干部人事档案专项审核视域下的学籍档案管理

郑新莺

（福建师范大学档案馆福州350117）

干部人事档案专项审核视域下的学籍档案管理

郑新莺

（福建师范大学档案馆福州350117）

学籍档案是干部人事档案的重要组成部分，学历学位材料的审核是干部人事档案审核工作的一项重要内容。通过干部人事档案专项审核发现干部的学籍档案存在材料不齐全、内容不规范、信息不准确、手续不完备等共性问题，并就学籍档案管理工作存在问题提出解决的思路与路径，为干部人事档案的后续管理工作打下良好的基础。

干部人事档案专项审核学籍档案规范管理

G271

A

2017-07-17

干部人事档案管理是组织人事工作的重要内容，是干部管理工作的重要依据，也是选人用人的重要基础。党中央从全面从严治党的战略高度，从严管理监督干部，2014年10月起在全国范围内开展干部人事档案专项审核工作。重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份等“三龄二历一身份”信息，尤其审核档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等。作为干部人事档案重要组成部分的学籍档案，除了审核干部学历学位是否真实准确、是否涉嫌造假外，还必须审核档案材料是否齐全、是否规范。在当下从严管理干部的大环境下，学籍档案的真实性、准确性、完整性和规范性就显得尤为重要。本文基于干部人事档案专项审核对学籍档案的认定依据，结合审核过程中发现的共性问题，就学籍档案管理工作存在的问题进行思考并提出解决路径，做到防控和管理相结合，为干部档案的后续管理工作打下良好的基础，尽量避免干部因学籍档案问题影响到个人发展。

一、学历学位审核认定的依据

我国高校学生档案内容大致分为入学前档案和在校期间档案。入学前档案即高中档案，主要包括高考报名登记表、高中毕业生登记表（含成绩、学年评语）、体检表和入团志愿书等。在校期间档案，即学生在大学或研究生就读期间形成的，反映学生在校期间德、智、体等方面发展状况及达到何种学识水平的档案材料。由于干部在校期间每个阶段形成材料的多样性，归入学生档案的材料内容也不同，但每个阶段各种相关材料必须能够相互印证，构成一个时间顺序合理、材料完整、互相不矛盾的材料统一体。其中：

（1）大学、专科学历：1977年以前入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；1977年以后入学的，须有高校学生登记表、学习成绩表、高校毕业生登记表和授予学位的材料。（2）硕士、博士研究生学历、学位：须有报考登记表、研究生登记表、学习成绩表、毕业研究生登记表、授予学位的材料；参加硕士研究生单独考试和博士研究生学历还须有专家推荐表。（3）同等学力申请硕士、博士学位：须有学位课程进修成绩表、授予硕士博士学位审批的材料。1996年授予学位的，还须有参加国家组织的英语水平考试成绩合格证书复印件；1998年后授予学位的，还须有国家组织的外语和专业综合水平考试成绩合格证书复印件。（4）党校学历：须有学员登记表、学员成绩表、学历证明和学员毕业鉴定表、毕业论文评审表。（5）国（境）外取得学历、学位：须有国（境）外学校出具的学历、学位证书，2000年以后获得国（境）外学历、学位，还须有教育部留学服务中心出具的认证材料。（6）其他学历：电大、函大、夜大、自大、业大等五大生，须有教育部规定的相关材料。

干部学历学位的认定是以教育部对学历学位管理的有关政策规定为依据。2002年中组部在关于印发新的《干部任免审批表》通知中提出，将干部的学历学位按全日制教育和在职教育予以区分。干部在参加工作之前所取得的学历学位，按照国家教育部门关于学历学位的有关规定，属于普通全日制教育的，按全日制教育认定。其他情况，一般按在职教育认定。福建省为推动干部学历学位管理科学化、法制化和规范化，加大对干部在职学历学位的管理力度，对干部参加在职学历学位教育的，报考前须按照干部管理权限进行申报并征得干部主管部门同意，方可报名参加入学考试；干部接受在职学历学位教育获得学历学位后，要求更改学历或学位的，应遵循干部本人申请、所在单位审核、干部主管部门审批等程序进行认定。为此，干部人事档案专项审核中除了必须具备上述对应学历学位的学籍档案材料外，档案中还必须有《干部参加在职学历学位教育申报表》和《干部学历学位更改申报表》。

二、学历学位审核中发现的问题

1.材料不齐全。有的档案缺少《入团志愿书》、《高中毕业生登记表》等入学前档案材料，这些早期档案材料是审核认定干部出生时间的有效依据之一；有的缺少入学时形成的《学生登记表》，且大部分高校未将授予学士学位材料归入学生档案中。若仅从档案材料而言，缺少授予学位材料即意味着干部仅取得了学历，而未取得学位。另外，非全日制教育如自学考试、成人高考、同等学力申请硕（博）士学位等在职教育形成的学籍材料缺失情况较为突出。

