关于会议管理中的规范化服务探索

焦 键

中国水利水电第一工程局有限公司

关于会议管理中的规范化服务探索

焦 键

中国水利水电第一工程局有限公司

本文着手研讨的角度是会议管理中涉及到的服务项目，通过实行规范化服务的管理制度的几项举措，加强管理、树立意识、建立制度等责任意识，文中会分析说明供需双方对于会议服务不同的认知程度，在此基础上会对完善会议管理规范化起到积极作用，更进一步保证服务水平的有效提高。

会议管理；规范化服务；章程举措

前言

规范化服务的内涵就是使某种特定服务符合某种要求标准，也可以理解成对某种标准的强制执行态度。有效的实施会议管理规范化服务可以保障会议进行中的内容、技术出现意外率降低，以得到顾客认可的服务质量。规范化的会议服务是保证做好会议工作的先决条件，在面向不同的客户时，要采取不同的经营性质、服务手法，在这种供需区别中就体现出会议管理服务规范化的重要性。

1 提高档案工作人员专业技能和素质

提高机关档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。机关档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

2 调动机关档案管理人员工作积极性

档案界长期单调而枯燥的工作方式，传统而落后的工作方法，谈不上档案工作如何主动、超前服务于机关的中心工作，必将使机关档案工作失去生存的活力。因此，应努力使机关档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。

2.1 增强激励机制

机关档案工作应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，能者上庸者下，从而使机关档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，从而激发每个人的工作活力，最大限度地发挥个人潜力，使机关档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。

2.2 更新观念，实现自我价值

有时做档案工作的人未必都能明白档案工作的重要性，这是因为他们以前纯粹为了工作而工作，忽视了总结自己对社会的影响。这要求相关领导人员做好机关档案管理工作人员的宣传和教育工作，使人们特别是档案人员对工作有积极的认识。使档案人员积极进取，对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位，一改过去收摊看点，仓库保管员的现象，在埋头苦干的同时，多一些敏感和睿智，使档案管理创作出新的成绩。

3 实际操作规范

3.1 会前筹备

该项目工作大体分为两个部分，分别是接待和技术，细分到会场布置、卫生清洁、设备检查、技术保障等。在会议进行之前工作人员需要将会议的详细信息熟知，保证人次、场次合理安排。会议使用间的水电要准备充分、会议桌面的姓名牌要摆放整齐、会议使用的机器设备要调整好、空调要适度。

3.2 会中控制

会议规范化服务的成败取决于会议进行中对于场面事件的掌控。因此，会议管理中心服务人员要将常规事务工作高标准的完成，其中包括会议所需文件分发、会场秩序维护、会场内外联系、服务项目、应急突发事件备案。有效的做好准备工作，能够保证在会议的正常进行中尽量减少突发事件的发生，即使是偶然遇到急性事件也有应急备案可以做紧急处理，这些实效性的基础工作可以使工作人员的服务规范化特征明显。

3.3 会后跟进

会议管理服务并不是随着会议结束而结束，会议管理重心想要得到服务效果的反馈信息，是需要做进一步的沟通工作的，同时要将会议资料做总结性的整合提炼，有助于帮助客户决策、执行会议中提到的纲领。那么就需要会议管理中的工作人员做好后续的跟踪工作，需要有一定的整合、沟通、归纳能力，这样才能真正的实现会议管理中的规范化服务。

4 严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

5 结论

会议管理管理中服务规范化的实施要在工作细节中深入，只有将工作制度不再是单一规范智能，而是工作中不可或缺的一部分，那么在实际的操作中规范化服务就会自然而然体现出来。规范化服务取决于会议管理中心制度的完善和实施力度，在会议管理工作过程中每一个细节都要规范化是对自己、客户双方面的保障，只有坚持追求不断完善的规范化服务，才能将会议管理的职能发挥到最大化。

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