如何做好人才流动环境下的人事档案服务工作——从曾三档案服务观谈起

周勇娟

（长沙师范学院 长沙 410100）

如何做好人才流动环境下的人事档案服务工作
——从曾三档案服务观谈起

周勇娟

（长沙师范学院 长沙 410100）

重点研究曾三档案学思想中有关档案服务观的思想和观点，紧密结合当前人才高速流动的时代背景，从档案收集、档案信息服务、档案专业人员培养等方面，探讨如何利用曾三档案服务观思想指导当下的人事档案服务工作，解决当前人事档案服务工作中所存在的一系列问题。

曾三 人事档案 人才流动 档案服务

曾三同志是我国著名的档案学家，是新中国档案事业的开拓者和杰出领导人，他在领导我国社会主义档案事业的实践中，形成了一系列关于档案和档案工作的思想和观点，包括他的档案哲学观、档案社会观、档案价值观、国家档案观、档案科学观、档案人才观以及档案服务观等，组成了他的档案学思想理论体系。这些理论不仅对我国社会主义档案事业的创建与发展作出了开拓性的伟大贡献，同时对我国现在及将来档案事业的发展也具有重要的指导意义。

在人事档案管理方面，人才的大范围高速度流动使得当前人事档案管理工作面临许多新的挑战，为进一步了解人事档案服务工作，做好人才流动环境下的人事档案服务工作，恰逢曾老诞辰之际，笔者重拾《曾三档案工作文集》，重温曾老给我们留下的系统的档案学思想，试图结合当下的人事档案服务工作实践，探寻曾老档案服务观的真谛，更好地做好新时代的人事档案服务工作。纵观曾老关于档案服务的相关观点和思想，笔者主要从档案的收集与整理、档案利用以及档案人才培养三个方面分析曾老档案服务观对当今人事档案服务工作的启示。

一、“收集是为了更好地服务”

收集工作是档案工作的起点，提供档案为党和国家各方面工作服务是档案工作的目的。曾三同志指出，“档案工作的根本目的在于使用或利用档案材料”[1]16，“档案的收集是为了更好地服务”[1]74。反过来，要做好档案的服务工作，首先就要做好档案的收集工作，特别是经济高速发展带动人才频繁流动的今天，人事档案材料的收集工作显得尤为重要。

及时、完整地将人员的人事档案材料收集归档是做好人事档案服务工作的前提。在人才流动频繁的环境下，人员的流动性加大，有的人员在单位工作一段时间就辞职了，有的甚至在人事档案还没有到达单位之前人就已经再次流动了，这些情况的出现和增多直接导致了人事档案材料的收集工作难度加大。而传统的人事档案收集一直都是采用档案管理部门被动接收各职能部门移交的人事档案材料的方式进行。虽然档案收集工作的主体在各职能部门，但是在各职能部门，档案的收集工作却不仅不是他们的主要工作，甚至被认为是最不重要的一项工作，这就导致各职能部门对档案收集工作重视不够，在档案的收集过程中可能会出现档案材料收集不及时、不完整等现象。

那么，如何及时做好人事档案材料的收集工作呢？笔者认为，首先应该制定档案收集制度，明确各职能部门在人事档案材料收集工作中的具体职责。档案管理部门要制定出具体的人事档案材料的归档范围、归档时间及对归档材料的质量要求等，用制度来规范各职能部门的档案收集工作；同时还应将各部门的档案收集工作情况纳入到部门和部门领导的年终考核当中，档案工作完成的情况直接与部门和部门领导的绩效工资挂钩，以此来提高各职能部门领导的档案收集意识，从而达到提高档案材料质量和归档实际效率的目的。

其次，档案工作人员也应该改变过去被动接收档案材料的做法，走出档案馆（室），积极主动地去发现档案、收集档案。更重要的是，档案管理部门应该派人指导各职能部门的档案收集工作，定期跟踪和监督各职能部门的档案收集工作进程，做到及时发现问题、解决问题，并督促各职能部门将处理完毕的档案材料及时移交档案部门归档。

再次，在追求人事档案的收集数量和速度的同时，档案管理部门还应该及时对收集到的人事档案材料进行鉴定和整理。曾三同志曾说过：“如果把档案工作看做只是保管文件，而不去进行整理、鉴定、统计和搜集，便谈不到利用档案材料，这样的保管就没有意义，并且也就不可能把文件保管好。”[1]72对收集归档的人事档案材料，档案部门要本着实事求是的原则，认真鉴别，严格审查，遇到与原档案材料出入较大的信息时，应该及时进行核实，发现伪造、假冒的归档材料应该及时进行查处；同时，对人事档案的各项材料还应该定期进行统计，及时做好查漏补缺，确保人事档案信息的准确和完整，为人事档案服务工作打下良好基础。

