新形势下高校会计档案影像化管理探究

欧阳曼+苏运法

【摘要】本文首先指出高校会计档案影像化管理的必要性和可行性，然后介绍了高校会计档案影像化管理工作流程，最后指出高校会计档案影像化管理需要注意的问题：相关票据的粘贴应有利于快速扫描；记账凭证应有利于OCR识别；建立会计档案影像调阅管理制度；建立有效的信息安全风险防范体系；加大软硬件设施建设和人才培养。

【关键词】高校会计 档案 影像化管理

近年来，伴随着我国高等教育的不断发展，财政一方面加大了投入，另一方面也加大了对高校各方面的考核，特别是2015年国务院印发的《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，说明公共财政预算开始由以往的“投入型”向更加突出绩效评价的“绩效型”转变。这就意味着，财政、审计等有关部门将逐步加大和加强对高校财务的检查和审计力度。无论是外部有关部门的会计检查还是学校内部的财务分析，都需要来源于会计档案，因此需要加强高校会计档案的管理。

一、高校会计档案影像化管理的必要性和可行性

现有的高校会计档案管理主要是手工管理。手工管理具有成本低和灵活等优势，但也存在以下弊端：第一，会计档案数量众多，在整理和装订时需要耗费大量的人力和物力；第二，会计原始凭证分散，翻查不便，翻查多次易损坏；第三，无灾备措施，会计档案经损坏或丢失后无法复原；第四，原始凭证不易保存，如发票油墨易挥发，不利于凭证的后续查阅；第五，会计档案信息孤立，无法与其他业务共享使用。

随着高校会计信息化建设的不断推进，现有的高校会计管理已向智能化方向发展，逐步实现了财务控制和分析、信息联网共享、网上报账等会计信息化功能。因此高校会计档案管理也必须与时俱进，实行影像化管理。

会计档案影像化管理是指利用信息技术实现各类记账凭证、档案资料和电子交易流水数据的匹配关联影像化存储以及以影像为基础的在线查询和调阅。会计档案影像化管理比较成功的应用案例便是银行凭证档案的影像化管理。商业银行为了应对信息化所带来的凭证爆炸式增长，纷纷建立了以计算机索引、自动高效的会计凭证档案影像管理系统。该系统一方面可以极大方便内部人员进行客户信息的核实，另一方面可以从容应对日益频繁的监管核查，是商业银行提高市场竞争力的一项重要的基础性工程。高校会计档案影像化管理是未来档案管理的发展趋势，具有以下优势：一是实现会计档案的自动化和集约化管理，可在线共享，极大地方便会计档案的调阅；二是翻查以电子影像为主，避免纸质档案多次翻查易损坏的缺点，同时还降低会计档案丢失的风险。

二、高校会计档案影像化管理工作流程

参考商业银行凭证档案影像化管理，结合高校的实际，论文提出高校会计档案影像化管理模式和工作流程。具体包括：

第一，影像采集。影像采集通过扫描子系统实现，为整个系统的数据输入端，主要将记账凭证及相关附件（发票、合同等）在完成记账后集中通过高速扫描仪转化为数字化影像。该影像采集系统需支持各种扫描仪进行扫描。

第二，OCR识别建立索引。通过调用OCR识别接口，自动获得凭证的相关信息，并建立精确索引。

第三，影像质检和审核。通过技术手段对影像进行质检，对因扫描问题造成影像无法识别的，进行差错处理，要求重新扫描。影像质检成功后调用系统中对应的前台的数据，对OCR识别出来的会计凭证上的记账要素进行审核，自动建立索引。

第四，异常处理。对OCR无法识别或识别错误的影像，需进行异常处理，通过人工核对，手工建立索引。

三、高校会计档案影像化管理需要注意的问题

高校会计档案影像化管理的关键在于影像的采集和OCR识别，如果扫描的速度很慢或OCR識别率很低，将会花大量的时间在会计档案的扫描和人工比对上，无法发挥影像化管理带来的各种优势，甚至还不如传统的手工管理。此外，高校会计档案影像化管理方便检索的同时，也面临信息安全的问题，也需要采取相关措施防范风险。

