大数据时代高校学生档案管理：机遇、挑战与应对

徐琨

（西南财经大学档案馆 成都 611130）

大数据时代高校学生档案管理：机遇、挑战与应对

徐琨

（西南财经大学档案馆 成都 611130）

大数据环境下信息资源的“云存储”和“云计算”为高校学生档案管理工作带来了新的机遇，同时也面临着来自大信息积累和大应用服务两方面的四大挑战。为应对这些机遇和挑战，高校学生档案管理部门应搭建学生档案大数据管理平台、完善学生档案数据采集分析、发挥学生档案数据利用功能、防范学生档案数据管理风险，树立起“资源至上”、“价值至上”“、学生至上”和“安全至上”四种理念。

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一、大数据时代背景下高校学生档案管理的机遇

麦肯锡全球研究所定义认为，大数据是一种规模大到在获取、存储、管理、分析等方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。伴随云时代的发展，大数据已经全面渗透到各行各业的职能领域。高校学生档案是高校档案信息的重要组成部分，学生档案管理工作随着学生人数不断剧增、档案材料大量丰富，传统的管理理念和模式已经难以应对和达到信息迅速收集和处理的要求，而大数据环境下信息资源的“云存储”和“云计算”等新型分布式计算架构和数字化服务方式，为高校学生档案管理工作提供了无限空间，利用大数据的技术驱动，将学生档案数据信息进行整合、比较、统计、重组、分析，有利于充分挖掘和发挥其数据价值[1]258。

二、大数据背景下高校学生档案管理的四大挑战

1.入学档案收集方式多门多类、错综复杂。当前，我国高校学生档案资源收集主要包括三个方面。作为高校学生档案主体部分的在校学生档案；由其他高校转入的随动学生档案；已经毕业学生未提走的遗留档案，随着市场经济体制的蓬勃发展，高校毕业生就业环境日趋复杂，择业方式不断转变，高等学校学生人事档案遗留在校的越来越多。因此，高校学生档案来源错综复杂，需要归档的档案数据庞大且形式多种多样，传统的靠库房资源对实体档案进行管理和存储已经不能满足大数据时代的要求，如何高校地收集学生档案，并实现从传统纸质档案收集到数字信息化管理，是高校学生档案工作者面临的一大挑战。

2.在校期间档案信息收集范围的扩大。高等教育快速发展必将使高校学生人数迅速增长，强化素质教育和复合型人才的培养模式也使得学生档案归档范围逐步拓宽，归档内容除一般的在校期间学习经历、政治表现、奖惩状况外，还增加了各类诚信档案、社会实践报告、科研创新能力鉴定等等，这些记录材料使得学生档案信息量大幅度增长。而目前大多数高校对于学生人事档案的管理依然延续手工纸质操作，显然已经无法适应大数据时代迅速发展的档案信息储存需求，库房资源已成为学生档案管理存储的瓶颈，大规模数字化档案文件信息的处理和存储迫在眉睫[2]22。

3.数据处理方式的挑战。传统学生档案数据统计工作，多数仅限于对档案总件数、男女学生比例和各省份学生招生情况的粗略采集，且更新周期较长，一般一学年甚至多学年才完成一次，形成的数据形式单一，呈静止状态，仅是简单的结构化数据，具有较明显的滞后性和不完整性，缺乏对学生档案的实时动态跟踪，无法及时掌握学生档案的动态信息，不能为学生个人评估和管理分析提供可靠依据。因此，依托大数据、运用云计算，建立有效的数据统计和检索系统，强化学生档案数据的分析和挖掘，提升信息资源的全面性和时效性，实现档案的智能服务和知识服务势在必行。

4.档案服务方式的挑战。大数据时代，档案利用服务早已从被动的“供给导向”转变为主动的“需求导向”，然而纸质档案为主的利用服务，依靠人工操作不仅查阅程序复杂、工作量大、费时费力，服务效率低；而且由于没有挖掘出学生档案资源的核心信息，其数据价值密度小、准确性低，服务效果差，根本无法满足用户随时随机的档案利用。如何运用大数据分析将学生档案信息资源进行整合、量化、聚类、相关性分析，建立数据之间的相互关联，将“死档案”变成“活信息”用于优化利用工作流程，为用户提供个性化服务，切实提升学生档案的整体服务质量和水平，这对高效管理人员提出了挑战。

三、大数据背景下加强高校学生档案管理的举措

1.搭建学生档案大数据管理平台，树立“资源至上”理念。提高高校学生档案管理人员的大数据意识。高校学生档案作为学生个人人事档案的重要组成部分，是国家、社会、组织选拔人才、培养人才和开发人才的重要依据之一。学生档案管理人员要更新传统的手工管理，树立起大数据时代档案信息管理意识，主配合学生事务相关的部门和单位，结合高校教学、学生管理、就业深造等具体工作，促进对学生档案数据质量的有效管理。

构建学生档案大数据平台。通过对学生所有相关档案数据的收集、整合，实现学生数据信息与高校大数据信息平台资源共享。收集方面建立“大档案”概念，扩大数据采集范围，除学生个人的动态档案数据外，还应包括学生管理日常工作中所形成各类信息资源。当然，学生档案大数据平台上信息的有效整合和拉通的关键在于学生档案管理人员认真筛选和严格审核采集的数据信息，确保形成准确可靠的原始数据。大力开发学生事务管理的大数据分析工具。大数据时代，高效学生档案管理部门要聘请专业的大数据开发公司或研发人员，合作完成针对学生档案管理个性化需求的大数据分析工具，不仅能够支持海量档案信息资源的深入挖掘和处理，而且要能够根据高校管理人员工作或学生用户查阅的需要，保证与高校其它数据信息系统的无缝对接。

