数字化背景下声像档案管理的难点及对策

周成龙

（中共辽宁省委办公厅 沈阳 110006）

数字化背景下声像档案管理的难点及对策

周成龙

（中共辽宁省委办公厅 沈阳 110006）

网络信息技术的发展，使人们的生活方式和生产方式得到很大程度的改变。在网络信息的影响下，传统的档案管理已经跟不上时代发展潮流，急需要利用网络信息实现现代化的档案管理。尤其是针对一些声像档案，本身管理难度就比较大，加之管理方法不到位，制约了声像档案管理整体水平的提高。本文以数字化为背景，研究声像档案管理过程中遇见的难点，并针对难点提出针对性的解决办法，为声像档案管理更好发展奠定坚实基础。

数字化背景 声像档案管理 难点对策

声像档案一般是通过声音和图像的方式来对事物进行直观的描述，给人一种更加直观的感受，与传统的纸质档案相比，其更具有准确性。当前人们已经步入到信息化时代，网络技术成功地被应用到人们生活中的方方面面。声像档案管理作为一个单位中最基本的工作，需要发挥基础性的作用，只有这样才可以提高声像档案的利用率。

一、数字化背景下声像档案管理研究背景及意义

1. 数字化背景下声像档案管理研究的背景概述。计算机信息技术革命从20世纪五六十年代就已经开始，经过几十年的发展，经济、政治和社会的发展都受到了技术革命带来的影响，信息技术的快速发展使人们进入到信息时代，当前不管是哪个国家，哪个行业都需要面临信息革命带来的压力。正是由于信息技术的出现和发展，档案管理事业发展到了一个新的阶段，虽然也面临着不小的挑战，但同时也有新的发展机遇。人们如果依然采用传统的管理方式，逃避发展，拒绝变革，那么档案管理的一系列工作必定长久地停留在最初的阶段，最终只能被社会所淘汰。为了避免这一现象的发生，需要不畏艰难，锐意改革，这样才可以在数字化背景下，充分发挥档案的作用。

21世纪初，我国专门出台了关于以现代化的方式管理档案的文件，并首次明确提出要加快现有档案的信息化管理进程，在北京、上海等地区也开展了一系列的试点，积极推动现代化档案管理进程[1]99，但由于当时信息化发展程度还不深，仍然无法大范围地应用。因此，我国根据当时的实际情况进行分阶段和分步骤的实施，首先在国家层面的档案馆以及较发达的城市档案馆开展数字化工作试点，将一些比较重要的录像、录音资料和照片以及文字资料实现数字化，另外也在档案馆内建设专门的数字化综合应用平台。然后再在其他地区开展档案数字化管理，充分借鉴第一阶段的数字化档案管理经验。

2. 数字化背景下声像档案管理研究的意义。声像档案管理对于一个单位而言是所有管理工作中最为基础的管理工作。之前在信息技术还比较落后的阶段，档案管理者一般会通过对档案的载体进行区分来划分实物档案和纸质档案。声像档案通常情况下会被归类到实物档案进行相应的管理。声像档案也可以进行进一步的划分，比如它包含图片档案、录像档案和录音档案。声像档案的划分依据主要是我国某些学者编写的论著。当前人们的生活方式改变的同时，思想观念也发生了一定程度的变化，不少档案部门更倾向根据声像档案的具体用途对声像档案进行区分，但是管理方法却依然是按照传统纸质档案的管理方法。

网络信息技术的发展和进步，是以计算机和通信技术的发展为代表，迅速发展并被广泛应用在各个领域内，当然传统的档案界也受到了不小的影响。声像档案作为档案中的一种，也受到信息技术的影响和冲击，具体表现在两个方面：第一，数字信息技术的发展使得更多不同种类的数字资源得以出现，对以传统载体为基础的声像档案产生了巨大的影响，而且随着时间的推移，会逐渐将这些实物声像档案代替；第二，为了更好地应用数字化对声像档案进行管理，相关的档案管理人员需要学习相关的数字化方法，对档案进行数字化的处理，将传统的声像档案转变为数字化的档案模式，进而由计算机进行统一的管理。从根本上说，这两点是一致的，虽然是从不同的出发点出发，但是两者之间的结合是具有重要意义的。

二、数字化背景下声像档案管理发展中的难点

在国家机关、社会组织以及相关的个人在文化、政治、经济、军事、科学技术等活动中所形成的具有保存价值的图片、录像和录音等资料，并且以相对应的文字说明记录的资料，就是声像档案，其保存的主要载体是感光材料或者是磁性材料，常见的表现形式则是唱片、磁带、图片等，所产生的来源是生活和工作中的各个方面[2]12。

