西藏民族大学档案工作情况调查分析

李丽

（西藏民族大学图书馆 咸阳 712082）

西藏民族大学档案工作情况调查分析

李丽

（西藏民族大学图书馆 咸阳 712082）

论文以西藏民族大学的档案工作为分析对象，对调研背景以及档案管理中心的基本情况、组织管理、业务建设、开发利用、人才队伍建设等方面进行调查，并根据调查情况重点分析查找档案管理工作中存在的薄弱环节，制定今后整改措施以更好的履行机构职能，提升档案利用的服务效果。

西藏民族大学 档案工作 调查分析 整改措施

一、调研背景

2015年4月28日，西藏民族学院经国家教育部批准，更名为西藏民族大学。更名前后的西藏民族大学无论从办学规模、校园建设、硬件设备、学校名誉、科研软实力方面都有了长足的进步和提升，在建设有中国特色、西藏特点的高水平综合性民族大学的过程中有关规章制度、组织分工、招生计划、学籍登记、教师情况统计、校企合作、对外交流、学生参赛、学术科研会议等方面的文档资料日新月异、不断变化，这无疑对档案管理工作提出了挑战。因此，此次对学校档案工作的调查分析，旨在摸清目前学校档案工作的真实情况，梳理当前档案管理工作的思路，为规范整改学校档案管理工作起到抛砖引玉的作用[1]。

二、档案管理中心建设基本情况

2013年1月，西藏民族大学经过机构改革，成立了档案管理中心，并归属图书馆管理。为了做好档案管理中心建设与发展工作，图书馆领导班子认真学习教育部、国家档案局27号令与《高等学校档案管理办法》，并结合我校实际，围绕档案馆舍建设、档案信息化建设与档案管理等问题，通过对陕西省档案馆、陕西师范大学等多家档案馆进行实地考察、学习后，提出我校档案管理中心建设发展规划，报学校审批。

目前，档案管理中心总面积1230平方米，划分为库房、办公、阅览与技术用房等功能区，有档案专用库房6个，面积充足、安全适用，配备高质量密集架和无酸纸档案盒，采取了防火、防盗、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施，为库房配备了灭火器等消防设施。档案管理中心收藏自1957年的3个全宗档案，即西藏公学全宗、西藏民族学院全宗、西藏民族大学全宗均妥善保管。截至2014年，中心所藏档案资料共计38050卷（盒），其中综合档案22050卷（盒），人事档案（含学生档案）16000卷[2]。

三、各级领导高度重视，加强组织管理，明确岗位职责，强化管理机制

学校各级领导高度重视档案馆的建设工作，加强对档案工作的组织保障，于2013年1月进行机构改革调整，成立档案管理中心，由图书馆管理，为科级建制。并多次召开档案工作专题会议，经过反复论证，决定把当时正在新建的综合实验楼C座一层作为档案馆的库房及办公阅览场所，并根据档案馆建设相关标准要求，对地基、地面进行了加强处理，达到了档案存放的规定要求。图书馆领导班子非常关心和重视档案管理工作，成立了档案工作领导小组，确定了领导分工责任制，明确了专门管理工作人员，并且划定了阶段性任务、目标。

近几年来，在档案管理制度化、规范化建设方面，采取了一系列措施，加快档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化建设步伐，不断提高档案工作业务水平。一是，建立健全了档案工作各项规章制度。根据自治区档案工作文件精神的要求和学校领导批示精神，图书馆代拟了学校档案工作管理办法，下发全校各单位。为不断丰富馆藏内容、优化馆藏结构，研究制定党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会十个重点领域档案归档范围和管理办法，建立和完善了档案归档、保管、保密、统计、利用等制度体系，制定完善了《档案管理办法》、《档案分类法》、《关于文书材料归档范围和保管期限的规定》、《档案管理条例》等文件和档案的收集、整理、保管、借阅、利用、保密工作与档案库房管理等项规定，使档案工作有规可遵、有章可循，有法可依[3]。二是，重视了档案的完整、准确、系统。由于各级领导重视，档案管理人员认真负责，制度保障有力，近年来较好地完成了学校各门类档案的立卷归档任务。1998年以来各类档案归档率达到了90%以上，档案的移交建立了完备的交接手续，归档文件完整率、准确率达到90%以上。三是，案卷质量严格按国家标准执行。

四、重视档案管理队伍建设，设立兼职档案员，建立并形成档案工作网络体系

在专业队伍建设方面，已经配备4名专职档案管理人员，明确了各岗位职责，除此之外，还组织档案管理人员认真学习《档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，积极在校内开展“国际档案日”的宣传和档案意识普及工作，并系统性的进行兼职档案员业务培训，积极主动的对各归档单位进行档案业务指导。为了使学校各二级学院、职能部门高度重视和支持档案管理工作，便于开展档案各项业务工作，要求全校各二级学院及职能部门专门有一名负责人分工主管档案工作，并指定专人兼职从事档案归档工作，确保档案资料应归尽归、应收尽收，并按照有关档案管理规定，建立完善档案文件归档制度，制定和修订本部门各类文件材料的归档范围和保管期限表，逐步建立并形成由主管校长→档案管理中心→二级学院、处（部、室）的三级档案工作管理网络体系。

五、在业务建设上，严格管理，全面完成档案整理、安全和宣传工作

在档案收集方面，我校建校以来的文书档案收集较为齐全，保存较为完整，各类档案按年度整理，有专门的库房进行保管，所藏档案如实反映了学校的基本职能活动。在档案移交方面，基本能够按照档案移交计划在每年7月底按时完成移交档案任务。

