国外高校档案馆功能评估项目的特点及启示

曾静

（广西金融职业技术学院南宁530007）

国外高校档案馆功能评估项目的特点及启示

曾静

（广西金融职业技术学院南宁530007）

国外高校档案馆的功能评估已趋于成熟，并在实践中取得了良好的效果，通过介绍国外成熟的档案馆功能评估体系，对其进行分析比较，为我国档案馆功能评估工作提供参考。

高校档案馆功能评估档案馆功能

G278

A

2017-07-17

一、档案馆功能评估的意义

习近平曾指出，档案工作是一项基础性工作，经验的总结，规律的认识，历史的延续，各项事业的发展，都离不开档案。随着信息技术的发展，用户对于档案网络服务的呼声越来越高。在这样的背景下，实体档案馆如何转型，成为国际档案界的热门话题。档案馆功能评估是用定性和定量的方法对实体功能实现其目标和满足用户需求程度所进行的评价和测度的方法，通过科学的评估体系，以最小的成本投入获取最大的服务效果，并不断对档案馆功能设计进行优化[1]。同时，档案馆功能评估又是档案馆信息共享功能、价值与理念转变的体现，也是档案馆提高服务水平的有效手段。

二、国外典型项目及其特点

美国、英国、澳大利亚等国制定的档案机构评估的准则、指标、指南等；基于用户满意度和成本效益视角的档案馆评估；档案馆服务评估、档案馆项目评估等。

1.美国公共档案馆的公共服务绩效体系。美国公共档案馆一直是各国学习的典范，其多元化的档案服务、收集途径、整理手段以及档案捐赠体系，构成了美国档案馆丰富的档案资源与服务系统。公共服务是美国档案馆的重要工作，同时也是核心评估指标[2]。美国档案局认为档案馆必须要有公共服务理念，档案自身的价值在于利用，档案的有效利用率是档案价值的体现，也是档案工作价值的体现。所以，美国档案馆把档案公共服务水平作为重要评估指标，并且与档案馆获得的财政拨款、人力资源、技术支持等资源挂钩。旨在引导档案馆不断提升档案公共服务水平，尽可能多地提高档案利用率。美国档案局开展的档案工作培训课程中，始终贯彻着公共服务理念，指导档案馆制定公共服务规程、公共服务方法与手段。在美国档案界的共同努力下，美国公众都形成了良好的档案意识，能够通过档案馆获取帮助，公众与档案馆形成了良好的互动关系。档案馆为公众提供档案服务，公众为档案馆提供原始档案资料，档案馆的公共服务已然成为美国公众生活中不可或缺的部分。

2.迪肯大学档案馆的体验变革项目。迪肯大学始建于1974年，是澳大利亚的顶级名校之一。然而，即使是世界名校，也暴露出档案馆功能布局的单调乏味，并存在某些特殊时期不能满足用户需求的问题。正是出于师生对于档案馆功能变革的呼声，迪肯大学意识到了档案馆功能到了必须改变的时候，于是在2008年启动了档案馆体验变革项目，目的在于为全校师生创造一个支持自习与讨论学习的开放式功能。

随着体验变革项目的深入，愈发需要构筑一个功能价值评估体系，以衡量项目阶段性的建设成果，为建设计划指引方向。为此，体验变革项目总结了历史阶段性的建设成果，从用户体验反馈的角度出发，总结出了十条档案馆功能评估指标：（1）美观且富有个性的建筑外观；（2）开放式的建筑入口；（3）富有功能性与实用性；（4）具有灵活性与简洁性；（5）能够满足多种需求；（6）良好的社交功能；（7）建筑物内部具有艺术性；（8）环境舒适；（9）具备安全性与隐私保密性；（10）集成优化的高新科技。体验变革项目的功能评估指标显然是从人的感官出发，特别强调了功能、科技、实用、易用等因素，体现了现代实体档案馆应具备的功能特质。

3.美国田纳西大学档案馆联通项目。田纳西大学始建于1794年，是田纳西州最古老的学府。图情系是该校最强的院系，仰仗图书馆开发的信息管理系统，田纳西大学档案馆提出了档案馆联通项目，即档案馆信息管理系统与其他部门信息管理系统之间打造的一条信息联通管道。他们认为，高校系统内存在多个信息管理系统，隶属于不同的部门，系统数据各行其是，互不通融，导致形成一个个信息孤岛。通过构建不同信息管理系统间的联通管道，把各部门间看似联系不大的数据串联起来，从各个方面综合地反映师生在使用档案馆时的行为轨迹，为研究档案馆资源的使用情况建立线性与非线性函数关系，从而体现档案馆在高校中的价值。

档案馆联通项目的提出为档案馆价值评估领域带来了更为客观的数据支持，档案馆与师生的学习活动存在着不可分割的联系[3]。按照档案馆联通项目的理念，档案馆功能评估指标可以简化为三点：（1）档案馆功能是否提升师生业绩；（2）档案馆功能是否支持院校教学与科研活动；（3）档案馆功能是否支持院校科学建设与战略目标。

4.戴顿大学档案馆功能整合项目。戴顿大学始建于1850年，是全美十大天主教大学之一。戴顿大学档案馆功能评估工作建立在馆内长期积累的日常数据上，档案馆各项服务的使用时间、使用频次以及使用总量都拥有丰富翔实的历史数据。其次，罗斯奇档案馆拥有对档案馆服务进行评估的传统，并已经形成良好的评估文化。

戴顿大学档案馆为了对档案馆功能进行优化整合，进行了一次档案馆功能价值评估工作，此次评估侧重于用户对档案馆服务的感知，以用户的期望值作为档案馆功能评价值的参照值。具体的评估指标可以分为两点：（1）档案馆功能的使用情况与趋势；（2）用户面访的满意度与趋势。

