医院基建档案的重要性及有效管理

白鹤

北京清华长庚医院

医院基建档案的重要性及有效管理

白鹤

北京清华长庚医院

医院基建档案能真实反映医院工程建设，有效推动其经济发展，也真正凸显了医院现实价值。在医院基建档案管理工作中，我们要注重实践操作，狠抓管理时效，建立档案监督机制，加强基建档案的科学管理，加强基建档案人员培训，提高档案管理的业务能力，基建档案的相关管理人员应该加强专业学习和业务水平，共同落实好医院基建档案管理工作。

医院；基建档案；有效管理

1 前言

医院基建档案可以归纳为医院基础建设和基础改造过程中，从基建项目确立到设计、施工、修建和交付使用过程中形成的档案文件、设计图纸、工程进度、监管信息等文字、表格和声像资料。近年来，随着我国医疗卫生事业的不断发展，医院改扩建工程数量的不断增加，加强医院基建档案管理的有效管理就显得非常重要，通过它一方面能够记录反映医院工程基建中的真实数据，也是医院工程日后运转使用、维修保养和改扩建的重要依据。

2 浅谈医院基建档案的重要性

医院基建档案能真实反映医院工程建设，有效推动其经济发展，也真正凸显了医院现实价值，可以说，医院基建档案的重要性主要表现为：

2.1 医院基建档案真实反映医院基础建设

医院基建档案是医院工程建设过程中的第一手资料和原始资料，它如实记录了医院工程建设过程中的立项、设计、施工、改扩建、验收、使用和维护等工程数据，能够真实反映医院工程建设的设计参数、质量标准、项目要求和监管指标等数据形成的过程，从而能够客观反映医院基础建设的真实面貌，成为医院建设活动中不可获取的第一手资料，真正凸显了医院基建档案在医院工程建设中各项施工活动的真实性和重要性。而且在医院工程的验收使用、后续维护、改扩建的过程中，医院基建档案可以实现动态更新和实时变化，能够保证医院能够随时了解医院工程的施工现状，保证其数据能够和医院工程对象的实际情况保持一致。

2.2 医院基建档案有效推动医院经济发展

医院基建档案是源自于医院工程的施工建设，同时也是一种不可获取、真实有效的信息资源，它是医院档案管理系统中不可获取的一部分，也是推动医院整体经济发展的核心环节。在医院经营管理过程中，基建档案可以为医院的基础建设、工程管理、维修保养、扩建增容提供原始数据支持，保证医院决策者能够对于医院基建项目有最直观和最真实的了解，在决策制定中做到心中有数，少花钱，多办事。另一方面，医院基建档案可以为经营管理和医疗救助事业提供必要的保障，进一步规范和优化医院经营项目、发展规划和医疗设备的有效运转，提高医院医护工作者的工作效率，避免医院经营项目和医疗设备的重复建设和投资。

2.3 医院基建档案真正凸显医院现实价值

医院基建档案记录的大多是医院土木工程、院舍改扩建和配套工程建设，它是医院建设发展的重要参考资料，也是凸显医院现实价值的重要数据，在医院基建档案的记录过程中，其中记录的基建材料需要多个医院分管部门协同制定，需要贯穿医院基建工程从立项到竣工验收的各个环节。基建工程项目大多为单一工程项目，在施工过程中具有独立性和系统性，而其验收和使用的记录都是核算医院固定资产的重要依据。而医院基建工程结束后，以议案基建档案不会终结，对于后期运营维护、改扩建都会有记录，而这些也会被纳入到医院经营项目、医疗设备折旧计算的重要数据。

3 医院基建档案管理的有效性

医院基建档案管理应该注重实践操作，建立监督管理机制，加强相关人员的业务培训和专业知识，才能将医院档案管理工作的有效性充分发挥出来，具体的讲，医院基建档案管理可以从以下几个方面进行：

3.1 注重实践操作，狠抓管理时效

开展医院基建档案的管理，必须在实践操作中注重基建档案的归档和整理工作，要求安排档案管理室的专职人员管理，医院其他科室的工作人员在递交档案材料的时候，凡是涉及到基建档案资料的，要及时向专职人员汇报和递交，提高基建档案管理人员的实践操作水平，真正将基建档案的案例工作落在实处。另一方面，医院基建档案管理讲究时效性，尤其是在施工阶段，基建档案专职人员应该及时收集工程每个环节、步骤的档案资料，及时建档总结，按照基建档案时效性控制好基建档案资料的每个环节。

3.2 建立档案监督机制，加强基建档案的科学管理

医院基建档案的管理工作离不开监督管理机制和科学管理方法，应该形成齐备的监督和管理机制，具体可以从两个方面努力：一方面，医院应该从医院领导、档案室领导和专职人员三个方面组建监督管理小组，形成从上而下的监督管理体系。医院各级领导应该在医院各个部门宣导基建档案的重要性，强调基建档案资料在收集、整理、归档、管理工作的完整性。另一方面，还要对医院基建档案资料应该建立科学完善的档案管理体系，基建项目应该按照文件性质分组立卷，依据总目录、分组目录和卷内目录划分出不同材料的不同信息，方便这些基建档案的保存、调取和使用。

3.3 加强基建档案人员培训，提高档案管理的业务能力

医院基建档案的有效管理离不开档案管理人员的专业知识和业务能力，因此，医院领导应该重视医院基建档案管理的人员培训和梯队建设，将档案管理工作纳入到医院中长期发展计划中，制定和完善相关的业务交流和人员培训机制，努力提升基建档案管理人员的业务水平。同时，医院应该明确划分档案归纳、递交人员和基建档案管理人员的职能权限，有效提升基建档案管理人员的管理能力和服务意识。医院应该加强基建档案管理系统的建设工作，努力把基建档案管理工作向着科学化、现代化、系统化方面迈进，减轻基建档案管理人员的负担，拓展专业知识面。

4 总结

综上所述，医院基建在一定程度上促进了医院的整体发展，与基建相关的档案管理也成为重要环节，由于医院基建档案的专业面广，周期长和涉及面众多，这都对于医院基建档案的管理工作提出了非常高的要求，医院各级领导一定要提升对于基建档案管理的重视程度，基建档案的相关管理人员应该加强专业学习和业务水平，共同落实好医院基建档案管理工作。

[1]高红艳.医院基建档案管理在医院发展建设中的作用[J].人力资源管理,2016(1).

[2]王建琴.医院基建项目档案管理收集中存在问题与对策[J].黑龙江史志,2015(11).

[3]刘鹏.基于加强医院基建、设备档案管理的几点思考[J].世界最新医学信息文摘,2015(58).