医院科研经费管理系统的发展及其应用分析

王丽

摘要：在国家对医院科研经费大量投入的背景下，医院对科研经费的精细化、规范化、科学化的管理需求也越来越大。本文通过对X医院科研经费管理模式的剖析，得出大多数公立医院目前科研经费管理的现状；同时对X医院原有的科研经费管理中存在的弊端进行了深入的分析，从而提出引进新科研经费管理系统的必要性和迫切性。文章还对X医院新引进的科研经费管理系统的具体应用模块进行了介绍，总结了这套系统在X醫院的应用价值。最后，提出了这套系统在后续应用中需要进一步改进的几点建议。

关键词：医院 科研经费 管理系统 发展 应用

医院的科研经费管理是医院科研管理的一项重要内容，它不仅关系到医院科研经费科学的预算、分配、使用，还可以促进医院科研建设的发展。随着医疗体制改革的日益深化，近几年，科技厅、财政厅、教育部等相关部门对医院科研项目的资金投入越来越大。科研课题的增多，科研经费的逐年加大，对医院在科研经费管理的精细化、规范化、科学化等方面都提出了更高的要求。医院原有经费管理模式的弊端开始显现，一些大型医院已经开始与软件公司合作，借助信息化手段，对科研经费进行精细化、科学化、规范化的管理。本文以H省某三甲医院为例（以下简称X医院），通过分析新引进的科研经费管理系统的基本模式，探讨其能解决的问题及需要完善之处，谨供各医院管理者借鉴和参考。

一、X医院及其原有的科研经费管理模式

（一）X医院的简介

X医院是H省某知名三甲专科性医院，医院的研究所在某些专业领域也有一定的影响力和知名度。近年来，X医院还经常和协作单位进行深层次交流，加强基础与临床的结合，注重科研的开展，使医疗、教学、科研同步发展。医院的科研课题逐年增加，据初步统计，截至2015年，X医院立项课题就有600多项，还不包括院内课题。2015年厅局级、省部级、国家级等课题收入达到677万。

（二）X医院原有的科研经费管理模式

1.科研经费使用手工本登记报销

和大多数医院一样，X医院的科研经费主要依赖课题本进行手工登记报销。一个项目设立一个经费本，由课题负责人保管。为了不影响科研人员日常报销工作，财务科一般到年末才把经费本统一收齐，来核对余额，核对工作量很大。科研人员也害怕报销，因为找领导签字走流程，耗时长，他们通常积累半年的发票一起签字报销，实效性差。

2.手工统计科研经费奖励

科教科对科研人员的奖励经费等采取手工统计的管理方式，纸质进行分配。由于某些科研人员同时有好几个项目的经费奖励，科教科要先按项目进行分配，再按人员汇总给财务科发放。科研人员也无法随时查询到奖励的分配情况。

二、X医院原有科研经费管理模式中存在的弊端

（一）管理工具无法实现事前与事中控制

虽然OA办公系统下面有一套科研项目基础信息管理模块，记录项目的基本信息情况，包括项目名称、项目负责人、下拨经费、配套经费等基本信息情况。但由于无法提供课题和科目的计划额度、支出数、结余数，所以这个模块形同虚设，让管理者无法做到事前和事中控制，只能事后控制。而且X医院目前多数课题从立项到结题都是跨年度的，要求连续核算。科研经费来源渠道的不同，科研项目数量的攀升，对科研经费财务管理和会计核算都提出了更高的要求，使得专门处理科研经费的财务人员工作量较为繁重。

（二）管理工具无法适应趋严的外部监管要求

监管部门越来越严格，课题审计越来越规范，医院配合检查难度增加。科研课题在中期和结题的时候，监管部门经常会让医院出具课题执行情况统计数据。医院科教科和财务科每次都需要花费很大的人力物力来配合监管的执行。由于目前这种模式受人为影响较大，存在一定的漏记或错记的风险。若经费本一旦丢失，该项目的科研情况将无从考究。这种信息化脱节的管理方式给科研经费的管理带来了很多不可控的因素。

（三）管理工具无法满足科研经费的预算管理需求

科研经费使用不合理，医院在科研经费预算控制方面缺乏有效的技术手段。部分科研项目负责人认为科研经费申请下来以后就可以自由支配了，因而在经费使用上并没有按照计划合同书在规定的预算范围进行使用，有些甚至出现课题结题后，课题负责人还在报销的情况。特别是2012年1月1日执行新的医院会计制度后，科研核算科目分类细化，收、支、余分别在三个科目进行反映，无法再沿用以往对单一科目余额赤字控制预算的方法来控制预算超支。