2.信息不准确。干部人事档案专项审核，对个人信息的审核是其重要内容之一。审核中发现有的存入学生档案中的学籍材料信息如出生时间、姓名等前后不一致，甚至多个版本。这样就可能会导致毕业证书上出生年月及姓名写法与其他个人档案信息相矛盾，造成学籍档案失真，不仅影响了今后的提供利用，也给认定工作带来困难。

3.手续不完备。在干部人事档案专项审核中，有些档案材料形成的手续不完备，如教育部高校学生司制表的《报考攻读硕士或博士学位研究生登记表》中缺少招生单位录取意见及学校公章；毕业生登记表需所在院系、职能部门等学校多部门盖章，多数情况只盖章不填写单位意见；毕业生鉴定材料中则在单位意见栏上只写“同意”、“情况属实”等评语，没有给予过程性的客观全面评价；有的奖励方面形成的审批表无单位意见、盖章与形成日期等。

4.标准不统一。研究生阶段的学籍档案材料，各高校归档范围不一。有的高校仅将授予硕（博）士学位的决定或通知存入学生档案，未将申请硕（博）士的审批材料一并归入；有的高校未将报考博士研究生的专家推荐表归入学生档案。由于没有统一的档案管理标准，加大了档案材料的鉴别判断与收集补档的难度，影响了干部人事档案材料的真实度。高中阶段学籍档案各个省份要求不同，归档材料格式也不一，特别是高校实行网络招生后，有的省份未将高中毕业生报名表归档，有的归入打印的电子报名表但无单位公章。高校新生来自全国各地，学生报到时带来的档案五花八门，没有统一的标准，加上内容不完整，导致入学前档案难以收集齐全，也给新生入校后建档带来麻烦。

干部人事档案学历学位材料出现上述问题的原因是多方面的，主要有：一是对档案的重要性认识不足，国民档案意识不强；二是学籍档案管理制度和监督机制不健全，档案材料出现多头管理，部门之间缺乏沟通协调，很难保证学籍档案的各个环节不出问题；三是档案管理人员配备不全，职责范围不清，管理不到位；四是档案材料自身的繁杂性，如学习教育形式的多样性、学籍材料来源渠道的分散性以及档案管理过程的复杂性等。这些因素的存在导致了干部人事档案材料缺失、内容失范问题的出现，进而也势必影响组织人事工作的开展。因此，加强档案管理工作，提高档案质量，已成为干部人事档案工作的当务之急。

三、加强干部学籍档案管理的路径

学籍档案管理是一项系统工程，学籍档案项目完整性、内容真实性、格式规范性是学籍档案的生命线[1]39。

1.加强顶层设计，完善制度建设，促进档案管理标准化。随着档案工作的不断加强，高校在档案管理方面建立了相对完善的宏观管理制度，但缺乏具体实施细则，需要有一整套完善可操作性的工作条例。一要加强学籍档案管理的顶层设计。教育部应根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等有关法律法规，尽快制订出台具有较强针对性和操作性的高校学籍档案管理工作条例，以法律的形式、科学的制度来调控管理，使高校学籍档案管理工作走向标准化，为高校的学籍档案管理工作提供合法、科学、有效的指导。二要加大档案管理的执法力度。各高校要结合本校的实际，制定本校的学籍档案管理实施细则，完善健全档案收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、移交转递等各项规章制度；理顺学籍档案的管理体制，明确档案管理部门集中统一管理学生档案，细化各相关部门具体职责、归档要求、工作流程以及档案工作标准，避免各行其是，做到有章可循、责任明确、严格执行。

2.加强前端控制，注重过程管理，确保归档材料规范化。过程管理是质量管理体系中的重要内容，也是对工作环节进行有效控制与改进、不断提升工作质量的有效抓手。学籍档案管理是对学生从入校到毕业全过程的管理，每个环节都不能放松，不管中间哪个环节出现失误，都会影响学籍档案的完整性。因此，加强档案材料的前端控制，注重档案的过程管理，至关重要。一要把好新生入学档案的审查关。新生入学后，各院系应对学生档案进行复查，逐份审查档案信息，确认档案材料是否完整齐全，做好缺少材料登记并及时催要，以保证高中阶段等早期档案材料的完整性。二要重视前期材料的制作与收集，把好归档关。实行“新生入学与提出归档要求同步”，对具体管理学生学籍档案的兼职档案员提出具体要求，比如，要求材料要完整，纸型要符合国家标准，书写要规范，字迹要工整，归档要及时，发现不符合归档要求的材料马上进行纠正，对没有及时归档的材料要求及时归档。三要加强对学籍档案管理的指导。要定期开展学籍档案的检查与指导，以问题为导向，发现问题及时整改，督促做好学籍档案整理、移交与转递环节，保证学籍档案不因人员变动等而遗失，切实把档案管理工作落到实处，以保证归档材料的完整性与规范性。

