探讨房产档案管理现状及发展趋势

马晓娟

河北省承德市国土资源局

探讨房产档案管理现状及发展趋势

马晓娟

河北省承德市国土资源局

本文简要分析了我国房产档案管理模式的现状，强调了探索房产档案管理新路子的必要性，指出构建房产档案管理中心、推进档案管理网络化是房产档案工作走向现代化管理的必由之路。

房产档案；管理中心

1 现阶段房产档案管理的现状及弊端

房产档案是综合记录和反映个人经历、品德、业绩才学和工作表现，并以个人为单位组织起来的文件材料，是党政组织、企事业单位了解、选拔和使用人才的重要信息源。现阶段我国房产档案管理模式是在计划经济体制下建立起来的既陈旧又不健全的管理模式。在人员相对稳定的情况下，现行的房产档案管理制度是可行的，但是随着改革开放和社会主义市场经济体制的建立发展，社会有关各企事业单位关、停、并、转和整改等，使大量的失业、择业人员涌入市场，流动人口增大，房产档案调动频繁，再加上一些用人单位和个人对房产档案的作用认识不够，造成无档或死档。现阶段我国房产档案管理存在的弊端主要表现以下几方面：

(1)房产档案隶属混乱。参加主管房产档案的有组织、人事、劳动、人才交流中心等部门，甚至一些无权保存或管理房产档案的单位也来保存和管理房产档案，房产档案出现“多头”管理状态。

(2)房产档案管理极其分散。房产档案有的保存在用人单位，有的保存在人才交流中心，有的甚至保存在私人手中，处于一种“分散”管理状态。

(3)房产档案管理不规范。房产档案管理人员一般多是兼职，由于忙于其它业务，忽视了平时立卷整理工作，更有甚者，上面一个通知下来要进行评估检查，一些部门为了“按时完成任务”，抽调一些不懂专业知识的人员进行档案突击整理工作，造成了房产档案整理的不规范性。

(4)没有建立平时立卷的制度。平时不立卷造成了应归档的文件材料不能及时归档或不归档，房产档案材料不全，不能真实地反映个人的情况，使用人单位不能全面了解所用人的全部情况，给选拔干部、考核、晋升工资等项工作造成不便。

(5)房产档案管理人员素质及业务水平低下。一些单位不重视房产档案管理，不按规定设专职档案员，管理房产档案的人员大部分是兼职，而且流动性大，并且没有经过专门的档案管理培训，缺乏档案管理的专业知识和应有的素质，由这些人管理档案，其结果造成管理松懈，在社会上产生了一些擅自建档，擅自造档、擅自篡档和弃档等不正当现象。房产档案管理的混乱防碍了房产档案的安全性、保密性、连续性和权威性。

(6)房产档案管理条例不健全。原有的房产档案内容陈旧贫乏不能及时反映个人学历、职称等方面的变化和工作业绩情况等。

(7)上网难。现行的房产档案管理部门上网存在很多困难，一定程度上已经阻碍了我国房产档案事业的发展。现有的房产档案管理模式往往限制了人才流动，而且纸质档案携带也不便，不利于房产档案的科学管理，房产档案管理改革已势在必行。

2 构建房产档案管理中心的优越性

构建房产档案管理中心是我国房产档案管理进一步走向标准化、规范化、统一化、完善化、法制法的必然趋势。

(1)构建房产档案管理中心可以集中管理各地区的房产档案，有利于科学地管理房产档案。通过利用房产档案信息资源进行人力资源的整体配置和合理开发，在“人档分离”为主要特征的人事代理制度的基础上可以随时做到“档随人走”，使房产档案随人员有序流动，有利于保障房产档案的完整性与安全性。

(2)构建房产档案管理中心可以缩小我国房产档案管理的外延，丰富房产档案管理的内涵，便于推广房产档案科技管理水平。

(3)建立房产档案中心可以科学的、系统的管理档案，让专职专业技术人员科学地管理房产档案，使房产档案能真实客观地反映个人经历、品德、才学和工作表现，是树立房产档案权威性及管理水平的又一新举措。

(4)我国正从一个法制不太完善的国家走向一个全新的、法制健全的国家，而建立房产档案中心来管理房产档案，可防止别有用心的人篡改房产档案，也可以防止一些不法分子上网破坏房产档案，这样便于维护房产档案的安全。

3 网络管理房产档案是当代经济社会发展的必然结果

建立房产档案中心的最终发展趋势是实现网络管理。在我国加入世贸的今天，构建国家房产档案中心是一种适应发展需要的新理念。上网并与世界接轨是我国加入WTO后的又一个新的课题。电子上网是社会进步的标志，人们可以通过触摸屏幕或拖动鼠标来查询网上信息，这不仅操作简单，利用方便，而且能够实现资源共享。

4 房产档案进入网络管理所面临的考验

一种新的事物出现总是要伴随许多问题，房产档案上网也不例外。上网既有利又有弊，如房产档案中有些材料是不易公开的。因此，上网前应建立健全房产档案管理及利用的法规：

一是逐步建立健全房产档案管理的法制，有条件地实现房产档案信息资源的整体开发和社会共享。

二是应建立相关的网页和数据库，来介绍房产档案工作法规。

三是房产档案信息的道路要畅通。各单位各部门要将最新的材料及时有效地传到管理中心，以便提供最新的信息给利用者。

四是要从我国的国情和实际出发建立房产档案中心。应分级管理，对不益公开的相关资料提供给不同的使用者。

五是房产档案管理中心要开展网络利用档案服务，必须根据国家规定进行鉴定，通过密与非密的界定工作后，确定可以向社会开放的档案。

六是网站中开放的档案应分为无条件利用和有条件利用的档案两部分。无条件利用的档案信息供任何身份的利用者随时自由利用，而有条件利用的部分，必须要经过身份确认实行有偿服务。

七是确保网站的安全性。要设防火墙等措施，防止被恶意攻击。

以上这些规定、措施要在档案管理利用中得以实施，仍有许多具体的工作要做，可能还会遇到来自各方面的阻碍，但房产档案管理的网络化时代必将到来。通过互联网络开展房产档案利用服务是房产档案工作实现产业化的途径之一，也是房产档案工作走向现代化管理的必由之路。

[1]赵会芝.我国项目管理现状与展望[J].科技信息，2009，4：119-119.

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