在归档整理方面，已经制定了《西藏民族大学档案实体分类表》、《西藏民族大学档案归档范围与保管期限表》、《西藏民族大学归档文件整理规范》等归档制度和整理规范，明确了文件材料归档、不归档范围和档案保管期限表，对全校综合档案、学生档案、干部人事档案、财务档案实行集中统一管理。

在文书档案整理方面，学校2014年前档案以“卷”为单位整理组卷，2014年后除学生成绩、高考录取花名册外，其余实行以“件”为单位整理。文书档案案卷整理的质量符合《机关档案工作业务建设规范》（国档发[1987]27号），按件整理质量符合《归档文件整理规则》（档发〔2015〕6号），切实做到了组卷较为合理、案卷题名简明扼要，划分保管期限准确，案卷封面、案卷目录、归档文件目录填写较规范，案卷、文件装订美观，结实。在库房管理方面，我校在2015年3月已实现了档案库房的搬迁、升级，库房布局合理，档案排列有序，柜架摆放整齐，指引标记明显，库房的温、湿度符合国家规定。每季定期检查档案并做好记录，及时修复破损档案，杜绝档案霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象。建立各类档案统计台账，做到数据准确，帐实相符。

在检索工具方面，我校现实行计算机检索和手工检索相结合的检索方法，手工检索工具主要有案卷目录、卷内文件目录和归档文件目录等；计算机检索则采用“南大之星”档案管理系统进行网络检索。及时完成文件归档入库和分类整理工作。对于各类档案，严格按照国家有关档案工作的法律法规，对应归档的文件材料，做好文件的收集、归档工作。同时，将人事档案与业务档案分离，严格执行《借阅规则》，做好保密工作。主动接受主管部门的业务指导和督促检查，积极完成与档案相关的其它工作。

在档案安全方面，档案管理人员自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位，时刻牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。

六、在开发利用上，建立档案借阅与利用登记

我校档案管理中心所提供的档案利用服务主要是档案原件信息的查、借、阅服务，服务对象主要是校内各职能部门、各级校友、教职工，以及持介绍证明的校外部门或人员，主要用于查考辅证、宣传教育、修史编志等，其中大部分为校内的工作查考利用。档案工作人员业务熟练，调卷快速、准确，档案借阅登记制度完善，档案利用效果回访数据真实、有效。档案文献资源的编研开发则为自2013年每年编制大事记、组织机构沿革和重要会议简介，在评估、校庆等特殊时期参与学科文献资料的整理及校史校庆展览建设方面的工作。

七、在信息化建设上，引进档案管理软件，逐步实现档案资料数字化管理

通过对陕西兄弟院校与对口支援高校档案管理工作的考察、学习，我校购买和安装了“南大之星”档案管理软件。下一步按照档案“增量电子化、存量数字化”的原则，将档案管理软件与二级学院、各职能部门对接，共同做好档案的收集、整理和利用工作。一方面利用“南大之星”档案管理软件进行档案文件的电子著录；另一方面借鉴陕西师范大学、西北农林科技大学档案馆的成功经验，以外包形式将对利用较为频繁、损毁较为严重的新生录取名册、学生成绩、照片档案等进行数字化扫描加工，力争在较短的时间内完成重要档案资料的信息化、数字化管理，提高档案工作的服务质量和效率。

八、存在不足

我校档案管理工作经过近几年的不懈努力，取得了一定成绩，但还存在一些不足。

1.经费支持方面。为便于开展档案管理中心各项工作，希望学校在经费预算时划拨档案管理中心工作正常运行经费予以支持，增大在档案管理方面的投入，解决档案管理工作中的一些实际困难。

2.档案信息化、数字化管理方面。在档案资料数字化建设过程中，借鉴陕西师范大学、西北农林科技大学档案馆的成功经验，以外包形式将对我校建校以来新生录取名册、学生成绩、毕业生照片等档案资料进行扫描，著录加工等数字化处理。力争在较短的时间内完成档案资料信息化、数字化管理，进一步提高服务质量和效率。这项希望学校划拨专项经费予以支持。

3.专业队伍建设方面。做好档案资料管理与服务工作，必须要有一支较强的专业人员作支撑，目前，档案管理中心工作人员仅有4人，只有1名是档案专业人员，希望学校引进和配备档案专业人员，并对档案专职人员和兼职人员进行相关业务培训等，强化专业队伍建设。

4.消防安全设施建设方面。目前，档案管理中心库房消防设施为喷淋灭火系统，为使档案管理中心建设符合国家规范，确保档案资料安全管理，控制喷淋灭火系统，暂时采取常规消防措施，配备简易干粉或气体灭火器。以后将改造气体消防系统列入学校经费预算，逐步实施改造。

5.进一步加强各类档案的归档力度，保证学校档案的完整性。为了提高学校档案工作管理水平，学校有关部门对档案工作多次进行专题研究，认真解决档案工作实际中遇到的问题，档案管理部门重点查找了档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务工作的办法措施。这推动着我们进一步做好档案管理工作，更好地为全校师生提供优质的档案信息服务。

[1]徐昭颖.关于厦门理工学院档案管理工作的调研报告[J].教育教学论坛，2015（15）．

[2]西藏民族大学图书馆．档案管理中心简介[DB/OL].http://lib. xzmu.edu.cn/pageinfo?cid=83，2016-03-25

[3]中华人民共和国教育部.高等学校档案管理办法[M].2008.

G271.4

A

2017-04-07

西藏民族大学校内科研青年项目（17MDQ09）。

李丽，西藏民族大学图书馆馆员，研究方向为高校综合档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.18