高校行政精细化管理研究

苏冠贤，苏雄武

(华南农业大学，广东 广州 510642)



高校行政精细化管理研究

苏冠贤，苏雄武

(华南农业大学，广东 广州 510642)

在高校办学规模不断扩大、工作任务日渐繁重的情况下，普遍存在行政体系内耗、制度缺位、流程不明晰等问题。精细化管理作为一种企业管理理念，已成为高校行政管理提高工作效能、提升管理水平、促进高校内涵式发展的重要抓手，利用规范化管理制定科学、合理的管理制度，建立以目标管理为主导、精细化管理为配套的科学组合，通过基于业务流程管理的协同办公系统等信息化应用，将精细化管理理念在高校行政管理工作中得以充分展现。

高校；精细化管理；目标管理；业务流程管理；协同办公系统

DOI号：10.13320/j.cnki.jauhe.2017.0053

随着高等教育改革的不断深入，高校办学规模不断扩大，高校从一开始只注重规模、效益逐渐转为重视管理、服务，高校行政管理工作任务日渐繁重，内容日趋复杂，直接影响学校教学、科研、后勤等各项工作正常开展，粗放型的管理模式日渐凸显工作效率低下、业务办理模糊、管理内耗严重等问题，已不能适应高校现代化管理的要求。

一、高校行政管理存在的主要问题

高校行政管理工作承担着办文、办事、办会、接待等的职能，具有协调性、参谋性、琐碎性、服务性的特点，并且起到承接上下、联系左右的枢纽作用。随着高校办学规模不断扩大，行政工作任务日渐繁重，主要存在以下问题。

(一)行政体制存在内耗，工作效能有待提高

高校行政管理的普遍模式为科层制[1]，一般为“学校、系”两级或“学校、学院、系”三级的“金字塔”型管理模式，每个阶层在体系内享有不同的权力和利益，并履行自身的职责。当前高等教育事业快速发展，信息传递速度加快，科层制由于阶层过多且信息传递不及时，管理模式逐渐不能满足快速发展的需要，严重影响高校行政管理的效率[2,3]。此外，阶层底部设置的部门较多，在管理缺乏规划化的情况下导致各部门权责不清，容易产生相互推诿的情况，产生行政体制内耗问题。

(二)行政管理制度不完善，行政执行力有待加强

高校在发展过程中，根据国家现有的法律法规和政策制度，结合自身特点，制定了一系列与学校内部管理相关的规章制度。但高校普遍对行政管理相关规范重视不够[4]，规章制度的制定往往滞后于学校的发展，不能与时俱进。许多规定仅停留在意识形态或书面上，部分规范经常出现含糊其辞的情况，诸如出现“有关部门、相关规定”等字眼，制度执行起来难以落实，工作开展起来职责不清，严重影响行政执行力。

(三)行政工作流程不规范，信息化建设亟需重视

行政工作流程不够具体、清晰。虽然制定规范、制度，但自裁空间较大，工作流程随意变更；行政工作流程缺乏统一规范，各单位各自为政，一些部门牵头的行政工作流程，往往仅考虑属自身的流程，没有全盘考虑，忽视了与其他部门的衔接，跨部门的流程缺少整体设计和统一规范；信息化虽能有效减少人为干预，实现工作流程的自动化和程序化，高校也逐步使用办公自动化系统，但由于行政工作流程信息化意识不高，往往流于形式，执行效率低下。

面对新时期的工作要求，高校已充分意识行政管理改革的必要性，亟需注入现代企业管理的相关理论及方法作为改革的指导方向,并运用现代信息化技术作为改革实施的重要手段。杨显贵指出，提高行政管理效能，旨在通过业务流程再造、明确分工，去除多余的环节，废除不该有的规定，删除不该有的业务，实现精细化管理[5]。林茂才提出，高校行政实施精细化管理，既是当前社会竞争的需要，也是行政管理转变工作方式、提升管理质量的重要途径[6]。朱尚明、曹义新认为，当前高校综合管理改革的需求，关键在于运用面向流程的协同办公解决方案，实现企业业务流程管理(Business Process Management, BPM)的整合与优化，践行业务流程重组与管理体制创新同步,达到精细化管理[7，8]。