（一）相关票据的粘贴应有利于快速扫描

以高校会计日常业务中最多的报销为例，传统的粘贴要求一般为发票或原始单据“鱼鳞状”粘贴，同时还要求经办人在发票或原始单据的背面签字。这样的粘贴非常不利于发票或原始单据的扫描，应该进行改进。一种有效的做法是要求发票或原始单据以不相互重叠的方式粘贴在A4纸上，经办人的签名改为发票正面的空白处，A4纸相互间不装订、不粘贴。这样将非常有利于发票或原始单据的快速扫描，提高扫描的效率。

（二）记账凭证应有利于OCR识别

传统的记账凭证不利于OCR识别，需要进行改进。一种有效的做法是将记账凭证的关键信息形成二维码，OCR只需要对记账凭证影像的二维码进行识别，即可获得记账要素，实现影像的自动归类和建立精确索引，降低异常情况，减少人工核对。

（三）建立会计档案影像调阅管理制度

会计档案影像的查询借阅实行审批制度和登记制度，同时应由指定的终端设备进行查阅和打印。会计档案影像所对应的纸质档案进行塑封保存，为了防止篡改、调包、丢失和泄密，纸质档案原则上不允许外借、不进行拆封调阅。

（四）建立有效的信息安全风险防范体系

与传统纸质档案管理相比，会计档案影像化管理面临信息安全风险。会计档案影像化管理在方便检索的同时，也会面临会计档案信息易泄露的风险。在会计档案影像的信息共享中，如果各层级的网络安全防护不足，如局域网内外用户各级访问权限的设置不科学、防火墙的更新不及时等，将会给黑客提供可乘之机，盗取相关会计资料。此外，存储介质是会计档案影像保存的载体，存储介质一旦发生意外损坏或失效，都会导致会计档案影像信息的丢失。因此，在会计档案影像化管理中，需要重视信息安全的建设。一方面包括设置防火墙和各层级的访问权限，避免给黑客提供可乘之机，防止会计信息的外泄；另一方面采取双机热备份的措施防止存储介质的损坏或失效，有条件的高校可实行异地灾备，通过异地备份，可以有效地避免地震、火灾、故障等造成的数据丢失，提高会计档案影像数据抵抗各种可能风险的能力。

（五）加大软硬件设施建设和人才培养

会计档案影像化管理需要软硬件设施的支持，因此需要加大资金投入，建立标准机房并进行实时监控，做到防火、防水和防盗等。同时还需要选择优良的软件供应商，提高软件运行的速度、稳定性和安全性。在会计档案的影像化管理中，会计人员的素质的高低直接影响管理的质量。因此，需要不断提高会计人员的综合素质，培养会计人员的会计、档案管理知识，以及信息技术知识。

四、结语

会计档案影像化管理是指利用信息技术实现各类记账凭证、档案资料和电子交易流水数据的匹配关联影像化存储以及以影像为基础的在线查询和调阅。本文首先指出高校会计档案影像化管理的必要性和可行性，然后介绍了高校会计档案影像化管理工作流程，最后指出高校会计档案影像化管理需要注意的问题：相关票据的粘贴应有利于快速扫描；记账凭证应有利于OCR识别；建立会计档案影像调阅管理制度；建立有效的信息安全风险防范体系；加大软硬件设施建设和人才培养。

参考文献

[1]韩俊仕.云计算环境下高校财务共享服务机制构建[J].财会通讯，2016.

[2]麻玉林.高校会计档案信息化发展探析——以河南大学会计档案信息化建设工作为例[J].现代教育技术，2009.

作者简介：欧阳曼（1989-），女，汉族，湖北黄石人，华南理工大学财务处助理会计师，研究方向：会计信息化和绩效评价；苏运法（1957-），男，汉族，河南清丰人，华南理工大学副总会计师、财务处处长、高级审计师、正高级会计师，研究方向：高校财务管理、会计信息化、计算机审计。