高校声像档案管理探讨

杨振力 王丽

（大连外国语大学档案馆大连116044）

高校声像档案管理探讨

杨振力 王丽

（大连外国语大学档案馆大连116044）

高校声像档案通过声音、图片、影像记录学校的重大活动，能将学校珍贵的历史原貌生动、形象、逼真地再现。与文书档案的单一特性相比，高校声像档案能够更加生动鲜活地展现学校的历史。文章探讨了声像档案管理中存在的问题，对高校声像档案的管理提出了几点建议。

声像档案高校照片视频

G271

A

2017-06-19

声像档案是机构、个人在社会活动中形成的以声音、影像为载体记录信息的档案形式，包括视觉、听觉等不同的形式，实物形式有照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘等。世界上第一张照片诞生于1826年，由法国人尼普斯拍摄，成为了世界上最早的照片档案。20世纪80年代中期爱尔兰电影协会成立，到2015年为止共建立了30000厅的电影、20000盘磁带的声像档案库，协会的专业设备、相关的知识水平都达到了国际最高水准[1]149-150。随着数字技术的普及，各机构在社会实践活动中形成了海量的声像档案[2]41。在欧洲，声像档案数字化成为大势所趋，作为欧洲最古老的广播公司之一的丹麦国家广播公司近年来开始了声像档案的数字化[3]60-67，该公司拥有从1930年至今的广播类的声像档案，从2012年开始公司的声像档案数字化项目获得了国家巨大的资金的支持，使得声像档案的数字化进程大大加快[4]20-33。数字技术的快速发展，高等院校在档案管理过程中收集了大量的声像档案，高校声像档案具备档案的基本属性——原始记录性、历史凭证性[5]86，同时它能更加直观形象地展现所包含的信息。随着时间的推移，高校声像档案在档案管理、利用中的重要地位将逐渐显现出来[6]44。

一、高校声像档案的内涵及存在意义

高校声像档案是高等学校在教育、科研、行政活动中形成的声像资料，具体包括如下内容：反映学校概况的声像资料；学校领导的声像资料；校友的声像资料；所获荣誉的声像资料；会议的声像资料；学术报告的声像资料；课程声像资料；科研成果、获奖成果的声像资料。高校在日常活动中所生成的声像档案内容十分丰富，对不具备保存价值的声像档案在归档中要进行筛选，剔除没有保存价值的声像档案[7]45。声像档案因其载体的独特性与文书档案有着很大的区别，声像档案通过声音和图像对内容进行呈现，反映的内容直观形象，给人以强烈的视听感受。在高校档案管理过程中，声像档案以其生动、形象、直接、精确的特点，发挥着文书档案无法比拟的作用。近些年，高校建设精品课程，将课堂的情境记录下来，不仅具有重要的学术价值和保存价值，更重要的是使用者可远程学习、重复利用。在高校的教学、科研、交流、宣传、校史展、校园文化建设等过程中起着不可替代的作用[6]44。

二、高校声像档案管理现存的问题

2002年国家档案局出台《照片档案管理规范》，对照片的归档进行了说明，使声像档案中照片档案的管理有“法”可依。但是纵观高校声像档案管理现状，高校声像档案还没有引起足够的重视，主要表现在以下方面。

1.对声像档案的重视程度不够。文书档案是在文字出现之后产生的，是人类在社会实践中形成的文字书面材料。两河流域的苏美尔人创制出楔形文字，之后产生了泥版文书。尼罗河畔的古埃及人创造出图形文字，之后产生了纸草文书。殷商时期的甲骨文是我国有文字记载的最早的文字，这之后形成的甲骨文书是我国最早的文书档案。与历史悠久的文书档案相比，声像档案是近现代照相、摄影、录音等技术产生发展之后产生的，产生历史短，管理、利用没有得到像文书档案一样的重视[9]85-88。近些年，摄影等相关技术已经得到了突飞猛进的发展，高校档案部门的重心也逐渐从文书档案向声像档案倾斜。

2.声像档案缺乏完整性。大多数高校的声像档案缺乏行之有效的规章制度作为保障，有少数高校有相应的制度，但在实际工作中没有按照制度严格执行，导致许多珍贵的声像资料散存在各职能部门内部。许多涉及声像资料的职能部门对声像资料的管理缺乏，导致高校档案馆收集工作难度大，声像档案完整性差，无法实现集中管理。

3.声像档案生存环境堪忧。声像档案的载体一般以磁带、光盘、硬盘为主，承载载体的特殊性决定了其处理环节和保管条件的特殊性。2000年，国家档案局颁布了《档案馆建筑设计规范》，规定了一般档案库房温度标准为14℃—24℃、湿度标准45%—60%[10]209。但是在现实的档案管理工作中，绝大部分高校档案馆不具备声像档案保管条件，将声像档案与文书档案混合存放，不具备恒温、恒湿、防磁等保管条件，容易导致声像档案受损，不利于长久保存和利用。声像档案依赖计算机等工具来读取信息，因此，服务器、计算机病毒、人为操作失误等一些不可控的不定性因素有可能致使声像档案损坏或丢失。