以上研究分析表明，当前高校行政管理改革的方向是由粗放式转向精细式发展，实施精细化管理成为高校行政管理改革的必由之路。

二、精细化管理的基本概念

精细化管理[9,10]是产生于现代工业化时代、源于西方发达国家的一种企业管理理念，主要目标是最大限度地减少日常管理所占用资源和降低管理成本，提高工作效率。

精细化管理目前在企业中得到广泛应用，近几年也被高校所关注。精细化管理在行政管理应用中主要有3个特点[11]：一是行政工作内容精细化，为避免按经验办事，按照校内职能部门的岗位设置细化职责，合理分工，对每个岗位的工作量进行合理分配，权限大小进行合理设定，务必让每项工作目标明确，责任清晰；二是工作流程化，流程化管理是提高行政工作效能和服务水平的关键，它将每一项工作都进行科学的分解细化、整理归类，建立起由始至终、环环相扣、无缝衔接的工作流程，形成一整套科学合理、规范有序的行政管理运行模式，确保行政工作的规范、高效运转；三是行政管理制度化，制度化管理是高校行政管理追求的目标，通过制度、规定来规范行政工作人员的行为，极大地避免了工作中“随意性”、“想当然”等问题，树立行政管理体系遵章守纪的意识。

三、高校行政管理精细化的意义

高校行政工作千头万绪，纷繁复杂，实施精细化管理对提高行政工作效能、提升行政管理质量、推动行政机制创新具有重要意义。

(一)实施精细化管理，是提高高校行政工作效能的主要途径

全面推进精细化管理，能切实有效解决高校行政工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，减少日常工作中的不合理现象，避免一些管理隐患，让行政管理人员免于被一些琐碎的日常事务所牵扯，有更多的时间主动去探索创新性的工作，达到良性循环，提高行政管理工作的整体效能。

(二)实施精细化管理，是提升高校行政管理质量的必由之路

高校行政工作精细化管理，是转变管理方式、提高管理水平的必由之路。一方面通过目标化管理，任务分解责任到人，确保工作不漏项、责任不缺位、沟通无缝隙；另一方面，通过量化日常性工作，真正做到公平、公正地分配工作，合理对行政工作人员进行客观评价，极大地发挥团队激励作用，增强团队工作的积极性和创造性，提升管理水平和工作质量。

(三)实施精细化管理，是促进学校内涵式发展的重要手段

高校行政管理事无巨细，是学校的“中枢神经”，把精细化理念灌输在高校各项工作中，有利于学校建立规范有序的工作流程，完善各项规章制度；有利于培养教师在教学科研工作中形成精益求精的精神，培养学生在大学学习生活中形成在细微之中发现问题、解决问题的意识，从而促进学校内涵式发展[12]。

四、高校行政管理实施精细化的举措

精细化是一种理念，而非一种具体的管理方法，在实践中通过结合其他的方式、方法，使精细化管理理念得以充分展现，内容显得更加丰富。

(一)规范化管理

规范化管理是高校行政工作效能的有力保障。制定科学、合理的管理制度，实现规范化管理，一是加强规章制度的建设，明确岗位职责，将工作环节控制作为精细化管理的切入点，使各项工作实现程序化、规范化和科学化，用制度管人办事，实现有据可依、有责可循。让每一个岗位人员都明确自己的工作应当怎么做、何时做、完成到什么程度。二是实施规范化管理。“没有规矩，不成方圆”，如果工作流程随意变更，工作方法经常改变、工作条件随人而异，管理的质量将大打折扣。因此，有必要对工作流程、工作方法、工作条件等加以规范，将规章制度的内容具体化、流程步骤化。开展规章制度集中梳理的专项工作，一是整理各类规章制度，并分类管理，二是加强规章制度的信息公开，搭建规章制度网上数据库及维护更新的长效机制；三是制定适合本校的规章制度管理办法，进一步规范学校规章制度的管理工作，确保制度的协调性和执行力。

为践行精细化理念，实现精细化管理，华南农业大学自2015年以来，启动规章制度管理的“组合拳”：以学校章程为统领，开展学校规章制度“立、废、改”的梳理专项工作，整理各类规章制度近500条，有效进行分门别类，共分教学、科研、人事、财务、后勤、资产、安全保卫、外事等16项一级类目，并在一级类目的基础上细分60余项二级类目，与此同时，学校办公室根据规章制度总目录，汇编形成由学校章程、基本规章制度、具体规章制度组成的“三级”规章制度体系。强化规章制度的公开，通过学校信息公开专题网站公开所有制度，方便广大师生快速查阅、了解办事流程，并定期进行更新。制定《华南农业大学规章制度管理办法》，规章制度审批通过学校协同办公系统进行线上流程全纪录，充分体现规章制度审批及落地的规范化、流程化、在线化，切实对学校规章制度实现科学、规范的管理。

(二)目标化管理

在实施精细化管理理念中，应同时引入目标管理理念。目标管理(Management by Objectives,MBO)[13,14]是以目标作为指导、基础的一种管理方法，包含3个要素：科学的目标设定、高效的目标实施和有效的目标考核。