二、“要把档案服务工作做‘活’了”

1956年，曾三同志在全国档案资料工作先进经验交流会上对一些档案室为了使更多的人来档案室（馆）利用档案，对档案资料进行宣传和介绍，实行“送卷上门”等档案服务方法进行了表扬，并提出要更好地做好档案的服务工作，就必须要把档案工作做“活”了[1]95。而在人才流动性极大的今天，人们对人事档案的重视程度大大降低，很多人对人事档案的重要性认识不够，“弃档族”大量出现，“死档”越来越多。这些现象的出现直接增大了流动人员人事档案管理的难度，同时也加大了社会和用人单位在人员招聘和任用时的负担，制约了流动人员这一巨大人力资源的充分利用，对我国市场经济建设的健康有序发展产生了不可估量的消极影响。要减少和避免这些问题的出现，笔者认为现今的档案管理部门更应该把人事档案服务工作做“活”了[2]188。

首先，针对人们的人事档案意识淡薄的现状，档案管理部门应该加大对人事档案的宣传力度。对于“弃档族”中人数较多也更集中的群体——高校毕业生群体来说，高校档案管理部门应该通过举办讲座、请辅导员和班主任在班内进行宣传等方式，在学生毕业前让他们充分认识到人事档案的作用，特别是“弃档”、“死档”对他们今后工作和生活带来的不便等，使学生知晓其中的厉害关系，改变学生对人事档案的无所谓的态度；而对于社会上的那些流动快、分布上更为分散的群体来说，档案管理部门应该充分利用一切可以利用的社会舆论工具，大力宣传人事档案的重要性，使人们认识到在市场经济环境下，人事档案仍然与自己息息相关，提高人们对人事档案的关注度和重视程度，从而减少因工作流动而导致的“弃档”问题。

其次，档案管理部门在人事档案服务工作中更应该创新服务方法，简化服务程序，加快服务速度，提高服务质量，真正做到便民、利民，使人们不会因为处理人事档案的不便而造成“弃档”。为适应当今网络化普及、人们生活节奏加快的大环境，笔者认为人事档案服务工作也不能再墨守成规，而应该充分利用当今先进的设备和技术手段，构建人事档案信息计算机管理系统，实现传统纸质档案向数字化档案的转变、传统手工管理方式向网络化管理方式的转变。档案管理部门应当建立人事档案信息数据库，对人员履历、干部身份、职务任免、职称评聘、工资异动、奖惩记录、家庭成员及主要社会关系等进行全面的记录和分析。对于那些利用频率较高、较易磨损，同时利用价值又高的档案材料，可通过对原件进行扫描的方式传输到计算机中，以进一步完善人事档案信息库。通过数据库，可以进行人员信息的查询、检索、统计与分析，并可生成各种名册和表格，大大提高人事档案服务工作的效率和质量。

再次，在实现人事档案数字化转变的基础上，档案管理部门还应搭建人事档案信息网络服务平台，通过网络服务加大人事档案信息的开放程度。档案管理部门通过对人事档案信息的分级管理提供便民服务，对于那些可自由查阅的人事档案信息，档案部门可在各地的人才服务中心设立人事档案查档室，把不属于个人隐私内容的人事档案材料录入计算机，并通过网络及时进行补充和更新，实现人事档案信息的网络化管理和半开放形式向社会开放，方便流动人员随时随地查询，打破传统档案服务的地域和时间限制，提高档案服务的效率[3]118。

另外，在人事档案服务的技术方法上，我们还应该与国际接轨，积极学习国外先进的人事档案管理方法。曾三同志说过：“我们对学习的态度要……认真地、批判地吸收外国的先进理论和先进技术，执行‘向先进学习’、‘洋为中用’的方针。”[1]79在人事档案服务的技术方法上，一些发达国家走在我们的前面，我们应该学习其优点，如美国的每一个公民都有社会安全号，每一个成年人都有一个社会保险号，类似于中国的身份证号码。通过社会安全号，任何银行、用人单位或业务对象都可以付费查询到一份由国家信誉局为该公民出具的信用报告；通过社会保险号可以追踪公民保险金的缴纳情况，以此作为日后领取退休金、老年医疗、退役军人收益等各种社会保障的凭证。笔者认为，我国的人事档案服务也应从国家层面的大框架下进行整体的设计，建立全国人事档案的通用数据库，并加快局域网、广域网和互联网的“三网”建设，真正做到全国人事档案信息的共享，最大限度地满足人才流动和社会发展的需要[4]17。