以上这些弊端的存在，使得X医院原有的科研经费管理模式跟不上整个医院的科研体系发展，X医院迫切需要一个统一的、科学的、现代化的科研经费管理系统，将课题从立项、预算编制、申报、审批、资金拨付、经费支出、结题等各个环节通过模块管理整合起来。

三、X医院科研经费管理的新系统及其应用。

（一）新系统流程图

新系统流程图见图1。

（二）新系统的构成

新系统主要有四个模块组成：网上查询模块、网上报销模块、网上追加模块和OA衔接模块。

1.网上查询模块

该模块主要便于课题负责人直接在网上查看属于自己的课题项目，以及课题的计划金额、拨入金额、支出金额、结余额度。财务经费管理人员也可以实时追踪每个课题的开支明细和结余状况。

2.网上报销模块

课题负责人可以直接在网上填写执行单（见图2），实现网上报销，在报销的过程中，系统会显示课题的剩余额度以及显示课题的冻结资金，自动限制课题报销的金额，科目可用余额，报销科目。同时，对于填写错误的执行单，课题负责人可以编辑修改，也可以撤销单据。每笔经费支出都有对应的科目选择，如材料费、设备费，出版文献知识产权事务费、劳务费等。

3.网上追加经费模块

经费调整流程按设定的金额权限处理，在一定额度内的由财务科审批。

4.OA系统衔接模块

经费系统会自动把报销单提交给OA，然后自动发起流程，领导可以在OA内直接审核单据，审核的同时可以看到报销单的所有信息，目前还可以查看到发票的拍照信息，以及发票的明细信息。

（三）新系统的优势分析

经过近兩年的使用，通过网络实现科研经费管理工作，确实为医院带来了至少四方面的亮点。

1.提高了财务管理的工作效率

首先，将预算管理、财务管理、科研经费管理集成到一个统一的应用平台；其次，采用系统简化录入和自动对接功能之后，不仅减少了科教和财务人员繁琐的手工劳动，保证了财务数据录入的可靠性，而且实现了科教科和财务科之间的数据有效及时的沟通，确保了数据的一致性。

2.提高了科研人员的报销效率

课题人员报销项目经费时走网上的签字审批流程，减少等候领导签字时间，让科研人员能将更多的精力投入到研究中，调动了科研人员的积极性，提高了科研工作效率。另外，系统处理的数据量大，提供的信息快而且准确，同时节省了大量人力、物力和财力，提高了工作效率。

3.增强了科研经费的预算管理

加强经费的规范化报销管理和OA协同审核管理，使用系统后，系统可以根据预先设定的预算控制方案，随时给出提醒，实现了事前、事中、事后的经费控制系统，避免资金使用上的随意性，使相关部门领导及时了解资金执行进度和实际使用情况，并做出合理的决策，使科研经费使用的预算制度真正得以实施，科研管理更加规范化和制度化，提高了科研项目管理的质量。

4.树立了科研人员成本核算的意识

新系统设置了接口，可以统计以下几张报表：经费执行进度表，经费执行预警表，经费执行分析表等。系统对科研支出的分类也进行了明细设置，可以让管理者了解各个报销科目的占比。对不同来源的经费，不同的报销内容和金额，分别设置审核权限和流程，做到有据可查。

（四）小结

X医院的新系统上线后，课题组、科教科、财务科都在系统中担任不同的角色，对这个系统按其职能进行不同的操作，并设置相应的查询权限。系统对这些角色加以定义，并针对不同的环节将相关制度嵌套在系统中。一切科研活动的申请及审批，都将走电子化会签的流程，通过系统对整个科研活动加以控制。另外改变了科教科传统手工统计科研人员奖励的模式，提高科教科和财务科的工作效率和准确性。

四、对新系统后续改进的几点建议

X医院建立科研经费管理系统近两年，为提升X医院的整个财务管理体系做出了很大贡献。然而，在这个科研经费管理系统的运用过程中，也暴露出了一些不足，笔者认为还有几个方面需要进一步完善和探讨。

第一，希望能设置自动灵活的核税处理模块，使得经费报销自动生成财务凭证。因为课题组在发放劳务费和专家咨询费时，需要代扣个人所得税。以往都是手工计算，如果能通过系统模块，既支持对院外人员发放劳务费，也支持对院内有工资性收入的人员发放奖励性绩效，并且能够自动核税，最终自动生成凭证传递给总账。这样通过财务业务一体化，简化手工劳动，减少业务差错。

第二，系统还需要进一步完善X医院经费执行情况分析报表和支出科目分类明细报表，对科研成本进行二级核算。按照合理的占比分摊科研项目进行过程中的直接成本和间接成本，计算出各项目的真实收益。在运行过程中不断完善科研课题的成本核算体系和科研经费使用绩效体系，使之更适应科研经费管理的需求，配合医院全成本核算。

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