3.加快档案数字化建设步伐，确保档案信息安全。随着网络技术的发展，高校数字化校园建设也在不断深化，干部人事档案数字化建设势在必行。在规范纸质档案的基础上，建立高校学生电子档案管理系统，形成一套全面、规范的学生纸质档案与电子档案“双轨制”管理模式，以作为干部人事档案修正补充学籍档案材料的来源与补救渠道，发挥“以档补档，以档证档”的凭证作用。档案数字化建设，不仅减轻了档案管理人员的工作强度，提高工作效率和管理水平；而且最大限度地减少直接查阅纸质档案的次数，防止纸质档案在档案查阅过程中产生的磨损或人为涂改、抽取或丢失等造成档案内容的缺损，延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。从2001年起全国高校学生毕业文凭实行电子注册，并要求各高校1991年以后毕业文凭必须进行重新登记、核实和电子注册，建立全国统一的学历档案信息库，供社会查询。学历电子注册制度的实施有力地打击了学历文凭造假等不法行为，也拉开了学籍档案数字化建设的序幕，从而抑制了干部人事档案中学籍档案造假现象的发生。

4.提升档案工作队伍水平，推动档案事业持续发展。人才是档案事业发展的第一资源，档案队伍是否稳定与素质高低直接影响着档案事业的兴衰。创建有效的激励机制，是调动档案工作人员积极性、主动性和创造性的有力策略。

档案管理是一项繁杂又重复的劳动，是一项默默无闻、无私奉献的工作。各高校应全面落实《高等学校档案管理办法》的规定，妥善解决高校专职档案工作人员的职级待遇，在职称评定、提拔任用、评优推先、奖励表彰等方面享受与教学、科研和其他管理人员同等待遇；对长期接触有毒有害物质的涉密人员，应按照有关规定予以补助，增强他们的工作责任感与敬业度，激励他们投入到档案工作中去。

由于社会档案意识薄弱，目前社会对档案管理工作认同度较低，档案工作人员在档案管理工作中付出的辛苦往往被忽略，得不到社会的支持与尊重。因此，档案领导者要肯定档案工作的重要性，注重对档案工作人员的人文关怀，了解他们业务需求和情感诉求，帮助他们解决工作上的困难，以提升档案工作人员的职业信心和职业归属感。同时，档案管理工作是一项技术性、专业性、保密性很强的工作，需要一支专业负责的档案队伍，知识激励是提升档案管理人员能力的主要途径[3]69。因此，档案领导者也要重视档案人员培训学习的投入，为他们提供知识培训和继续教育机会。加强业务知识培训，提高档案管理技能，不但是档案工作人员职务晋升的条件，也是他们实现自我价值的需要，势必为档案事业发展增添动力。

总之，干部人事档案专项审核工作是一项常态化、长效性的任务，是从严管理干部的重要手段。学籍档案作为干部人事档案的重要组成部分，确保档案材料完整齐全、档案内容真实准确，推进学籍档案规范化管理是当务之急。因此，各级领导要高度重视档案工作，切实提高对学籍档案工作的认知度，使高校学籍档案在干部组织人事工作中发挥出自身应有的作用。

[1] 成小芬.近二十年高校学籍档案管理研究综述[J].宿州教育学院学报，2014（2）.

[2] 叶丽群.高校学籍档案管理与利用现状探析[J].兰州教育学院学报，2014（6）.

[3] 邓君，贾晓青，刘梦莹.档案馆员激励机制研究：国家开放档案价值实现主体激励研究之一[J].档案学研究，2013（2）.

Management of School Archives from the Perspective of Special Audit of Cadre Personnel Archives

Zheng Xinying
(Archives of Fujian Normal University,Fuzhou 350117,China)

The school archives is an important part of the cadre personnel archives,and the audit of academic degree materials is an important part of cadre personnel archives audit.Through the cadre personnel archives special audit,it is found that some common problems exist,such as incomplete material,unstandardized content,inaccurate information and incomplete procedures.Some ideas and path to solve the problems in the management of school archives are put forward to lay a good foundation for the follow-up management work of cadre personnel archives.

cadre personnel archives;special audit;school archives;standardized management

郑新莺，福建师范大学档案馆副研究馆员，研究方向为档案管理。