在日常的管理中，单位声像档案中所记载的都是和本单位或者是本行业相关的珍贵资料，它通过形象、生动的方式来记载着相关的活动。声像档案和传统的纸质档案在某些方面具有相似之处，都具有实时查阅和使用的功能。但是与传统的纸质档案相比，声像档案还具备一项特殊的优点，那就是直接性和形象性。声像档案和纸质档案都是单位档案管理过程中的重要构成部分。随着信息化技术的发展以及单位自身的发展，相关的声像档案数量不断增加，类别也变得更加多样化，档案管理工作人员更是将声像档案管理作为管理工作中的重点，但是在具体的管理过程中仍然存在不少的难点，具体表现如下。

1. 对声像档案缺乏正确的认识。虽然声像档案对于单位管理工作和未来发展意义重大，但是不少单位和管理者仍然没有对声像档案形成正确的认识。不少单位的档案管理中虽然有大量的图片保存但是对于这些图片却没有进行及时有效的分类和处理，甚至一些照片和底片经过长时间的存放变得模糊不清。与声像档案相关的信息更是变得模糊不清，或者本身表述不准确没有得到及时的纠正。这些不正确的做法都会使单位档案管理中的声像档案得不到妥善保存，进而使档案应有的价值逐渐丧失得不到有效发挥。对于一些视频和音频档案，损毁的情况则更加严重，有的声像档案虽然得到保存，却大量散落在个人的手中，相关的档案管理部门并没有对档案进行重新的收集，使这些散落的档案面临无法归档的风险。

2. 缺乏有效的管理制度。根据统计资料显示，当前绝大多数的档案部门只有针对纸质和实物传统档案的管理制度，在声像档案管理方面还缺少完整有效的制度，无法做到有效、科学和统一的管理[3]219。有的单位虽然意识到声像档案缺乏有效管理制度，也建立起专门的管理制度，但是在实际的管理过程中却难以贯彻落实下去。之所以无法得到有效落实，最主要的原因是没有制定针对性的强制措施，这就导致管理办法最终变成了一纸空文。声像档案的管理人员在管理过程中必然会呈现出一种无序自由的管理状态。甚至还有一些不负责任的管理人员为了方便省事，用一盘录音带反复记录不同的活动，导致很多珍贵的资料都没有得到及时的保存，这种现象的出现为单位以后的发展带来了不可估量的损失。因此，如果对声像档案管理缺乏行之有效的制度，必然使档案资源得不到最大限度的开发，最终也无法实现档案的开发和应用。

3. 声像档案管理人员综合素质不够。声像档案管理质量的好坏很大程度上和管理人员的素质相关，但是就声像档案管理现状来看，相关的管理人员素质参差不齐，大多数的管理人员并没有学习过专门的档案管理知识，完全依照自己的工作经验，因此业务水平十分有限。尤其是随着互联网的普及，对档案管理工作提出了更高的要求，但是档案管理工作人员对于多媒体知识了解的却很少，这就造成了档案管理事业得不到有效发展。另外由于管理人员对声像档案没有形成正确的认识，所以仅仅把上级领导的文件等作为主要的档案，而一些会议资料等只是进行简单的存放和记录，并没有将其上升为档案进行更加严格的保护，致使不少珍贵的资料得不到及时有效的保护，而被遗失，对声像档案的进一步开发和应用起到了阻碍作用。

4. 过于重视硬件设施。过于重视硬件设施，指的是不少单位在档案管理的过程中，将所有的工作重心放在更新和采购设备上，购买了不少的声像录制设备[4]73-74。在声像档案管理的软件开发管理方面却没有足够重视，导致专业化的管理系统得不到专业人员的维护，或者是设备使用人员频繁变动，致使相关的管理设备得不到及时有效的应用，最终无法使档案得到长久的保存。

5. 保管条件差，开发程度低。声像档案和传统的纸质档案管理相比，需要更加严格的环境，比如清洁度、湿度和电磁辐射等都需要满足一定的标准，但是根据调研结果显示，不少单位对于声像档案的管理并没有进行区别化对待，而是和传统的档案进行混合放置，进而使声像档案得到不同程度的损害，声像档案的完整性遭到破坏[5]247-248。与此同时，不少声像档案在采集和整理之后就被封存起来，其功能得不到有效发挥，仅仅限于被查阅，其他相关的功能和服务得不到满足。

