OA系统与电子公文交换系统集成的设计与实现

杜文+范柯

由于公文格式不同，电子政务相关系统的开发时间和厂商也不同，因此OA系统与电子公文交换系统的集成往往成为电子公文在跨地域跨部门单位间实现共享工作的难点。以黄河水利委员会委机关及附属单位为例，设计实施了分布式部署的电子公文自动交换服务方案。提高了OA系统与电子公文交换系统间公文上传与下发的效率，提高了政府部门电子政务信息自动化的水平。

【关键词】OA系统 电子公文 公文交换

1 概述

在政府的日常工作中，经常需要办理和制发文件，这些文件按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，称之为公务文件。

目前，世界上各国政府都在积极进行电子政府的建设，公文经过信息化系统处理后形成的文件被称之为电子公文。

传统公文处理流程依靠人为推动运转，整个流程受人为因素影响很大，同时也存在较大的随意性，在公文处理的质量与时间上无法实现总体把控。同时，传统纸质公文在信息流转与共享上受到很大的限制。随着单位办公对运用办公自动化技术解决公文办公的要求越来越高，OA系统目前被广泛运用于解决电子化办公的要求。

OA系统在公文流转中的应用，可以实现公文流转的自动化，每个环节都可以在OA系统中进行，甚至可以根据OA系统设定的公文流转自动化推进，工作人员可以直接在公文上，完成公文的办公流程，保证公文的实效性，同时工作人员可以实时跟踪公文状态，比通过智能提醒方式进行提醒催办，调高办公效率。

OA系统不但可以规范公文处理流程，同时对公文的各个细节也实行规范化管理，比如规范公文版式：标题、正文、文种等。特别重要的是，OA系统自身还可以实现电子公文全企业内的共享。

然而，在实际工作中，不同单位和部门往往采用了不同公司开发的OA系统，同时由于单位涉密工作的需要，在实现跨地域跨部门单位间公文交互的问题往往不是通过原有单位OA系统的改造来实现。因此，具有统一安全性规划，并且和原单位OA系统分离的电子公文交换系统应运而生。

通常常用的做法是在原有的OA系统中进行拟文、办文、定稿等公文流转的过程，定稿后的电子公文转换成版式文件，进入到电子公文交换系统中，经过盖章、签发、发送后，将电子公文发送到相应接收单位。接收单位的电子公文交换系统收到公文后，将电子公文打印、脱密后转入到本单位OA系统中，进行收文登记和进一步处理。

由于OA系统和电子公文交换系统作为独立的系统，经常由不同的建设施工单位进行建设，并且不同OA系统内部使用的公文内容与格式也不尽相同，因此，如何将不同的OA系统与电子公文交换系统进行集成往往成为电子公文在跨地域跨部门单位间共享工作的重点和难点。

2 问题背景

在电子政务水利信息化的工作方面，目前，黄河水利委员会实现了公文运转电子化管理，可以对电子公文在收文办理、发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节进行管理，实现了公文查询、存储和流转管理的电子化。

黄委综合办公系统是黄河水利委员会机关各级单位在日常办公中使用的公文收发，起草、流转和处理的综合性自动化办公系统，实现了电子公文在黄河水利委员会委机关各部门间的流转与办理，做到了无纸化办公，提高了办公效率。

然而，部分黄河水利委员会附属单位也独立建设有各自内部的OA系统。目前，这些单位和黄委委机关间公文的交换是通过黄委电子公文交换系统完成的。

黄委委机关和部分拥有OA系统的委属单位在跨部门间发送公文时，首先需要利用各自OA系统起草并生产相应的待交换公文文件，然后在黄委电子公文交换系统中将OA系统或手工成文后的各种格式（如DOC/S2/S92等）的电子公文文件，利用方正Apabi Maker转换为电子公文标准格式CEB类文件。之后，利用电子公文交换系统进行上传、签发、加密、盖章和发送。收到公文的单位，利用电子公文交换系统进行签收、打印和脱密，这些跨部门的外单位公文目前还不能够自动进入各自单位的OA系统中进行自动化的流转处理。