4.缺乏权威统一的分类规范。分类是人类认识、管理事物的基本方法之一，声像档案的管理也需要进行分类[11]14，缺乏权威的归类方法影响声像档案资料的保存、检索，也会给开发利用造成困难。1994年，《高等学校档案实体分类法》开始实施，确定了高等学校档案的十个一级类目[12]83。2002年，国家档案局出台的《照片档案管理规范》对照片的分类进行了说明。但是在实际工作中，这一规范并没有贯彻到全国的照片档案分类工作中。比如辽宁省教育厅发给省内各高校档案馆的征集声像档案的通知中提出的声像档案及照片档案归类的类别结合了本省的实际情况给声像档案分为十类。缺乏权威统一的分类规范是档案分类工作中的一个显著问题，造成了各级档案管理部门分类混乱。声像档案在分类上可以参考图书分类法，《中国图书分类法》的各个版本在不同的时期很好地指导了全国各类图书馆的图书分类活动。

5.管理手段落后。面对数字浪潮的冲击，高校档案馆（室）开始重视档案的数字化，各种新兴的技术逐步运用到声像档案的数字化过程中，这对声像档案的管理提出了更高的要求，相关信息之间的内在联系必须得到恰当的揭示，需要提供更加全面的信息检索[13]7，但是在实际的管理工作中大多数高校目前的声像档案管理手段还比较落后，并没有充分利用信息化技术来实现快速高效的检索。

三、高校声像档案管理的几点建议

1.形成制度。制度是要求大家共同遵守的行动准则，制度制定的目的是使各项工作按计划达到预计目标。出版领域有呈缴本制度[14]18，在世界各国普遍采用，国家用法律或法令形式，规定全国所有出版机构凡出版一种出版物，必须向指定的图书馆等机构免费缴送一定数量的样本[15]76，保证了国家收藏图书的全面性。高校档案馆可以参照呈缴本制度出台校级的相关规定，规定学校的相关部门在声像档案归档上做到定期收集，保证声像档案收集的连贯性以及专业性。

2.加强高校声像档案载体的管理。声像档案的载体有磁带、胶片、光盘等，档案载体的选择应以环保、耐用为标准，根据档案馆的实际情况恰当地选择合适的存储介质。以光盘为例，光盘可分为只读光盘和可擦写光盘，其中可擦写光盘利用率比较高，可以随时擦写，但是声像档案的存储要具备原始记录性的特征，因而，声像档案载体材料的选择以只读光盘为宜。

3.通过合理备份来防止数据的遗失。档案备份是抵御档案灾害，确保档案安全的一项重要举措，包括异质备份和异地备份[16]442。声像档案载体特殊，数据容易遗失，因此在管理中应该采取异质备份和异地备份相结合的方式。例如，在备份过程中对磁带为载体的声像档案以视频采集卡进行采集，再通过软件进行数字化处理，存储在其他存储介质中，这属于异质备份。有条件的档案馆应对声像档案进行异地备份，避免因自然灾害造成不可恢复的损坏。

有观点认为光盘是数字化信息存储的理想载体，因光盘费用低，保存条件简单，寿命长[17]33。但是普通的高密度数字光盘的存储容量有限，仅达到4.7GB[18]159，在声像档案管理过程中应保存未经压缩、剪切等处理的原始数据，以保证数据的完整性。但未经剪切、压缩的原始视频数据容量巨大，在存储容量上光盘难以满足。笔者认为数据备份的载体宜选用磁盘进行，因为磁盘具有更高的备份速度，且存储容量大，省去了反复更换的步骤。

4.建立高校声像档案数据库。随着数字技术的进步，高校声像档案的种类与数量会越来越多，利用传统的文书档案的管理方式来管理声像档案已经不能满足档案管理的要求。数据库技术的发展给声像档案的管理带来了巨大的便利，建立高校声像档案数据库实现了声像档案的计算机检索，实现所有声像档案的全复制和双套制[19]284。

5.将旧载体的声像档案进行抢救性保存。受档案馆保存环境以及载体自身寿命的影响，声像档案容易在保存的过程中受损。为防止数据丢失，声像档案要与存储设备统一管理，设置独立的空间[20]246。对照片、录音带、录像带进行格式转换异质保存到磁盘上，延长寿命。录像带利用时需要专门的读取设备[21]251，采用视频采集卡和软件对录音、录像带进行数字化处理，把转换成数字格式的声像资料进行存储，既方便长期保存也方便共享及使用。发现变黄变旧的照片和黏结的底片应扫描或者翻拍，进行抢救性保存，数字化保存后能更好地发挥声像档案的利用效果[22]138。

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Discussion on Audio-visual Archives Management in Colleges and Universities

Yang Zhenli,Wang Li
(Archives of Dalian University of Foreign Languages,Dalian 116044,China)

The audio-visual archives of colleges and universities directly record the important activities of the school with sound,pictures and images,and reproduce the precious historical appearance vividly.Compared with the single feature of documentary archives,the audio-visual archives of colleges carry the historical vicissitudes of the school more vividly.This paper probes into the problems existing in the management of audio-visual archives,some suggestions are put forward for the management of audio-visual archives in colleges and universities.

audio-visual archives;colleges and universities;picture;video

杨振力，大连外国语大学档案馆馆员，研究方向：声像档案管理、档案数字化；王丽，大连外国语大学档案馆馆长，副研究馆员，研究方向：档案管理。