浅谈高校档案管理绩效体系的构建

杜玉春 申昌安

赣南医学院 江西赣州 341000

浅谈高校档案管理绩效体系的构建

杜玉春 申昌安

赣南医学院 江西赣州 341000

档案管理是高校管理工作的重要内容，对高校人事管理和学生管理有着重要意义。但是，现阶段，高校档案管理工作中存在着很多问题，档案管理水平有待提升。尤其在现代化管理理念下，高校档案管理需要改进管理方式，积极采用绩效管理，构建管理绩效体系。本文对此进行分析与阐述，并提出体系构建方法。

高校档案管理；绩效；体系

高校档案的管理水平是衡量高校综合能力的重要标志之一，尤其是在当前高校档案作为一种重要的信息资源，在高校建设和发展中的作用将会越来越突显[1]。目前，我国高校档案绩效管理的水平不高、专业人员较少、信息化建设不足，需要高校积极探索构建管理绩效体系的科学方法[2]。研究高校档案管理绩效体系的构建不仅能够提高管理水平，而且对高校建设有着深刻的现实意义。

1 我国高校档案绩效管理现状

首先，绩效管理水平较低。国大多数高校的绩效管理都处于绩效评估阶段，缺乏专业的评估标准，只能按照上级制定的考核表对管理人员的业绩、勤奋程度、能力等进行评估，并对档案管理状况分为合格、不合格、优秀这三个档次。在这种情况下，很多高校将绩效管理看成一种形式，绩效管理并没有真正实施；其次，专业人员较少[3]。很多高校都在档案管理岗位安排本校的关系人员或闲散人员，档案部门的人事调动权归高校掌握，导致高校缺乏专业的档案管理人员，档案管理人员的业务素质不高，无法适应高校的档案管理工作；再次，信息化建设不足。虽然我国大多数高校档案管理部门都建立了信息管理系统，为档案管理工作提供目录检索、查档服务等工作。但是，高校的档案管理工作还没有实现全数字化，部分高校的档案管理工作仍处于信息化建设的初级阶段，对实体档案的依赖性较强；最后，档案利用过于被动[4]。很多高校的档案都是被放在冰冷的档案库房，利用价值不高。并且，高校档案的利用过于被动，只有在其他部门需要档案信息的时候，档案管理部门才会提供档案利用服务。

2 高校档案管理绩效不佳的原因

2.1 管理意识和管理手段滞后

部分高校领导人员缺乏对档案管理工作的重视，忽视了档案管理工作在高校建设与发展中的重要性，缺乏档案管理意识，没有真正发挥档案的价值。并且，部分高校缺乏对档案管理工作的正确认识，认为档案管理工作就是档案收集、整理、分类、保存等，忽视了档案对高校教学科研和人事管理的重要性，缺乏对档案管理工作的物力和财力投入[5]。甚至有些学校认为档案就是没有应的废纸堆，没有任何使用价值。在这种情况下，高校缺乏对档案管理的整体规划，没有积极运用现代化的管理手段进行档案管理，管理意识和管理手段滞后。

2.2 绩效管理被绩效考核所代替

档案绩效管理是系统的管理工程，拥有完整的管理环节，而绩效考核知识档案绩效管理的环节之一，是对档案绩效管理工作的检查。但是，很多高校将档案的绩效管理视为绩效考核，只重视绩效考核的开展，而忽视了绩效管理目标、绩效管理手段等工作，绩效管理被绩效考核所代替。

2.3 传统人际关系的阻碍

很多高校的档案管理工作受到高校人际关系的影响，档案管理的方法和策略受到上级领导的指示，甚至有些学校根据学校领导人员的命令开展档案管理工作[6]。在这种情况下，很多高校档案管理人员都会向高校领导人员进行受贿，而高校领导人员碍于面子和人情，没有对不合格的档案管理人员进行处罚，导致档案管理绩效不佳。