为了提高公文在单位间流转的效率，有必要通过信息化集成技术，分别由黄委各类OA系统建设管理单位实施建设与黄委电子公文交换系统进的功能性集成工作。从而可以实现：

（1）公文从OA系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传；

（2）OA系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。

3 解决方案

具体来说，可以开发电子公文自动交换服务完成电子公文在黄委电子公文交换系统和黄委各级单位OA系统自动交换电子公文的功能，从而实现OA系统与電子公文交换系统的集成。图1介绍了电子公文自动交换服务具体的功能组成：

电子公文在黄委各级单位OA系统和黄委电子公文交换系统间进行交换时，分为公文上传到电子公文交换系统的过程和公文从电子公文交换系统中接收的过程。

首先，在公文上传到电子公文交换系统的过程中，依照黄委电子公文交换系统的标准要求，电子公文自动交换服务可以将OA系统中的公文自动组装成为XML文件。组装完成后，电子公文自动交换服务将XML文件通过基于http协议的传输过程发送到黄委电子公文交换系统中。公文发送完成的过程中，电子公文自动交换服务可以记录公文的发送事件和发送成功与否的日志。在公文从电子公文交换系统中接收的过程中，电子公文自动交换服务依照各OA系统的电子公文格式，将收到的XML文件进行解析。在公文接收和解析的过程中，电子公文自动交换服务可以记录公文的下载以及解析事件日志。表1概括出了电子公文自动交换服务的功能点。

在部署的过程中，黄委机关与各级委属单位电子公文自动化交换服务采用分布式的应用部署架构方式。图2描述了利用电子公文自动化交换服务集成OA系统与电子公文交换系统的整体系统集成部署架构。

如图2所示，黄委委机关OA系统，山东局OA系统，河南局OA系统，水文局OA系统和其他委属单位已建或待建OA系统分别通过分布式部署的电子公文自动化交换服务与已建的黄委电子公文交换系统进行电子公文的交换。

具体来说，各单位已有或待建的OA系统首先需要按照黄委电子公文交换系统规定的电子公文交换格式，通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务对电子公文进行格式编辑处理，然后通过电子公文自动交换服务提交到黄委电子公文交换系统中进行分发。

电子公文交换系统收到公文后，可以通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务将电子公文直接下发到各单位的OA系统中。

4 实施结果

目前，实现黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务已经开发部署完成。通过运行结果来看，该服务实现了：

（1）公文从黄委委机关综合办公系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传；

（2）OA黄委委机关综合办公系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。

图3展示了黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施后，黄委委机关综合办公系统通过自动化交换服务向黄委电子公文交换系统上传下发公文的统计情况。

5 结束语

开发的电子公文自动交换服务实现了OA系统与电子公文交换系统的集成工作，提高了OA系统与电子公文交换系统间公文上传与下发的效率，避免了大量的人工拷贝工作。在OA系统中对发送公文选择后，通过点击发送按钮，可以实现公文的格式标准化转换（按照电子公文交换系统的规定标准）以及向电子公文交换系统的自动上传。同时，服务部署后，在电子公文交换系统中通过选择下发单位和公文文件，可以自动的将公文下发到相关单位的OA系统中。

自黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施三个月以来，大大缩短了黄委机关部门向委属单位下发公文的处理时间和黄委机关部门通过电子公文交换系统接受委属单位文件的时间，节约了人力成本。

参考文献

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[2]刘刚，邓飞其.电子公文交换系统OA接口平台设计研究[J].计算机与信息技术，2009（Z2）.

[3]卢军.滨州市电子政务系统中协同办公系统与公文交換系统接口的开发与实现[D].北京邮电大学，2010.

作者单位

黄河水利委员会信息中心 河南省郑州市 450004