精细化管理与目标化管理是相辅相成的，精细化管理是一种过程，实现目标的过程，是为了实现管理目标而采用的一种手段；目标管理看重的是结果，组织实现目标的一种可能，是有很明确的、可以量化的指标。总的来说，精细化管理的目的就是为了实现既定的目标，因此，建立以目标管理为主导、精细化管理为配套的科学组合，是提升高校管理的必然趋势。

实施精细化的目标管理，一是明确目标的设立，加强行政事务目标体系建设；二是规范目标的实施，在明确目标后，通过精细化管理在众多路径或方法中科学地寻找、选择一条最优或较优的实现目标，实现精细化的过程管理；三是注重目标的考核与反馈，建立有效的成果考评标准，并利用精细化管理细化目标，实现精细化的目标考评体系。

我校在精细化管理的理念中注入目标管理方法，制定学校年度工作要点的专项工作安排表或工作计划安排表，其中包含工作内容、责任人、完成时间、工作目标、工作计划等项目，在学期中、年末时，相关责任人对照安排表工作任务进行总结，描述工作的落实情况、评价工作的完成效果等。在学校协同办公系统中设立“行政事项督办流程”，将学校年度重点工作进行有效地任务分工，流程中明确了工作的牵头部门和协办部门，各部门根据任务分工可进行部门内的二次分工，每项子任务都落实承办人及办理期限，将精细化的目标管理落到实处。

(三)信息化管理

精细化管理的重点是将复杂的事情简单化，简单的事情流程化，流程化的事情定量化，定量化的事情信息化。行政管理信息化最核心的应用是协同办公系统，它通过计算机、网络、工作流技术，使工作人员方便地收集、整理、加工、存储、使用和共享信息，同时将规章制度、实施细则等转化为业务流程，最大限度还原了实际的工作流程[15,16]。协同办公系统流程中每个节点明确了处理人员、权限和期限，在提高工作的执行效率和准确率的同时，将精细化管理的理念贯穿始终，可以说，应用协同办公系统是开展高校精细化管理的强而有力的抓手。

传统意义上，协同办公系统一般仅限用于高校办公室的公文运转，随着信息化技术不断发展、革新与升级，协同办公系统基于工作流技术趋于成熟，协同办公系统在具备无纸化公文运转功能的同时，更具有搭建高校内部管理部门协同工作的功能。协同办公系统覆盖高校日常行政管理工作业务流程成为可能。

在推进协同办公系统建设过程中，办公室作为高校行政管理的主导力量，应带头宣传、推广及使用系统，将精细化管理的理念应用于流程建设中，优化业务流程，提高办公效率，提升工作水平。此外，在公文流程建设成熟的基础上，外延协同办公系统的应用范围，实施校内行政职能部门工作流程建设[17,18]，将涉及学校人事、后勤、财务、学生等事务由线下纸质办理转变为线上无纸化运转，将传统业务的体外循环转变为体内协同，将精细化管理理念的应用范围从办公室推广至全校行政管理。

我校积极推进协同办公系统建设，系统于2013年上线投入使用，在建设与管理过程中，学校始终坚持精细化管理，公文流程得以优化，办公效率得以提高，办公水平得以提升。在系统稳定运转公文的基础上，学校于2015年完成系统功能扩展的升级工作，并启动二级单位审批流程建设工作，目前已上线教学、人事、后勤等部门的审批流程20余条，逐步推进全校行政无纸化。2016年开始，学校积极探索行政管理信息化、在线化的路径，开展协同办公系统深度开发工作。一是推进合同审核与办理模块，完成合同管理模块整体框架设计和流程的搭建工作，分类梳理出28个标准化合同版本，根据合同类别搭建了42条合同完整流程。二是推进电子监察模块，实现行政效能监督在线化，针对监察处需求开发了流程时长统计、用户登录统计、综合分析、超期分析等查询功能，并拓展督办方式，增加手机短信提醒模块。三是协助档案馆推进OA系统与档案管理系统的对接工作，切实提升电子文件管理水平。

五、结语

“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。”高校行政管理要建立适合自身发展和工作需要的精细化管理模式，同时形成长效机制，确保各项工作高效优质，提高工作效能。

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(编辑：刘伟霄)

2016-11-07

2015年华南农业大学教育教学改革重点项目：“协同办公系统助推高校教育管理服务”(编号：JG15033)；2016年华东、中南地区农林水校(院)长办公室主任协作会研究项目:“基于‘互联网+’的农林水院校网上服务平台建设研究”(编号：SKGL2016007)。

苏冠贤(1982-)，男，广东广州人，硕士，系统分析师，档案馆员，研究方向：高等教育管理、教育信息化建设。

苏雄武(1967-)，男，湖南平江人，硕士，副研究员，主要研究方向：高等教育管理。

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1008-6927(2017)03-0001-04