企业如何处理囤积数据

员工囤积的数据可能给企业带来风险

62%的办公人员和82%的IT决策者承认他们是数据囤积者。但这说明什么呢？为什么它是企业应当注意的地方？

现实生活中，喜欢囤积物品的人如果在屋子里堆满了纪念品，屋子很快就会变得破败不堪，形同仓库甚至垃圾场。同理，一旦全球所有的硬盘和云存储都被塞得满满当当，企业就将面临着失去敏捷性和创新能力的极大风险。AirBnB、Uber和Booking.com等企业都是典型的拥有海量数据的公司，但它们都把数据变成了有利工具，恰当有效地利用了这一宝贵的数字资产。

41%的数据三年内尘封未动，而且员工也不想删除文件，也没人逼迫他们删除。便宜且高容量的存储设备，助长了“免费”存储的神话。只要这种情况不消除，主动删除信息的动机就没有形成之日。

但是，日益增长的数据，的确是企业面临的一大问题。因为数字囤积减慢了企业的工作流速度，堵塞了服务器空间，且对企业构成了实实在在的风险。

83%的IT决策者认为，自己所在的企业本身就是数据囤积者。此外，77%的调查对象比一年前更关心数据囤积的影响。

大量企业都存在这一问题。86%的企业存储数据为冗余、过期和不重要的数据（ROT）或未知数据（暗数据）。天底下没有免费的存储：囤积和其他不良的数据习惯导致全球企业产生高额的成本浪费，到2020年存储和管理费用预计达8910亿美元。

但需要企业警醒的不仅仅是存储囤积数据所耗费的成本。暗数据中埋藏了许许多多可能不符合遵从性要求的数据，这些数据要么是关键业务数据、要么是违反了版权或数据隐私权的数据。如果不找到它，或不知道它的存储位置，企业无疑会陷入危险境地。

其中有些数据甚至会对企业非常不利。未加密的文件会加剧数据泄露风险，一旦发生数据泄露事件，企业又因庞大的数据量而无法快速响应。

四分之三的办公人员和87%的IT决策者承认，所存储的内容可能会对企业不利，谁应对这种囤积行为负责？

几乎三分之二（62%）的办公人员承认自己是数据囤积者。当然，部分存储内容是对个人和公司都非常重要的文件，但大部分不是。90%以上的员工承认将个人文件存放在公司的存储设备上。

这些文件包括申请其他公司职位的求职申请以及令人尴尬的员工间通信。我们不得不承认的是，恰恰是不应存放的个人内容占用了最多的空间。

然后，他们却非常依赖这些数据。几乎一半的数据囤积者宁愿扔掉他们的所有衣服，或宁愿连续三个月周末加班，也不愿意扔掉数字文件。

这种行为由来已久，一时难以摆脱。许多员工也尝试清除他们的数据，但都以失败告终。其他人则有这种想法，但从来没有开始过。他们不断地累积，但他们是不是真正的罪魁祸首呢？

转变公司文化

这一问题的根本原因是企业没有创建正确的企业文化和流程，来解决这个问题。IT决策者也对数据囤积行为负有责任，但由于缺乏清晰的战略指导，导致他们成为这一问题的根源。

面对日益增长的数据，企业通常的决定是将这些数据统统保留，为的是怕这些数据可能会有价值。但他们保留数据的处理方法一直都是从硬件入手。选择将问题全扔给“免费”存储，这样企业就在不知不觉中鼓励员工囤积数据。这是公司文化和行为问题，并不是技术问题。

但82%的非IT管理人员并不认为这是一个问题，当然就不利于问题的解决。缺乏管理层的支持，大部分IT决策者都没有时间和资源来解决这个问题。

解决囤积问题的未来出路在哪里？

尽力消灭囤积现象并非易事。数据囤积行为通常是公司文化造成的，所以，在解决方案中要融入社会因素。只有转变公司文化和开展教育培训双管齐下，才能为员工指出一条新的出路。

数据对于企业来说至关重要，大多数情况下，数据是企业的生命线。因此，数据管理方法中还需参入技术元素，确保重要数据得到存储和利用，无关数据得以剔除。

在更好地了解企业的重要數据后，企业总有机会对IT部门进行转型并发现新的业务机会。他们还可以开始删除31%已知不会给企业带来任何价值回报的数据。

请从以下方面开始：

转变公司文化和行为：企业要经常提醒和教育员工，企业的IT系统不属于个人财产。让员工知道他们的风险行为会产生一定的成本，并解释这种行为对企业的影响。这有助于员工了解信息的价值，为更好地进行数据管理铺平道路。

界定协作和责任：遵从性团队、市场营销和IT部门与企业数据、各种访问权限、归档和管理要求息息相关。因此，企业亟需在这些部门之间建立一种协作文化。首席数据官或者首席数字官能将这些业务需求转换为清晰界定的数据管理和分析流程，并推动公司文化的转变。

可见性与分类：要做出明智的数据决策，首先要了解所存储的内容。如果企业基础架构支离破碎，了解存储内容的难度就会加大。打开照亮数据的明灯，清楚了解存储内容、访问人群以及访问频率，然后根据预定的数据保留策略将数据进行分类。目前，只有16%的企业做到了这一点。

辨识风险和实施补救：不了解所存储的内容，就无法保证遵从性。囤积个人文件的员工可能会违反版权，更别提他们离职后可能会牵涉到的数据隐私权。分析并分类暗数据才能形成一套行之有效的信息治理战略。提前辨识风险才能有的放矢地实施补救措施。

开始删除：首先重点删除明显冗余、不重要或过期的数据（ROT）。删除文件时应遵守一个指导策略，并且至少一个季度清理一次。例如，九月删除ROT数据可能会清理掉员工夏季度假的照片和视频。

以“信息的价值”为导向构建公司文化的企业将在以信息为导向的经济环境下取得不凡业绩。数据的分享、所有权以及生命周期管理需要吻合不断变化的企业需求。

这样，这种敏捷性和透明性就能帮助企业显著提高效率，充分利用所保留信息的价值。

调研方法

我们通过这份独立的研究报告，独家呈现了Veritas在企业数据管理方面的重要研究成果。

这份研究由Veritas委托Wakefield Research调研公司在全球13个国家/地区开展，对10，000多名IT决策者和办公人员的数据习惯进行了深度调查，剖析他们的行为如何影响了企业的数据管理状况。