事业单位档案管理问题探讨

丛亚光

摘要：事业单位档案管理是事业单位管理工作中的一项重点内容，具有极强的专业性和保密性。随着经济发展速度的加快，市场经济体制不断在发展中完善，这也给信息的处理提出了更高的要求。事业单位档案管理为了迎合市场的发展，不断进行完善，并在国家相关政策的支持下得到了更加标准化和科学化的发展，但从目前整体发展情况来看，还存在诸多问题，值得我们专业人员关注和解决。对此，就针对事业单位档案管理中的问题和对策展开探讨，为事业单位档案管理水平的提升提供有效参考。

关键词：事业单位；档案管理；对策

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.01.030

檔案管理工作是一项复杂且专业的工作，包含了从档案的收集到统计等一系列的工作，是事业单位管理工作中的重要组成部分。随着我国科技的不断发展、信息技术应用的普及，给事业单位档案管理提出了更新更高的要求，并且在现代化进程的不断深化的前提下，传统管理形式也迎来了新的挑战。虽然我国档案事业在国家重视和不断变革中取得了显著的发展，但其中仍有较多问题存在阻碍着它的进一步发展，因此要正视这些问题，并制定出行之有效的解决措施是当前亟待解决的。

1事业单位档案管理工作中存在的问题

1.1管理环节薄弱和认识上不够

档案管理给很多人造成的认识都是存在误区的，大多数都认为这是一项档案的保管工作，只要是档案不丢失、不损坏就完成了工作，岂不知这样想法只是片面的理解了档案管理的工作内容，也是由于这样的错误想法使档案管理工作在单位中引不起足够的重视，自然对其的经费和人员的投入也必然不会充足，这样就会在很大程度上阻碍其工作的顺利开展。通过这点分析，我们可以看出，领导及工作人员如果没有正确的认识，就很容易忽略档案工作的重要性和作用的发挥，也必然无法适应时代的发展要求了。

1.2档案缺乏必要的分类系统

从本质上分析，档案管理存在两个方面的价值：第一，凭证性功能。第二，应用功能。两个价值相对比的话，档案在现实科技中的应用是具关键性的。在实际档案管理工作的开展中，工作人员往往将工作的重点都集中在了资料的收集方面，忽略了分类整理的重要性。科技档案开展收集和整理，就是为了实现之后的资料查阅和参考，但要是缺乏统一的查阅系统，那么就会从根本上降低利用率，检索效率自然也高不了。探究其中的原因，主要就是专业技术人员的缺乏和严格资料整理流程的制定。

1.3档案管理模式落后，水平较低

在很多事业单位中，档案管理人员存在自身专业素质差、管理模式落后及变动频繁等情况，往往都是这些因素使得档案管理工作失去了应有的意义，并且得不到足够的重视。除此之外，对于信息资料的收集、整理和归档等，也存在着严重的业务水平不高的情况，很多的基层事业单位根本没有对档案管理作为重点工作来开展，因此没有成立独立的部门对档案资料进行管理，档案人员也自然而然没有针对性的工作，从事的办公室工作也从档案的管理转移到了办公勤务类，逐渐成了办公室的勤杂工，这样情况也之直接导致单位档案管理工作的表面化，更加失去了管理的科学性和规范性，使档案管理陷入了混乱中。甚至在档案管理工作中还会出现错误归档、保管期的混乱情况，这些都阻碍了档案管理的发展。

1.4软硬件设施不够健全

从目前来看，很多单位虽然有单独的档案管理室，但大都很小且位置偏僻，仅有简单的档案柜可以使用，导致众多档案都处于堆积的状态下，不利于档案的管理和储存。并且很多单位没有软硬件的配置，档案也没有建立电子信息管理，采用的是传统的手工档案记录，这在很大程度上就脱离了时代的发展，严重滞后于政府采购事业的发展。

2事业单位档案管理的建议

2.1提高对档案管理工作的重视程度

要提高对档案管理工作的重视，首先应该是领导转变对档案管理工作的思想，将档案管理工作提到日程中来，给予足够的重视，将其当作一项重点内容实施，高层领导的重视是基础，可以定期的组织一些档案管理的培训，安排管理人员积极参加，通过培训提高他们的积极性，提高他们的工作素质。其次，对于档案管理工作人员来说也应该意识到自己工作性质的重要，对工作本身负起责任，提高自身收集信息和管理信息的水平。单位还可以根据自身的发展条件制定合理地考核制度，通过考核制度激发工作人员对岗位的热情，使管理工作更加规范化。

2.2加强档案的分类管理

在开展单位档案管理时，要制定一系列的计划，并且将档案分类作为关键性的工作来开展。档案的工作人员首先要对档案进行科学、合理的分类，做好归档工作。档案分类管理一般会根据几个标准进行：（1）档案的内容；（2）建立档案时间；（3）档案实际情况等，根据这些对档案进行分类，可以实现档案的有效查询、资料的有效提取、信息的有效运用。同时还要注意一定，档案分类中相关人员，必须采用科学的分类方法，遵照严格规定来开展。

2.3增加专业培训，提高档案管理人员素养

信息技术和计算机科技的发展，给人们的生活生产带来了巨大的改变，但归根结底还是在于人潜能的发挥，关键的就是人才。因此要实现档案管理的发展，也要重视人才的培养。第一，要通过招聘等形式，引进专业人才，充实档案管理的工作队伍；第二，对目前的工作人员进行专业化的培训，不断提升档案管理方面的专业素养。作为档案管理人员，也要通过学习和经验累积，开拓思维和视野，提升自身专业素养，学会将先进的管理经验和理论应用其中，不断改进和完善档案的管理。

2.4加强档案管理现代化和信息化建设

数字化已经成为当前的一个重要趋势，因此档案管理也要将其作为发展的一个方向，不断推进档案信息资源的数字化发展，从而实现档案信息化的建设。同时，这对于档案原件来讲，也是一种保护和储存的重要方式。要实现档案数字化，就要充分发挥出先进信息手段的作用，将信息的载体从物质转化成数字形式，并通过档案目录的创建，提供更加便捷的服务。数字档案和传统档案并不是对立关系，他们可以长期共存，起到互补的作用。档案信息化还要注意规范化的落实，这是档案信息化建设的重要工作之一，也是现代化档案管理工作的重要标志。事业单位在实现档案管理信息化的过程中，要时刻遵照国家的管理标准，结合自身的发展现状和管理制度来开展，并注意实践性，从中吸取经验不断完善。档案目录是档案管理有效开展的一个关键性工作，除了要符合国家标准外要具有操作性。另外，对于档案内容、项目、数据库结构及格式也要有统一化标准，这样才能实现档案的有效管理。

3结语

总之，事业单位档案管理工作是一项系统且艰巨的任务，必须引起上层领导足够的重视。在实际工作中，要加强对管理人员的专业培训，并通过现代化和信息化制度的制定和完善，来实现档案管理整体水平的提升，才能提升档案管理工作的高效性，从而为事业单位的进一步发展所服务。

参考文献

[1]张晶，张敏.事业单位档案管理的现状及对策分析[J].中国外资，2013，（23）：266.

[2]崔景婷.事业单位档案管理问题及对策研究[J].理论观察，2013，（03）：6667.