提高档案管理科学化水平的路径选择

寇小琴

(吕梁教育学院，山西 吕梁 033000)

【教育管理】

提高档案管理科学化水平的路径选择

寇小琴

(吕梁教育学院，山西 吕梁 033000)

对档案实施管理，可以对重要资料以及历史信息进行有效保护，保证信息资料能够被完整保存下来，使资料中的价值信息能够得到合理运用。但目前档案管理工作还存在着一定的问题，工作开展效果仍然有待提高。本文将以档案管理问题分析为切入点，对该管理工作科学化水平强化路径进行深入探究，旨在提高国内档案管理整体水平，成功带动档案管理事业的发展。

管理制度；档案管理；科学化水平；信息资料

国内一直在对档案管理工作进行着调整与优化，档案信息化管理手段也在不断推广之中，管理工作正在朝向良好方向进行着发展。而强化档案科学化管理水平，作为现代管理工作中的重要任务之一，也是业内人士重点关注的内容。但由于该项工作是以原有档案管理为基础的，因此想要对管理工作科学化水平进行提升，管理人员首先应对管理工作存在的问题与不足进行明确，以便制定出针对性的管理方案。

一、档案管理工作存在的问题

(一)重视程度有待提高

虽然社会各界都已经认识到了档案管理的重要性，但部分单位及地区还是没有对档案管理工作予以足够重视，往往会将工作精力集中放在单位与地区发展与经济水平提升方面，对于档案管理工作有所忽略，导致信息资料收集、保存、管理以及其他方面都出现了一定的问题，档案信息完整性与真实性都没有达到相应标准。同时由于重视力度不足，管理机构也没有对用户真实需求进行深入性分析，使得档案事业发展受到了直接阻碍。

(二)管理制度有待提高

现代社会发展速度极快，信息资料规模也处于不断扩大之中，使得档案资料内容与规模都发生了一定量的变化，而档案管理制度的改革速度却相对较多缓慢，档案管理手段以及管理技术都需进行优化。同时虽然信息化技术已经在档案管理中得到了应用，但信息技术通常较为表面，信息技术的真正优势并没有在档案管理中得到有效发挥，导致信息查询与管理等行为都存在着诸多不便，档案存在价值也随之受到了影响。

(三)档案利用度有待提高

档案建立的价值就是为了对各项信息资料进行收集与保存，以便有关人员对其进行使用。但目前多数档案都主要处于保密状态，开放范围相对较小，档案整体利用率相对较低，档案信息具有的作用与价值无法得到真正体现，这无疑是对档案资源的一种浪费，急需对此进行完善。

二、强化档案管理工作科学化水平的路径

(一)确定档案管理目标

管理人员在对档案管理工作科学化水平进行强化之前，应通过学习、宣传等方式，提高自身对于档案管理工作的重视程度，要真正认识到档案信息的价值所在。同时应结合档案管理实际情况，对管理目标进行确定。以强化档案信息服务水平为目的，制定出有针对性的管理目标[1]。在完成目标制定之后，管理人员需要始终围绕这一目标，按照时代发展特点，从大局入手对档案进行科学化管理，并要对管理重点进行明确，有针对性开展各项优化工作，进而切实提升档案管理水平，为需求者提供更加优质的档案信息。

(二)加大现代化建设力度

管理人员应认识到信息化技术在档案管理中具有的优势与作用，要改变以往对信息技术运用表面化的问题。应加大对信息技术以及相应管理软件的研究力度，真正将大数据以及数据库等技术具有的功能有效挖掘出来，使管理工作能够真正得到助益，切实对工作开展效率以及开展质量进行强化[2]。同时还应按照档案管理目标，对档案数字化管理系统进行建立，逐步带动现代化建设工作的开展，真正实现高效化数据智能管理模式，有效缩短档案管理时间，使管理人员能够有更多的精力、时间投入到档案工作完善之中，有效促进档案事业的发展。