3 高校档案管理绩效体系的构建策略

3.1 制定科学的管理绩效体系目标

高校档案管理工作主要承担着高校档案实体管理和档案行政管理职能。而高校实体档案管理和档案行政管理主要包括组织管理、保管保护、基础业务和档案利用这四个方面。其中，组织管理主要包括制度建设、队伍建设、管理体制建设等内容。高校档案管理应积极明确组织管理的目标，开展制度化和常态化的绩效管理模式[7]。保管保护管理主要包括装具设备管理和档案用房管理这两个方面。高校档案管理应积极明确档案保管保护的设备指标和档案室指标。基础业务管理主要包括是收集、整理、保管、统计等。高校档案管理应明确档案基础业务的管理目标，积极采用现代化管理手段，保证档案收集和整理的质量。档案利用服务应积极树立主动服务目标，积极向高校各部门推送档案利用服务，积极优化档案利用的效果，提高档案的利用价值[8]。另外，高校档案管理工作应积极重视档案的人文教育功能、思想教育功能、社会服务功能和学校服务功能，积极树立档案的人文教育目标、思想教育目标和学校社会服务目标。

3.2 明确绩效考评指标

档案管理绩效体系的构建应积极明确绩效考评的指标。而绩效考评的目标主要包括组织管理指标、档案保管保护指标、基础业务建设指标、档案利用指标和档案信息化建设指标这几个方面[9]。其中，档案组织管理指标主要包括管理体制、队伍建设、履行职务和制度建设这几个方面的指标，高校应积极明确档案管理体制、管理队伍、管理制度等方面的考核指标。档案保管保护指标主要包括档案用房指标和装具设备指标[10]。基础业务指标主要包括档案收集归档指标、整理编目指标、保管移交指标、统计坚定指标等。档案利用指标主要包括档案编研指标和提供利用指标[11]。信息化建设指标主要包括设备配置指标、信息建设规划指标和网络软件指标。

3.3 加强绩效管理与薪酬体系的联系性

高校档案管理绩效体系的构建应加强绩效管理与薪酬体系的联系向，充分利用档案绩效考核结果，使档案绩效管理与档案管理的其他环节相衔接。例如，高校可以将档案绩效考评结果作为管理人员晋升、奖金和薪酬的重要依据，将绩效考核与激励机制相结合，激发管理人员的积极性，进而构建完整的管理绩效体系[12]。

总之，高校档案的管理水平是衡量高校综合能力的重要标志之一。尤其是在当前高校档案作为一种重要的信息资源，在高校建设和发展中的作用将会越来越突显。目前，我国高校的档案管理体系还有待进一步提高。绩效管理作为当今世界最先进的管理理论之一，其逻辑严谨、程序周密，将其引入档案工作中，为档案事业注入新鲜血液[13]。实施档案工作绩效管理，客观、公平、合理地评定档案工作各级组织特别是员工的绩效，对提高档案人员自身素质和业务能力，有良好的促进作用，同时促进档案工作整体水平的提高。

[1] 朱玉媛，牟凯旋.面向公众需求的档案服务绩效评估——基于绩效棱柱的评估模型构建与运行[J].档案管理，2014，12（4）：11-12.

[2] 王茂跃.应当正确认识高校档案馆的性质[J].档案，2014，21（3）：110-112.

[3] 吕元智.我国公共档案馆服务绩效评价研究现状分析[J].档案学研究， 2014，14（7）：8-10.

[4] 童雁.新时期档案馆工作的绩效管理及对策探讨[J].湖北档案，2015，12（11）：45-46.

[5] 童庄慧.论高校档案管理的绩效评估[J].档案时空：业务版， 2015，36（5）：78-79.

[6] 石立铭，宋红卫.绩效考核在档案部门的运用[J].档案管理， 2015，32（8）：89-90.

[7] 童雁.新时期档案馆工作的绩效管理及对策探讨[J].湖北档案，2016，34（6）：24-25.

[8] 童庄慧.论高校档案管理的绩效评估[J].档案时空：业务版，2016，22（6）：56-58.

[9] 石立铭，宋红卫.绩效考核在档案部门的运用[J].档案管理，2016，12（4）：10-12.

[10] 刘萌.档案人员绩效考评的思考[J].档案学通讯，2016，42（4）：35-36.

[11] 邱少雄.上下联动促目标管理 全面提升档案馆整体水平[J].广东档案，2016，56（9）：45-46.

[12] 高霏.浅谈档案机构管理中的绩效考核[J].四川档案，2016，49（7）：8-10.

[13] 张双.绩效管理理论溯源[J].商场 现代化， 2017，126（4）：178-179.

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