浅谈企业档案管理与创新

马爱萍

中铁建工集团有限公司

浅谈企业档案管理与创新

马爱萍

中铁建工集团有限公司

企业档案管理部门是企业重要的部门，是企业通向未来的重要支撑。管理好企业档案是档案管理者不可推卸的责任与义务。没有好的企业档案的管理，就像河水会断流，就像树木没有了根基。文章里所讲述的是当今企业档案管理当中的部分问题，以及个人对如何管理好企业档案的见解。希望对广大的档案管理者提供新思路、新见解。为企业档案管理献计献策，从而推动企业档案管理的发展。鉴于此，本文主要分析企业档案管理与创新。

企业档案；档案管理；创新

1、企业档案在运用过程当中的问题

1.1 档案管理工作人员工作态度问题

在企业档案的运用当中，档案管理当中有一些严重且突出的问题。比如，档案管理的工作人员不专业，不能对档案进行合理的管理，在工作当中会破坏或者遗失部分档案信息，人员素质相对较低，不能做到认真负责的管理。或者是一些有能力的人被分配到档案管理的部门，内心生气，觉得自己的才华没有用到所谓的“刀刃”上。觉得档案管理工作只是个闲差，对这份工作的热情不够，做事寥寥草草，认为档案管理工作可有可无，在这份工作上就是得不到企业重用的表现。所以，企业必须让档案管理的工作人员意识到，档案管理工作是企业发展的重中之重，自己管理着档案信息，就是管理着企业的现在和未来。

1.2 企业档案的利用率问题

如果企业档案的利用率低下，就说明档案编制、档案研究的成果没有得到合理的利用，这是对企业内部资源的一种浪费，当然，企业档案是企业信息比较重要的一个环节，不可能过多的进行公开，档案的保密性决定了一部分档案的利用率低下，而更多的可以开放的档案也会不被利用，导致了企业档案利用率低下的问题。部分档案也可能在管理的过程中，保存不善，被管理者遗失或者是损坏，都是造成利用率较低的原因。

2、企业档案管理的创新

2.1 丰富企业档案信息资源

(1)企业档案馆库建设。随着馆藏档案的不断增加，企业依法移交档案不断接收进馆，且档案移交接收工作要求规范化、制度化。一些企业档案馆库面积不足、功能不全、设施老化等问题与现代新型档案馆库管理严重不符。现代新型档案馆库追求管理效能的最优化，档案工作由传统向现代嬗变的转型时期，现代新型档案馆库建设有着崭新的思想内涵和丰富的工作内容。(2)企业档案馆库业务重组。档案馆库应建立起以档案信息收集与开发中心、档案信息服务中心、档案信息管理中心等为主干，以服务为宗旨，以依法行政为原则的现代新型档案馆库运作格局。吸收传统档案利用部分功能，构成数据采集、信息开发工作机制，以档案资源整合为先导，形成文书档案、科技档案、声像档案、其他专门档案及特殊载体共管局面，且较长时期确保电子档案与质纸档案并存保管。(3)提高档案工作质量和管理水平。实现档案整理规范化、目标管理制度化，做到档案收集完善、划分保管期限准确、整理和编目科学、检索和利用方便、保管条件科学安全，消除部门档案移交进馆时突击整理、返工整理等现象。

2.2 加快企业档案信息化建设

(1)加快企业档案信息化建设，从电子政务着手。以拓展现行文件的生成背景、环境及整个过程，同时还对档案的前身现行文件形成的要求，不仅限于传统的归档环节，而是延伸到对现行文件生成系统的开发设计，提出功能需求，增加了档案工作的内容。(2)加快企业档案信息化建设，从参与文档一体化管理系统入手。档案部门渗透到与档案管理职能密切相关的信息软件设计开发工作。规范档案管理软件的开发研制和安装使用，提高计算机辅助档案管理的标准化水平，确保档案数据的安全和有效利用，(3)企业档案信息化建设改变了企业内部管理，从提高效能和监管能力入手。企业管理流程重组，使得文件、档案管理职能融入业务流程，并与业务职能的履行密不可分。因此，档案工作的管理部门应主动与有关部门沟通，介入政务信息公开和共享档案信息，企业将档案信息化建设纳入单位信息化建设的整个规划，并提出加强网络环境下档案信息安全工作，就要求在电子政务实际应用中改变企业传统的组织结构，建立新型的组织结构提高企业组织效能和监管能力。

2.3 加强企业档案管理内部人员的创新

企业要逐步加快档案管理工作人员队伍的建设。通过一些宣传教育，让企业内部的员工对自己的工作，自己的团队感到满意，对工作充满着热情。同时，企业要与时俱进，对档案管理者要不断的用先进的知识武装头脑，更是要让企业档案的管理者对工作得心应手，会用比较先进的方法处理问题。与此同时，要不断的对企业档案服务方式进行创新，对于企业员工有用的档案，要印刷，宣传，让企业内部的员工了解自己所需要的东西，把员工对档案的需求由被动转为主动，由被迫转为自愿学习。加强实践，不能纸上谈兵，实践是发展的基础，实践是检验真理的唯一标准，要想做到企业真正的发展，就要通过实践，不断的创新，创新的过程可以不是企业档案管理人员，可以通过其他部门的同事，相互学习，相互交流，从而推动企业档案管理的发展。

当今，企业所掌握的重要信息已经成为多数企业发展的命脉，信息关乎企业的正常发展与走向，如果一个企业没有合理的档案管理机制，则这个企业必定不能做到持续、持久的正常经营。当代，很多的企业并不能足够的认知企业档案的管理工作的性质，不知道如何利用企业档案，把企业档案的资源白白的浪费掉，对企业造成没必要的资源流失和浪费。所以，本文具体的分析了当代企业档案的管理工作与创新方法的一些见解。希望可以为我国企业档案管理工作的实践者带来一些新的思路。

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