三、对国内档案馆功能评估工作的启示

从上文可知，国外档案馆功能评估体系可以分成三个派系来看；第一，以用户体验为依据的功能服务开始质量评估体系；第二，以大数据分析为依据的功能服务结构质量评估体系；第三，以使用模式分析为依据的功能服务过程质量评估体系。综上所述，我们可以得出以下几点启示。

1.以用户体验为导向。档案馆是人类社会进入文明时代的产物，随着人类文明的发展，人们对物质体验有了更高的要求，用户不仅对档案信息本身有要求，还对阅读档案的环境有了更具体的要求。档案馆功能体验是用户继续选择档案馆作为原始凭证中心的重要依据，为了向用户提供更美好的档案馆功能感知，档案馆功能评估体系一方面要重视物质环境的评价，另一方面要重视精神环境的建设。在对用户开展服务前，就让用户感受到档案馆的吸引力，以高科技与美轮美奂的建筑将用户吸引到档案馆中来，以用户的功能体验作为功能价值评估的出发点与归宿点，洞悉用户细微的变化，发现用户潜在的需求，快速而灵巧地感动用户的观感。

2.以大数据为依据。档案馆在现代社会不是孤立地存在，尤其是高校档案馆更是院校开展科学活动主阵地，做好档案馆功能价值评估必须将档案馆与相关部门联系起来进行分析。大数据不仅为档案馆提供了相关部门的联动数据，还为评估体系提供了诸如功能使用频率、功能使用总量、功能服务满意度等量化指数值，全面揭示了档案馆功能在使用过程中的价值。此外，还要重视对数据间关系的挖掘，档案馆产生的大数据要仔细研究其关联性，证实数据间的必然性联系，要经得起推敲。档案馆功能价值评估要构建起多维度、全方位的价值评估模式。

3.以用户调查为辅助。大数据分析虽然客观、准确，但是缺乏人性，容易唯数据论，忽视功能实现过程。以用户调查为辅助，不仅能从用户体验过程的角度完善档案馆的功能价值评价体系，还能反映出一些难以通过数据获取的指标，如用户的归属感、学习兴趣以及阅读氛围偏好等。细化用户调查数据还能对已知的大数据进行印证，通过非线性的拟合证实档案馆其他的线性数据，用户的体验过程调查能进一步证实最终的价值评估结果。将理性的档案馆大数据与非理性的用户感性化信息相结合的评估标准，对于用户来说更具有说服力。

四、高校档案馆功能评估方法

1.高校档案馆功能评估方法。档案馆功能评估首先要成立专门的评估管理行政机构，以在组织层面上确保档案馆功能评估工作的落实。功能评估管理行政机构的成员，要充分考虑利益相关单位以及机构的特点，由此可见，该管理行政机构成员应该由档案馆部门代表、档案学专家、高校决策部门、档案主管部门、档案监督部门、档案上缴部门以及用户代表等组成，由各个代表选举产生机构负责人，成立功能评估委员会。功能评估委员会对评估过程进行指导与监督，并决议评估方案、手段、标准、规范、原则等问题。评估工作组由第三方人员组成，严格依据功能评估委员会决议的评估流程，具体执行功能评估工作，向评估委员会上报评估结论，并对评估结果负责。

2.高校档案馆功能评估指标。“从深层内涵来看，是对公共文化产品、公共文化服务以及文化价值目标和社会价值目标实现程度的评价，也就是文化功能性存在状况的评价。同时，也是对文化政策、文化项目、财政支出等效益的一种评价，也是对管理体制与机制等有效性的一种评价。”[4]高校档案馆功能评估指标的设计，要依据高校档案馆的职能属性，但是也要考虑档案馆的社会效益指标，评估指标的设计应该融合不同属性的评价标准[5]。高校档案馆功能评估指标包括：①档案馆组织定位：评估高校档案馆服务宗旨，确定档案馆服务定位，对外宣传的效果。②档案馆执行能力：评估档案馆功能设施，档案馆管理制度，运行模式，功能目标，人力保障，经费成本，宣传活动等情况。③档案馆管理效益：评估档案馆功能设施利用率，公共服务活动参与率，宣传活动影响力，人才队伍建设，用户满意度，社会评价等情况。④档案馆社会效益：评估档案功能服务，文化产品价值，媒体反应，档案观念培育与弘扬情况。

3.高校档案馆功能评估流程。具体评估流程：①收集数据：依据评估目标设计数据收集方法，比如问卷调查、面对面访谈、听取汇报、网络问卷、材料审核等。②状态评判：依据委员会制定的指标权重，将评估指标分成不同等级，以等级高低对应评价标准，准确反映每一项指标的真实情况。③结果统计：权重的指标得分统计分析，对同等级高校进行横向比较，对其他档案馆进行纵向比较。④问题研究：委员会听取评估小组报告，成立绩效研究组，对出现的技术性问题进行改进。

[1] 邹宁宁.信息时代档案馆公共服务能力研究[J].兰台世界，2016（S1）:74-75.

[2] 庄惟敏，张博雅，张维.国际档案馆建设新情况新趋势[J].中国档案，2014（10）:66-69.

[3] 张艳.教学评估对高校档案管理的影响分析[J].兰台世界，2015（32）:7-9.

[4] 金家厚.公共文化机构绩效评估及其机制优化[J].重庆社会科学，2011（1）.

[5] 王灿荣，王协舟.档案信息服务社会化绩效评价指标体系构建策略[J].档案学研究，2015（2）:66-70.

曾静，广西金融职业技术学院，研究方向为档案管理。