三、数字化背景下解决声像档案管理难点的措施

1. 图片管理实现数字化。声像档案中的图片分为已经归档的纸质照片和数码照片，对于前者，如果数量比较大的话，可以使用扫描仪来进行不同批次的扫描，而且标明地点、人物、时间等相关的信息。后者在原则上是不用进行处理的，因为它可以起到原始凭证的作用。利用数码相机所拍摄的照片可以利用数据线将其传输到电脑上，或者是存储在某个特定的硬盘中。以电子文档形式作为保存载体的图片，可以根据用户自身的实际需要，随时进行图片的打印。对于一些长时间存放致使出现损坏的照片，可以利用修图软件对其进行修复，进而达到最好的效果。图片在转化成电子档案之后就不用担心因为翻阅次数多而使其遭受损害现象的发生。

2. 光盘、录像带等实现数字化。声像档案中还有一部分是以传统载体为基础的档案，对于以录像带和光盘为代表的档案可以充分发挥计算机技术的作用，将信息转化为数字信息，进而存入到计算机硬盘中，以此便可以进行长时间的保存。通过数字化的管理方式对声像档案进行管理，可以更加快捷和方便。将传统的声像档案转化为电子档案之后可以在接收电子档案的同时为接收的每一份文件编制出唯一的文件号码以及独一无二的档案号和分类号。另外，在声像档案归档的过程中也可以在相关技术允许的前提下，为用户提供全面的检索工具，便于他们进行检索和查询，这样用户在查阅自己需要的相关资料时，只需要根据文件的主题词和文件号就可以查阅到自己需要的文件，使档案管理人员的工作强度大大降低。

3. 声像档案保管实现数字化。单位在声像档案数字化管理过程中需要充分重视相关管理技术和设计的实际应用，可以成立专门的研究小组对声像档案的数字化转化进行深入的研究和界定，并且对相关的人员分工标准和原则进行进一步的明确。与此同时，单位还需要制定出声像档案保管数字化的时间表，这样可以针对转化过程中出现的问题进行及时的处理。同时进行定期的转存处理和复制工作。在实际的档案管理过程中要积极采用多种形式的数字保存技术，使声像档案得到长久保存。

4. 强化培训，建设专业化的管理队伍。声像档案管理工作本身就需要较强的技术性，再加之声像档案的数字化转化，需要具备更加专业化的管理人员。所以，单位需要尽可能采取一切可行的方法，使档案管理人员的专业化水平得到不同程度的提高。建设专业化的档案管理队伍，需要切实做到以下几个方面：（1）领导要对声像档案工作充分重视，在每次重大的活动过程中都应该强调其重要性，并且及时提供相应的经费支持，对于声像档案管理数字化过程中需要的设备等及时更新，为实际转化奠定基础。（2）提高当前档案管理人员的综合素质。通过开展各种培训活动，提高他们的专业知识素养和管理水平，进而建设一支高素质的管理队伍。（3）积极引进高素质的人才。在日常的工作过程中需要积极引进一些档案管理专业人才，使他们的专业价值得到最大限度的发挥。

随着互联网和信息技术的不断发展，人们当前生活在数字化的背景之下。人们生活中的各个方面都离不开互联网，因此声像档案管理也需要做到与时俱进，改变传统的管理方法，以数字化作为管理基础，实现新型化的管理。当前，在声像档案数字化管理过程中依然存在不少问题，比如过于重视硬件设施、管理制度不到位、管理人员素质不够等，所以针对存在的难点要有针对性地加大资金投入，完善软硬件设施，完善管理制度，建设高素质管理队伍，使声像档案工作得到更好的发展。

[1]廖雪泓.数字化背景下声像档案管理问题的探讨[J].新经济, 2016（17）.

[2]张鹏.数字化声像档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学,2014.

[3]康淑莉.数字化背景下声像档案管理的思考[J].剑南文学（经典教苑）,2013（04）.

[4]张晓江.数字化背景下声像档案管理工作的项目研究[J].办公室业务,2012（03）.

[5]王雪飞.数字化背景下声像档案管理的若干思考[J].大众科技, 2011（10）.

Difficulties and Countermeasures of Audio-visual Archives Management Under the Background of Digitalization

Zhou Chenglong
（General Office of Liaoning Provincial Committee of CPC,Shenyang 110822,China）

The development of network information technology greatly changes people's life style and production mode.Under the influence of network information,the traditional archives management can not keep pace with the development trend of times,thus in urgent need of modernized archives management by use of network information.Especially for some audiovisual archives,difficult management,coupled with inappropriate managing methods,restricts the overall improvement of archives management.Based on the background of digitalization,the paper studies the difficulties in archives management, proposes solutions accordingly,aiming at laying a solid foundation for the better development of audio-visual archives management.

background of digitalization；audio-visual archives management；difficulty；countermeasure

G271

A

2017-02-06

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.15

周成龙，中共辽宁省委办公厅档案室馆员，研究方向为档案管理。