探析数字档案管理中影响档案利用安全的因素与措施

张秋菊

齐齐哈尔市昂昂溪区农村经济经营管理站

探析数字档案管理中影响档案利用安全的因素与措施

张秋菊

齐齐哈尔市昂昂溪区农村经济经营管理站

科技的进步发展，使得数字档案建设对档案事业具有重要影响，同时需要注重数字档案利用过程中出现的安全问题。因此为了充分发挥数字档案的作用，本文阐述了数字档案管理的主要特征，对数字档案管理中影响档案利用安全的主要因素及其措施进行了探讨分析。

数字档案管理；特征；档案利用安全；影响因素；措施

一、数字档案管理的主要特征

数字档案管理的特征主要表现为：(1)数字化管理模式的特征。对档案进行数字化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。(2)以网络为基础的特征。数字档案管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持上，网络化的运作也体现出最大的优势。(3)档案高效使用的特征。档案管理最终目的是合理应用档案信息。采用数字化管理模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。上文已经对数字档案管理的含义有了一定的了解，而结合我国档案管理的现状来看，数字档案管理的推进有一定的现实意义，不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，还能促进整个社会的档案意识的形成。

二、数字档案管理中影响档案利用安全的主要因素

1、技术因素。主要表现为：(1)从操作系统发展角度而言。第一、多用户操作系统的主要目标是为用户提供基于主机的多用户分时管理、计费、资源共享，系统安全技术特别是安全内核技术并没有得到充分的考虑；第二、网络在基于团体间相互信任原则的基础上进行互联，重点在于资源共享的快速灵活，安全问题几乎没有考虑；第三、各种大型计算机和服务器是以系统管理员为核心的管理体制，形成了一个巨大的安全隐患，一旦他人窃取到系统管理员身份后，后果不堪设想；第四、单用户操作系统在设计中，重点在于个人事务处理，没有考虑任何安全性的要求。(2)从软件设计技术而言。由于软件设计理论的发展、软件开发行业特点、软件测试技术所限，因而出现了一些重要软件厂商频频发布补丁程序来应急弥补漏洞的现象。

2、人为因素。主要表现为：第一、无意破坏。档案工作人员会由于自己无意识的行为造成数字化档案信息的泄漏。第二、恶意攻击。恶意攻击是源于各种原因蓄意利用系统的漏洞或者恶意的病毒代码来获得某些数字档案信息以达到某种利益或者目的。

3、管理因素。主要表现为：(1)管理制度。数字档案馆要建立健全管理制度和法律法规的配套制定。(2)网络安全意识。有资料报道，目前数字档案馆中很多人包括系统使用者，甚至系统管理员，安全意识薄弱。

三、数字档案管理中加强利用安全的措施

1、提高网络技术安全的水平。主要体现在：(1)数据加密技术和身份认证技术。数据加密技术是实现数字档案信息保密性的一种主动的、开放性的防范手段。身份认证是为了防止非授权用户和有权用户在调用信息资源时的违规操作，它是网络安全中最重要的一道防线。(2)防火墙和入侵检测技术。档案机房计算机上一定要安装防火墙和入侵检测系统。防火墙实际上是计算机硬件和软件的组合，保护私有网络资源免遭网络使用者的擅用或者入侵。入侵检测系统就好像网络上的巡逻队，发现问题及时报警及时采取措施。(3)实施物理隔离。网络有内网和外网之分。接入外网的计算机与单位内网要实行严格的物理隔离，外网与内网在连接和系统配置管理方面要严格按照预先制定的管理制度执行。(4)病毒防范技术。反病毒措施包括病毒的预防、病毒的检测和病毒的清除。目前国内的反病毒软件像瑞星、江民，国外软件如卡巴斯基、诺顿等都能够很好的运用到病毒防范上。(5)严格系统审计。系统审计是指记录用户使用计算机网络系统进行所有活动的过程，它是提供安全性的重要工具。(6)档案信息备份。维护数字化档案信息安全还有一项必要的措施就是建立合理可靠的备份和恢复机制。

2、加强相关人员管理。主要表现为：(1)第三方访问。外部第三方如档案查询人员、计算机系统服务人员进入组织内部访问时必须遵守一定的规定，违反规定的人员一定要严惩。(2)提高档案管理人员整体素质，做好突发事件的防范措施。档案工作人员要结合专业技术工作需要，增强依法治档的观念，提高保密意识。同时，加强全员网络安全知识的宣传教育，做到安全教育经常化，防护知识普及化。只有管理人员自觉遵守网络安全的各项规章制度，密切配合，形成合力，网络和信息安全才能有保障。同时要做好对自然灾害、人为因素等突发事件的应急措施。

3、健全完善相关规章制度。主要表现为：(1)加强数字化档案馆的的管理制度。数字档案馆只有制定合理的管理规章制度，才能真正的保护数字信息的安全。比如对档案管理人员的考核制度、对数字化档案的机密分类、机房的出入控制等，此外还要制定严格的操作规程，根据职责分离和多人负责的原则，各负其责，不能超越自己的管辖范围，权责明确，且要严格遵守操作的规程和程序。(2)创建良好的载体保护环境。数字档案的存储载体包括光盘、磁带等。这些载体的存储信息能力随着时间的进展而下降。其中磁带至多20年，光盘也只有30年左右。所以在这种情况下，要注重这些载体的制作材料，伪劣材料制成的信息载体对档案的传输、保存和利用的危害十分严重。因此要不断完善市场规范，严厉打击贩卖劣质光盘等的厂商，为数字化档案载体提供一个良好的市场环境。

结束语

综上所述，随着计算机信息技术的发展，数字档案已成为档案发展的必然趋势。但是基于各种因素的影响，其在保存利用过程中仍然存在诸多问题，因此必须对其存在的问题采取相应的措施。

[1]杨灿.档案数字化管理的优势与存在的问题[J].中国科技博览，2017(05)

[2]姜雪.数字档案的长期安全保存策略[J].决策与信息，2016(09)

[3]高桐等.浅谈档案信息化建设中数字档案信息的安全问题与对策[J].卷宗，2017(04)