2.完善学生档案数据采集分析，树立“价值至上”理念。数量大和数据结构类型繁杂是大数据的两大显著特征，高校学生档案数据也不例外。由于学生入学、退学、转学、转专业亦或档案归档工作人员的更换、变动等各种原因，当高校学生档案数据被简单收集上来后，往往会有很多数据是重复的、无用的甚至是错误的，根本不能对其进行挖掘和分析。数据量的大幅增加导致冗余、错误数据的混入，不但会降低服务器和数据库的效率，还会给真正有效的数据造成干扰和偏差而导致统计结果不准确[3]60。因此，发掘核心的、有价值的数据，摒弃错误干扰数据是进行数据采集的首要条件。

在此基础上，作为高校学生档案管理人员，应树立明确的数据管理目标，在采集和分析高校学生档案数据时必须确立一个清晰的数据任务，也就是说，要从巨大的数据资源中获取具体目标内容，必须建立属于该任务的数据抓取和推送两大维度，并基于维度进行学生档案数据深入挖掘和分析，得出规律性或相关性成果，由此可以避免所有数据一锅端，没有逻辑分区，混作一谈等现象发生。简单举例，要了解高校学生心理健康状态，先确立以学生心理档案为数据资源，通过抓取学生心理测量指标进行精准分析，得到各项指标与学生心理变化发展趋势之间的相关关系，将此数据信息推送至学生日常事务管理部门和工作人员用于学生决策的重要依据从而对高校学生心理健康工作做出科学预判和理性决策，对学生突发心理危机的进行风险防范和积极控制。

3.发挥学生档案数据利用功能，树立“学生至上”理念。以学生档案大数据平台为信息源，在不断吸收融入各类内容全面的数据资源的同时，也要主动、高效地向学生个人及管理者推送精准的信息服务。例如，新生入校前，辅导员可以通过数据信息平台提供的学生个人信息，提前了解新生家庭状况、学习经历、政治思想等内容，尽快掌握学生的不同情况，因人而异制定相应的学生个性化管理办法；通过分析学生成绩单、考情情况、图书馆出入记录、校园卡及关联账消费记录的大数据，可以辅助预测学生在学习、生活时间上的分配比例，尽早对可能存在问题的学生进行关注和引导；对毕业生而言，通过与学生档案大数据平台关联的毕业生档案查询专递系统，及时知晓个人人事档案的毕业去向，避免档案的丢失、损毁或造成死亡档案的形成；用人单位也可以通过申请开通一定权限的学生档案数据查阅权限，更为准确地把握学生情况，信息对称、互通有无，进而为其选拨适合、优秀人才提供有力帮助等。由此可见，充分利用基于大数据时代的学生档案数据信息平台的优势，集合学生档案信息要素形成学生档案的智慧分析库，不仅能够为高校管理工作提供科学化的决策依据，而且可以有效发挥高校学生档案的服务功能和实效性。

4.防范学生档案数据管理风险，树立“安全至上”理念。一方面，随着大数据相关应用的日益普及和深入，云计算，各类应用程序，多样化的数据采集硬件，使得海量数据被聚集和挖掘。然而，高校学生档案属于个人人事档案范畴，涉及个人鉴定、评价和处分等与个人利益密切相关的内容隐私，因此，保证档案利用用户的相对知情权、查阅权和保护档案信息本人的隐私权需要认真权衡，尽量采取措施避免个人隐私遭到泄露[4]98。例如，在设计学生档案管理系统时，考虑通过对不同类型的档案用户设置账号登陆访问、查阅利用、操作下载和特殊申请等权限的方式，确保用户获得所需档案信息的同时，最大限度保护档案有关隐私。

另一方面，学生档案数据信息服务利用必然借助网络系统，快速扩充的数据增长态势，要求加大对数据存储的计算机系统、服务器等硬件设备设施的投入，以减少故障发生频率，确保数据不丢失，服务不中断；加强网络安全的技术支持，建立网络信息安全管理有关制度，采用专业防病毒及漏洞检测系统，加强日常维护和保养，定期进行巡查，及时了解和掌握网络安全运行情况，按要求排除存在的不安全因素和故障，变“事后处理”为“事前预防”，减少学生档案管理系统中的安全隐患，确保数据安全；通过学生档案数据异地备份降低数据不稳定性和灾难性毁损的风险。

[1]卢莹莹.大数据时代背景下高校人事档案管理探究[J].档案管理,2014（12）.

[2]张冉妮,杨松平.大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界,2015（1）.

[3]马弢.对大数据分析相关问题的思考[J].研究与开发,2013（6）.

[4]王玉.大数据背景下高校人事档案管理的思考[J].山西档案,2015（4）.

College Students'Archives Management in the Big Data Era:Opportunities,Challenges and Countermeasures

Xu Kun
(The Archives of Southwestern University of Finance and Economics,Chengdu 611130,China)

"Cloud storage"and"Cloud computing"of the information resources under the big data environment have brought new opportunities for the college students'archives management.On the other side,college students'archives management faces four challenges from two aspects of information accumulation and application service.In response to these opportunities and challenges,management department of college students'archives should build a big data management platform for students'archives,perfect data collection and analysis,give full play to utilization function and prevent risk of data management.It is necessary for management department of college students'archives to set up ideas such as"resource oriented","value oriented","student oriented"and"safety oriented".

big data;colleges and universities;students'archives;archives management

G271

A

2017-03-09

徐琨，西南财经大学档案馆馆员，研究方向为档案政策和高校学生档案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.13