从干部人事档案审核看人事档案管理

常谦

事业单位干部人事档案是组织部门考察、选拔、任用干部的重要依据，近年来，干部人事档案造假现象时有发生。在2014年中纪委公布的中央巡视组两轮整改情况中，巡视涉及的20个省份中就有15个省的整改通报提及了整治干部人事档案造假问题。人事档案造假主要集中在“三龄二历一身份”上。为此，自2014年10月起，笔者单位按照上级组织部门的政策要求对全系统700多卷干部人事档案开展了审核工作。此次审核工作的重点是“三龄二历一身份”信息是否真实准确，是否有涂改造假现象。

一、干部人事档案审核中查找出的问题及成因

随着审核工作的逐步进行，我们发现有以下几个问题比较突出，主要问题集中在出生日期、参加工作时间、学历材料方面：

1.出生日期的问题。档案材料出生日期前后记载不一致（重点审核的是档案中最早材料和最新材料是否一致）。有的是阴阳历的差别，前后相差一个月；年龄上前后不一致最多的相差2岁；有的是档案最早材料出生日期有涂改，有些涂改是清晰可辨的，有些是涂抹后再改的无法进行辨认。这些问题早在开展人事档案审核之前就事实存在着，但这个问题一直未引起重视，更未作为一个重点工作进行整改。经过分析，这两种情况产生的原因：一是人事档案的当事人，由于档案意识薄弱，在填写个人相关档案材料时不够认真细致而导致信息前后记载不一致，或者某些人出于自身利益考虑，弄虚作假。比如，按照文件规定，应当以人事档案中形成时间最早的材料来认定出生日期，大部分同志的最早材料为“入团志愿书”，有些同志或是因不够入团年龄，为了入团把年龄填大。二是人事档案管理部门，在工作中有时比较被动，对归档材料把关审核不够严格，从而造成档案材料的失真情况发生。

2.参加工作时间的问题。审核过程中发现参加工作时间前后记载不一致。我们人事组织部门通常通过“参加工作时间”来确定职工的工资、养老、保险等各种待遇。比如说，参加工作早一年或晚一年，就涉及到工龄的长短，从而导致工资等待遇的不同。参加工作时间主要通过《转正定级表》、《应征入伍登记表》等来认定。而不一致的情况，主要是由于人事档案当事人自己填写档案材料的不认真造成的。

3.学历材料的问题。在档案审核过程中，我们发现有些人学历材料不完整的现象。主要缺少“高考报考登记表”、“授予学位决议书”等。这些现象产生的原因为：首先，由于我国办学形式多种多样，甚至还有从国外取得学历的，由此产生了多种多样的档案学历入档材料，从而造成标准把握难度大。其次，虽然在人事档案归档要求上有明确规定，但各校在学历材料上仍存在名目、种类等不同，这就加大了我们管理部门的收集和鉴别难度。再次，由于人事档案材料的形成部门在工作中，把关不严、不认真负责，不及时形成、移交应归档材料；人事档案管理部门把关审核不够严格等等，也客观上造成档案学历材料的不完整情况。当然，对此次审核出现此种情况的，我们采取即使在“学信网”（中国高等教育最权威网站-省教育厅指定的学历查询网站）上可以查到相关学历，也责令当事人返回学校查找缺失学历材料，对于查找到的原始材料及时归档，没有查找到的，也需要由学校根据相关记载依据开具证明放入档案才可承认其相关学历。

二、针对存在的问题提出相关建议如下：

1.提高职工档案意识。我们以此次审核为契机，通过定期开展知识讲座等形式进行档案宣传，做到日后填写档案材料时对自己认真负责。

2.提高部门管理人员的意识。档案管理人员应有严谨认真的工作态度，按照政策和规章制度的要求进行管理，并不断学习档案业务知识，提高自身管理水平，从而减少问题材料的出现，确保档案材料的真实完整。要及时与档案材料形成部门建立良好的沟通，规范材料格式、书写内容等，以确保形成材料真實可用，对不符合要求的材料一经发现、及时解决。

3.加强监督机制和建立良好的管理模式、沟通模式。加强监督，可以建立“问责制”，发现弄虚作假的干部要进行问责，同时也要对帮助作假或因工作失误的干部根据实际情况问责，加大惩罚力度，起到警示作用。

4.规范工作方法。我们通过这次审核工作，解决了许多问题，在日常工作中应当延续这种形式，形成工作制度并落实。比如，可以制定这样的表格进行登记；（例如图表）这个表格是我们在审核过程中边审核边填写的，这个表格的填写可以让我们在日后的工作中对人事档案内容一目了然，对查找出的问题及时更正。

此外，要加强人事档案的信息化建设。档案信息化是今后档案工作的发展方向，使用不联网的档案专用机，建立档案数据库，录入主要档案信息，告别纸质档案的单一使用模式，从而提高档案的利用效率。

总之，人事档案工作是人事工作的重要组成部分，我们要认真研究方法，总结经验，不断提升人事档案管理水平。使之更好地为组织部门、单位以及社会服务。

（作者单位：河北省水文水资源勘测局）