浅谈干部人事档案管理的问题与对策

邵文婷

莒县人力资源和社会保障局

浅谈干部人事档案管理的问题与对策

邵文婷

莒县人力资源和社会保障局

干部人事档案是全面考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。随着我国市场经济的发展和深化干部人事制度改革，干部人事档案管理工作遇到了许多新问题，面临着许多新的挑战。分析了当前干部人事档案管理工作中存在的问题，提出了进一步提高干部人事档案管理工作的思路与对策。

干部人事；档案管理；问题；对策

1、干部人事档案管理的存在问题

1.1 意识淡薄，重视不够

在工作中我们有些单位的领导和档案人员对干部人事档案管理的重要性认识不足，“档案意识”比较淡薄，管理观念落后，结果致使档案管理工作长期处于被动、落后状态：一方面，投入不足，力量薄弱，设施落后，制度不实，队伍不稳；另一方面，相关档案管理人员不被重视，地位被边缘化，不学习档案管理的相关知识，不熟悉档案工作的基本程序，敬业精神、专业水平和业务技能等达不到岗位要求，工作的积极性不高、创造性不强，得过且过。这些问题严重影响着干部人事档案管理工作的质量。

1.2 管理不严，执行不力

随着我国社会民主政治的进步，干部人事档案在劳动就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视，因而要求干部人事档案中每份材料必须完整真实可靠，必须经过组织人事部门严格的鉴别和认真的审查核实。这就要有严格的制度作保证。虽然现在干部人事档案管理都建立了相关的规章制度，但在实际工作中，往往管理不严，执行不力，落实不到，造成了不少问题。比如，有的档案材料纸张不合要求，填写格式不规范，内容前后不一、记载不实、审核不准；有的档案材料没有及时收集、转递和归档，造成内容缺失、不完整；有的因时间久远，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集；有的因每年都有新材料增加，而又没有按规定时间对收集归档的材料归入干部档案内，使档案材料杂乱无章；有的因人才流动环境宽松，流动方式灵活，“跳槽”后档案不随人走，以及部分高校毕业生的档案分散保存在毕业学校、工作单位或人才交流中心，造成的“人档分离”现象不少，增加了基层单位干部人事档案管理的难度。

1.3 技术落后，效率不高

当前，虽然基本配备了电脑等现代办公设备，但有些部门尤其是基层单位因受经济、技术等因素的制约，电脑设备没有得到及时更新，档案信息管理系统功能不完善，档案信息自动化程度还相当落后，电脑的应用仍然停留在文字处理、资料搜集、财务管理等数据处理上，工作方式基本上是编目立卷、接收移交档案、存储入库、查阅调卷，档案室类似于干部人事资料库。管理介质绝大多数仍为纸质档案，先进的光盘技术和机读方式的运用不多，档案数据库的建设与当今信息传输技术的要求相差甚远，档案本应发挥的作用还没有很好地挖掘出来，严重制约了干部人事档案信息的系统、准确、快速利用。

2、干部人事档案管理办法

2.1 增进了解，促进管理规范化

思想是行动的先导，什么样的思想认识会有什么样的工作态度，甚至什么样的工作。干部人事档案工作，是我们党和国家干部人事工作的重要组成部分。我们要强化干部监督管理，促进党的干部人事政策的贯彻落实，做好干部人事档案管理工作。各级党委(党组)和组织人事部门，应该把它放在重要位置，列入党委工作。不仅从思想上重视，而且更重要的是把认识变成行动，切实加强对干部人事档案管理的领导，定期研究和听取工作报告，定期检查，监督和指导。使得人力财力物力得到确保。根据规定，对档案人员进行业务培训，进一步提高档案管理人员的档案意识和服务水平，创造一个政治可靠，责任心强，综合素质高，敬业精神好，拥有现代科学知识和技术，相对稳定的优秀的专业队伍，关心他们的工作和生活，充分发挥他们的积极性和创造性，促进档案管理规范化。

2.2 落实制度，加强规范化管理

我们必须加强规章制度的落实，做到“四个规范”：一是规范管理。干部人事档案实行集中和分级负责的管理体制，组织人事部门依照干部管理范围相一致的管理原则，明确干部退(离)休，离辞，辞职，撤职及档案管理人员和单位直系亲属的各种情况，落实好文件管理，避免“人档分离”现象。二是规范内容分类。根据履历，自传，考核材料，学历材料，政审，奖惩，招录聘用材料，工资表，党代会形成材料，以及其他供组织上参考的材料等十大类，建立干部人事档案，确保能真实反映干部的基本情况。三是规范档案整理通过相关部门收集干部任免，培训，奖励和惩罚等新形成的材料，补充到本人材料里。档案材料是真实和准确的，因此必须对每卷材料做仔细鉴定，进行准确分类，有序排列，装订整齐。四是规范使用和传输。因工作需要查阅干部档案，必须严格遵守有关规章制度，不得查阅本人及其直系亲属的档案，不得泄露或擅自发布文件的内容，不得拍摄和复制文件。干部工作转移或工作变动后应及时将其档案转移到新的主管单位，通过机要发送，传送的文件必须是完整的。

2.3 创新方法，促进管理信息化高效的管理，依靠创新

一是加强专业培训，提高自动化和操作能力。通过培训，使档案管理人员能熟练掌握档案管理的办公自动化和档案管理软件的操作，充分利用计算机和文件管理软件，实行电脑化管理干部人事档案，减少工作量和劳动强度。二是创新的技术手段，提高使用效率。探索新的方法，使用电脑，扫描仪等现代化设备，利用文字，图片和其他数据资料，建立健全干部人事档案数据库系统，使用干部人事档案管理软件对档案进行编目，检索和传递，确保干部人事档案信息方便，快捷，准确，及时。在文件数据库更新，管理，维护方面实现动态管理档案信息，充分发挥档案信息服务功能。

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