财务档案的整体服务意识与能力。在现阶段的社会经济发展背景之下，要提高对高校财务档案信息的重要认知。要提高对财务档案管理、利用的重视，转变自身的财务档案管理观念与意识，要明确财务档案的自身作用与价值，为相关高校事业的发展与建设奠定基础，进而有效的促进高校的持续发展。

第二，完善财务档案管理的相关硬件设施。要想充分的提高高校财务档案的整体资源利用率，就要增强相关档案设施的硬件设施的完善。对此要提高对档案的管理与储存设施的重视，要提高对档案管理的信息化建设，匹配相应的档案管理硬件设施，避免因为设施问题造成的各种财务档案的丢失、损坏以及污染问题，要全面有效的开展高校财务档案的研究，充分的发挥财务档案的自身价值与效能。

第三，科学的进行高校财务档案管理，提高其整体利用率。首先，在进行相关财务档案的管理过程中，要遵循科学的、合理的管理准则，要把现阶段的高校财务部门与档案部门整合起来，明确具体的工作内容与责任，要保证财务档案原件的整体完整性原则；在进行相关财务档案资源的使用过程中，要对其进行明确的管理与规定，要具有一定的保密意识，避免财务档案的丢失与损坏等问题的出现，要充分的挖掘财务档案的内涵与价值，充分的提高财务档案的整体利用率。

其次，要遵循相关法律法规，综合高校的具体状况，构建完善的制度与规定，构建系统的高校财务档案资源研究制度。对此要对财务档案的借阅、财务档案的查询以及财务档案的保密等制度进行完善，要明确具体的责任与义务；在进行相关财务档案的借阅与使用过程直中，要签字登记、避免财务档案原件外借等问题，对于一些隶属于财务保密范畴之内的档案要进行严格管理。

再次，要对财务档案进行电子化管理。在进行电子财务档案的利用与管理过程中，要制定具体的财务管理规定与制度，避免随意借阅等问题的产生。同时在进行电子财务档案的管理过程中，要设置专门的电算化管理负责人，践行电子档案以及纸质共同管理模式，要根据具体的财务档案机密程度进行适当的利用。

最后，提高对高校财务档案管理人才的培训与管理，通过岗位培训等方式，增强整体的管理质量与水平，在本质上保证高校财务档案的完整性，继而有效的提供高校财务档案管理的整体质量。

第四，优化高校财务档案的整体质量与时效性。高校财务档案的收集与管理过程中要保证其严谨性，避免各种混杂问题的产生：要对其具体价值进行鉴定归纳，要明确具体的负责人，有针对性的进行相关财务信息的收集与整理，要根据具体的财务项目以及相关科目进系统的整理，要保证财务档案信息的系统性、清晰性，要避免相关财务信息整理过程中的盲目性。

第五，系统保证，全面利用。在高校的财务档案管理过程中，因为各种客观因素的存在导致高校的财务档案管理与利用呈现一个消极的过程，对此在今后的使用过程中，要尽可能的提高财务档案的保管措施、提高财务档案的安全性以及保密性。在现阶段的发展过程中，要想充分的提高高校财务档案管理的有效性，尽可能的提高财务档案的资源利用率，就要规范现阶段的财务管理方式，构建一个具有现代化的管理系统。对此要做到以下几点：首先，要善用信息技术以及计算机技术，通过计算机系统的检索以及编制功能，系统的利用高效财务档案，提高利用的整体质量以及精准性；其次，要基于高校财务部门的具体状况以及相关经济发展状况，明确自身的发展方向以及目标，继而有效的进行相关财务档案的利用；最后，在高校进行校外经济开展过程中，要保证其系统性，要对其进行规范，要把相关财务档案资料进行合理的编制与管理，根据内容的区别对其进系统的归纳，把具体的合同、协议以及相关原始凭证等进行统一管理与归档，实现高效财务档案管理的资源共享，为高校自身的财务管理提供一定的参考与决策作用。

三、结束语

在现阶段的高校财务档案管理过程中，要正视存在的问题，通过科学的方式对其进行系统的规范，有效的促进高校的经济活动开展，为相关财务决策提供各种信息支持。对此要通过相关管理制度的完善与优化，对现有高校的财务档案的硬件设施进行完善，通过各种现代的财务管理与利用方式，全面的提高整体的财务档案利用率，进而为高校的持续发展奠定基础。

[1]原源,邓菀菁,李昕.对高校财务档案管理工作的思考[J].经济师,2016,01：247-248+251

[2]温晓云.关于提高高校财务档案利用率的几点建议[J].经济师,2009,04：110-111