(三)优化档案管理制度

针对档案管理制度存在的问题，管理人员应在对管理工作进行优化时，首先应对现有档案管理工作制度进行全面性审视，准确分析出各项制度存在的不足之处与问题本质，并对各项规章制度进行完善；其次，要以提升方案管理科学水平为目标，对各项管理工作细节进行优化，并建立奖惩工作制度，以实际奖励来对档案管理人员工作积极性进行激发，从而在管理人员的积极配合下，探究出理想的管理制度，并能够在实践过程中不断对各项制度进行调整与完善；再次，应对管理监督制度科学水平进行提升，要对管理制度的外界环境影响因素进行明确，并要借助信息技术实现对管理工作的全方位监控，保证管理人员工作行为的规范性；最后，要建立动态化制度管理制度，应及时按照管理工作发展变化对制度内容进行调整，保证管理制度的实效性，保障管理工作的高质量[3]。

(四)增强档案信息利用率

管理人员应认识到档案信息价值，要对各项档案资料进行详细研究与分类，对于保密等级相对较低的档案，应在保证档案信息安全的前提下，通过建立设置权限的方式，让相关人员可以通过权限认证来对档案进行调阅，使档案信息的价值能够被充分挖掘出来。同时对于非保密材料，应适当加大公众的查看力度，应为公众提供更多机会，使档案资料的价值能够得到体现，同时还应加大现实情况与档案资料的融合度，应将信息中对社会有益的价值信息挖掘出来，并对其进行合理运用，将价值信息发挥到最大，使其能够为社会发展做出一定的贡献[4]。

(五)完善档案管理模式

提升档案管理工作科学化水平时，不仅要进行上述几项优化举措，同时还应对档案管理模式进行完善，应加大信息化管理模式的落实力度。一方面，管理人员需要对现行信息化管理模式进行全面性分析，明确该管理模式存在的不足以及相应影响因素，客观分析档案信息管理乱象的发生原因，对管理工作改进方案进行设计；一方面要加大对信息管理安全性能的关注力度，要对信息系统安全防护措施进行强化，并通过不断升级防火墙以及杀毒软件等方式，降低黑客以及网络病毒的影响，保证档案信息安全；另一方面，应加大管理人员对于信息技术的操作水平，应保证管理人员各项信息操作的规范性，确保管理人员能够按照各项规范标准对信息管理系统进行使用，有效降低人为因素造成的管理问题，并应不断对档案信息备份制度以及建档制度进行完善。此外，管理人员应保持纠错态度，及时对信息化管理模式存在的弊端进行处理，确保档案信息的安全性，管理人员不应对信息技术过度依赖，应通过纸质档案与信息档案并存的方式，对档案实施“双保险”管理模式，并要对电子档案实施多备份，这样即使一份资源出现问题或出现丢失，也能运用备份来弥补相应的不足，对档案信息进行有效保护。

社会各界应明确认识到档案信息的价值与意义，对现代管理工作存在的问题进行深入分析，以提高档案管理科学化水平为目标，按照各项规章要求以及单位的实际档案管理需求，通过确定管理目标、优化管理制度、增强信息化建设、提高档案利用率以及完善管理工作等方式，切实对管理工作中存在的不足之处进行有效解决，真正提升档案管理水平，保证每一份档案信息都能得到妥善保管与运用，进而实现规范化、科学化的现代档案管理新模式。

[1]邓丹.关于提高档案管理科学化水平的路径选择的探究[J].经营管理者,2014(26):298.

[2]吕清.分析如何提高档案管理科学化水平的路径选择[J].东方企业文化,2015(21):183.

[3]崔荣星.试析提高档案管理科学化水平的路径选择[J].中国高新技术企业,2016(23):35-36.

[4]叶萍.试析提高档案管理科学化水平的路径选择[J].教育教学论坛,2015(40):16-17.

2017-04-19

寇小琴(1972-)，女，山西离石人，吕梁教育学院馆员，研究方向：图书馆管理。

G27

A

1672-2086(2017)02-0051-02