韩晓维
天津开发区建设工程试验中心
信息时代档案管理工作存在的问题及对策
韩晓维
天津开发区建设工程试验中心
在信息时代下,信息技术、网络技术和计算机技术已经在人们的生活和工作中得到了广泛的应用,为人们的生活和工作带来了很大的便捷。信息时代对传统的档案管理也造成了巨大的冲击,同传统档案管理工作提出了挑战。为了适应新时期的要求,档案管理过程中也应该充分利用信息化技术,树立新的管理理念,提高档案的信息化建设。
信息时代;档案管理;对策
档案管理是一项比较复杂和系统的工作,工作量非常大,在我国科技水平和社会水平不断发展的背景下,传统的档案管理手段和理念已经不能满足现阶段的需求,因此,档案管理也应该充分采用信息化技术。但是由于我国档案的信息化管理发展时间比较短,因此在档案管理工作中还存在着许多问题,制约着档案管理的发展。
在信息时代,要对档案管理采用信息化管理,要求管理人员掌握一定的信息化管理水平,但是从目前的情况来看,我国不同地区和不同领域的信息化管理水平发展不平衡,使用的管理系统软件也还未统一。在计算机的使用中,不同的单位存在着一定的差异,一些先进的单位采用的计算机技术比较先进,因此档案管理水平也比较先进,但是还有大部分的档案管理单位,对于档案管理的方式还停留在比较落后的阶段,一些单位虽然配置了计算机,但是在实际管理过程中流于形式。此外,不同的档案管理部门使用的档案管理软件也不相同,使用的数据管理系统也不相同,普遍而言,数据管理系统还比较落后,使用过程非常繁杂,自动化程度不高,无论是对于数据库的录入还是数据的核查都非常繁琐,依然要消耗大量的时间和人力。
档案管理是一项非常重要的作用,很多档案都涉及到一些保密文件,因此在档案管理过程中,应该做好保密工作。但是从实际的情况来看,档案管理的保密性还有待加强。在信息技术不断发展的背景下,档案管理已经逐渐由传统的手动管理变为计算机管理,采用计算机进行管理具有多方面的优势,减轻了工作量,优化了工作流程,但是同时也体现出一定的安全问题,存在着各种计算机网络风险。利用计算机网络的漏洞,一些不法分子可以对档案的原始数据进行毁坏和改正,使档案的真实性得不到保证。另外,在档案管理的过程中,涉及到的数据分类非常复杂,如果遇到计算机死机或者瘫痪的问题,可能会对原始数据造成毁坏。
在档案的信息化管理过程中,档案管理的标准化和规范化至关重要,但是从实际情况来看,在档案管理过程中还不够规范和标准。但是在实际档案管理的过程中,由于不同档案管理部门的网络建设不够统一,使用的档案管理信息系统也不尽相同,形成了明显的层次划分,导致档案信息化管理不够规范和标准,因此档案服务质量下降,不能满足档案信息资源共享的要求。另外,由于档案目录的细则没有统一,不够兼容,历史遗留问题以及系统可移植性较差,引发档案管理不规范、不标准情况。从目前情况来看,并没有形成统一的档案自动化标准,只有专业系统标准,导致档案信息管理的规范化比较滞后。
信息时代档案管理部门也应该顺应时代的发展,加强档案资源的信息化建设,实现档案资料信息的高效分享。首先,针对档案管理中原始数据录入困难的问题,档案管理部门应该建立档案录入工作的自动化体系,实现档案原始数据的录入、处理自动化,不断提高档案管理的效率,实行档案管理工作的一体化,才能真正发挥档案管理的作用,让档案信息能够在不同的单位进行信息共享和高效传播。在档案信息资源的信息化建设过程中,应该充分发挥计算机技术的作用,针对不同的档案文件,应该根据其内容的不同进行分类管理。对于文字档案,还应该利用计算机技术将其转化为图像或者文字、图像相结合的形式,实现档案文件的多元化,使档案以更生动的形式存在。另外,还应该充分利用计算机网络实现档案信息的远距离传输,实现档案信息的交流和共享,提高档案信息的利用效率。
针对档案信息管理的保密性特征,在进行档案的信息化管理时,还应该不断提高档案管理的安全性,建立完善的档案信息安全体系。档案管理对于我国社会的发展以及个人的发展均具有非常重要的作用,档案信息的种类非常多样,包含了国家的经济数据、政治数据和文化建设等数据。在信息时代,虽然档案的信息化建设在不断加快,但是同时也暴露出来很多问题,其中安全性问题引起了人们的高度重视。为了加强档案信息管理的安全性,必须要建立档案信息安全保障体系,保障档案信息的存储安全和应用安全。首先是对于档案信息的存储,应该保证存储环境的安全,对于档案信息的调用,应该由专门的人员负责,并做好保密工作,加强计算机网络使用的秘密性,避免信息外露。
在信息时代,档案管理单位为了提高档案管理水平,已经积极使用信息管理技术进行档案管理,使用计算机对档案进行管理。从档案管理自身的性质来看,档案管理最基本的要求就是规范化和标准化。因此,在档案的管理过程中,应该建立完善的档案数据库,借助计算机技术对档案信息进行快速传递,保障档案管理工作的顺利进行。建立了一个高质量的档案数据库之后,还应该做好后期的维护工作和运营工作,以保证档案信息化管理的数据信息安全和完整。此外,还应该加强档案管理人员的素质培训,使其掌握较高的信息管理水平,提高档案信息管理的效率和能力。
在信息时代,档案管理部门应该加强对档案的信息化管理,首先加强档案资源的信息化建设,建立完善的档案信息安全体系和档案数据库,提高档案信息管理的安全性和规范性,提高档案信息管理的质量。
[1]高巍.信息时代档案管理工作问题及对策探讨[J].现代商贸工业,2016(25):67~68.
[2]孙丽.信息时代档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务,2016(20):129.
[3]柳青,董娟,林雪.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].中国成人教育,2005(4):45~46.
[4]徐晓琴.信息时代档案管理工作的创新[J].科技广场,2009(2):55~57.