三、“加强档案人才队伍的建设能更好地促进档案服务工作”

曾三历来重视档案人才队伍的建设，他说“加强档案人才队伍的建设能更好地促进档案服务工作”[1]279。为了培养档案人才，他先后力促了中国人民大学档案管理系和全国档案学会的成立。在具体的人才培养方针上，曾老要求档案工作者必须具备又红又专的素质。他曾说过：“国家的档案工作是为社会主义革命和社会主义建设服务的，是政治性的工作，也是科学性的工作，作为一个档案工作者，不红是不行的，不专也是不行的。”[1]79

首先，档案工作作为一项政治工作，要求档案工作者应该对自己所扮演的角色有明确的定位。在人事档案工作的实践中，档案工作者往往要处理很多领导干部的人事档案材料，由于行政级别的差距，有些档案工作者在处理高级别领导干部的人事档案问题时，往往不敢提出异议，对一些违规行为也睁一只眼闭一只眼。笔者认为，档案工作作为一项政治工作，档案工作人员要有强烈的责任心，要将档案工作上升到为党和国家负责的层面，特别是在处理人事档案工作时，更应该严格按照国家法律法规和档案工作程序进行，不能因为磨不开面子、怕得罪人而违反档案工作纪律，给国家和社会建设造成损失，自己最终也会替别人背黑锅。曾三同志曾经说过，“档案工作人员都应该对自己的工作有正确的认识”[1]22，“党把我这样的人分配来做档案工作，就是因为党的事业需要我，因此我就应该下决心做好这一工作，并且做一辈子”[1]242。曾老的教诲既是对全体档案工作者的肺腑之言，又是对他们的殷切期望。

其次，档案工作作为一项科学性工作，要求档案工作者必须不断学习，广泛涉猎各方面知识，努力提升个人的业务水平。档案工作是一项科学性的工作，特别是科技高速发展的今天，传统的档案管理模式已经向现代化的网络管理模式进行转变，特别是在人事档案管理领域，人事档案的数字化管理和服务已经成为一种发展趋势，而影响人事档案信息化服务效果的最终决定因素是人，档案管理人员素质的高低直接决定着人事档案信息化服务目标的实现。人事档案信息网络化服务目标的完成不仅要求档案管理人员具备相当扎实的档案专业知识，同时还要求他具备一定的计算机操作和信息处理、网络通信、外语、法律等多方面的技能和知识，未来最理想的档案管理人员应该是知识体系结构全面、一专多能并具有创新精神的复合型人才。因此，各档案管理部门既要重视对原有档案管理人员的培训和提高，又要大量吸收那些既有一定的档案管理知识同时又具备其他相关知识和技能的复合型人才，为档案界注入新鲜的血液，以适应人才大量频繁流动的社会现实和人事档案信息化、数字化管理的需要，减少人才流动过程中“弃档”问题的产生，推动人事档案工作特别是流动人员人事档案工作的发展，使其更适应市场经济发展的趋势[5]49。

作为一名档案工作者，我们不应忘记曾老对档案工作及档案工作者重要性的评价，更应牢记曾老对档案工作者的要求，结合当下时代的变化，继承和发扬曾老的档案学思想和理论，不卑不亢、不骄不躁，认真做好新时代的档案管理和服务工作。

[1]曾三.曾三档案工作文集[M].北京：档案出版社，1990.

[2]李艳红.人才流动背景下人事档案管理问题探讨[J].山西青年，2016（21）.

[3]姚春华.人事档案数字化管理探讨[J].兰台世界，2016（4）增刊.

[4]林苑纯.中美人事档案管理之比较及启示[J].兰台世界，2011（2）.

[5]张艳.人事档案信息化管理研究：以广东为例[D].华南大学，2011.

G273.5

A

2016-12-01

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.20

湖南省档案科技项目“人才流动环境下人事答案信息云服务模式研究”（项目编号：2016-H-11）。

周勇娟，长沙师范学院档案室馆员，研究方向为档案管理。