浅议土地档案管理中的信息化建设

梁英

摘 要：由于我国国土面积庞大，能够加以利用的土地类型种类较多，管理的工作量和信息量都比较大，如果按照传统的纸质档案管理方法，不仅需要占用较大的管理空间，档案管理效率也不高，容易造成档案混乱和丢失。随着科学技术的不断发展，信息化管理成为土地档案管理的必然趋势。本文分析了现阶段我国土地档案管理的现状问题，探讨了我国土地档案信息化管理的有效途径。

关键词：土地档案；档案管理；信息化建设

前言

土地档案是国土资源管理部门在土地资源开发、利用的过程中形成的一系列的文字、圖表、音像等资料，记载了土地资源开发、利用的全过程，包括土地调查、土地勘测、土地登记、土地规划、土地承包、土地流转、土地纠纷解决等内容，其可分为地籍管理档案、建设用地档案、土地监督管理档案、土地利用规划档案等。正作为记录土地各种信息的土地档案，具有不可或缺的保存价值和应用价值。随着国土资源事业的深入发展，土地档案管理工作逐步在各级国土资源部门推广开来，土地档案在国土资源管理工作中的作用也越发举足轻重。

1 当前土地档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 对土地档案作用的认识不足，不重视信息化的建设

土地档案的管理不能直接的产生经济效益，而且费时、费力，导致领导者的档案管理意识薄弱，档案管理的价值常常被忽视，工作上敷衍了事。部分领导对档案作用的认识不足，没有把土地档案管理工作放在其应用的高度来抓，档案管理的信息化建设就更无从谈起。

1.2 档案管理人员的信息技术水平有待提高

近年来，土地档案管理工作的重要性愈发凸显，部分国土资源管理部门开始重视信息化建设，实施土地档案的数字化管理。但由于部分年龄偏大的工作人员信息技术水平较低，难以在段时间内适应新的档案管理模式，应用计算机管理土地档案的效率甚至低于传统方式，数字化管理模式受到排斥，降低了土地档案信息化建设的速度。

1.3 硬件设施和软件资源欠缺

土地档案的信息化管理需要借助良好的计算机硬件和软件系统的支持。目前，部分基层部门设备陈旧老化、配置较低，使得国土资料归档、储存处于尴尬的境地。另外，由于电子档案管理理论的不成熟，目前国内研制的档案管理软件呈现出一些问题：首先，大多是单机版的电子档案管理软件，支持网络环境的不多；其次，大多是软件的开发平台、工具比较陈旧；然后，大多是针对某一特定种类档案的管理，不具备通用性；还有，大多是对已经归档的档案进行管理，忽略了归档过程的自动化；最后，大多是对纸质档案的计算机辅助管理，由于电子文件有不同于纸质文件的特性，所以电子文件的计算机管理应有不同于纸质文件管理的方法，其系统管理的数据、工作流程、功能等都将有所改变。软件功能缺陷或不够人性化难以满足土地档案管理数字化的需求，给信息化建设带来了一定的困难。

2 土地档案管理信息化建设的策略

2.1 强化档案意识。土地档案管理是土地资源开发和利用的依据。各级领导应重视、关心、支持档案工作，进一步提高对档案工作重要性的认识。一是要加强档案宣传，做好《档案法》和《档案法实施办法》等法规的宣传，让档案工作的重要性深入人心；二是要加强对档案工作的领导，切实把档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，及时分析研究解决档案工作遇到的问题，并把档案工作列入本部门年度考核范围，为档案事业的发展创造一个良好的内部环境。

2.2 加强基础设施建设。开发或引进先进的档案管理软件。信息化管理离不开基本的软硬件设施，因此国土资源部门应该加大投入，为土地档案实现信息化管理创造一些基本条件，而不能因为土地档案管理部门目前不产生较大的经济效益就舍不得投资。计算机的普遍应用，使得土地电子档案数量大幅增加，相应的管理方法也需要改变，之前的硬件设备和粗放的管理模式都已经不能满足土地档案资源现代化管理的需求。这就需要提高计算机硬件水平，添置高性能的服务器和终端设备。更重要的是要结合土地档案管理实际工作开发或引进与之相适应的档案管理软件，如专业的土地档案管理信息系统，全面推动土地档案管理信息化建设。

2.3 培养现代化管理人才，促进档案管理现代化。作为一项科技含量较高的工作，土地档案信息化建设应该将信息技术人才的开发放在首要位置，以此来确保土地档案的价值充分展现。要做好技术人才的引进，富有责任心、事业心并且专业技术水准较高的人才引入，为技术人员营造出一个合适的发展空间，以此来保障技术人才进来之后能够留得住、用得好，可以有长足的发展。要做好全员的专业培训，站在实际的角度上将全员的信息化素质提升到新的层次上，以此来促进土地档案管理信息化的建设。

2.4 加强土地档案信息化管理的灵活性。目前，各级国土部门档案已经基本实现了电子档案与纸质档案同步归档，并建立了土地档案信息库，变静态土地档案信息为动态土地档案信息。这就要求除了计算机及其配套设施必须跟上外，土地档案管理人员还要强化信息意识和信息观念，增强土地档案管理的灵活性，克服“等”的思想，开发和利用现有信息资源，不能因为土地档案管理要实现信息化便将现在的所有土地档案材料束之高阁、抛弃不用、一切从“零”开始，而要重视其继承性，要对现有的土地档案资源进行全面的分类检索拷贝，按类储存，逐步地适应。一是将原有的历史档案扫描录入，按照土地关键要素进行归档存储，如宗地和权利人；二是可以将系统业务办理后的结果自动转入档案库中管理。通过这两种方式，可以建立全面的档案数据库。

2.5 提高对档案工作重要性的认识，加大档案宣传工作。做好档案的宣传指导工作，使档案管理的观念深入人心。档案同人民群众的生活息息相关，了解档案知识，树立档案观念，需要加强档案专业知识的学习，档案工作者在加强档案业务知识及法律法规知识学习的同时，还要加强档案的宣传指导工作。档案工作者要加大档案知识的宣传，增强人民群众的档案观念，使依法管档的观念深入人心。国土地籍管理档案直接关系到人民群众的切身利益、农村宅基地用地建设、城市化进程中的拆迁改造等等，都要利用到大量的档案资料，了解档案，利用好档案，可以更加合理地保护自身利益，促进各项工作更好开展，避免出现大的问题及纠纷，促进社会和谐发展。

结束语

土地档案是土地管理工作的一项重要的基础工作。土地管理工作各项业务建设都离不开土地档案，尤其是在转变土地利用方式和深化土地管理改革的新形势下，土地档案的信息化建设在土地管理工作中的意义愈来愈重要。只有把档案管理与信息化相结合，才能用信息化建设思想统揽全局，才能实现档案管理历史性的跨越，才能更好的适应当代社会日趋激烈的信息化“战争”，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展。而土地管理信息化将彻底改变传统以手工为主的耗时耗力的管理模式，使其更好的为土地档案资源管理人员服务，为我国国土资源的发展做贡献。

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