基于SharePoint2013的认证辅助系统的设计与实现

宫丽

摘要：文章介绍了基于SharePoint平台的认证辅助系统的设计与实现。该项目将SharePoint与传统的认证机制相结合，实现了更加易于理解和跟踪的认证辅助系统，提高了相关部门的工作效率，固化了认证申请流程，加强了产品认证质量管控。

关键词：SharePoint；认证辅助系统；认证质量

1行业现状与需求

目前认证辅助管理部门都是采用人工手动来处理各种认证申请。包括在提交申请前的咨询、材料提交、认证材料预审、认证材料提交到政府、认证信息整理等。

但是由于认证申请牵涉到国内众多的国家级、行业级等多种级别的法律、法规、规范等，需要操作者对国内和行业的各种法律、法规、规范都非常熟悉，且需要通过不断地关注国内有关法律、法规的更新，及时与各项目组进行沟通。这对操作者的技术经验要求较高，同时对于人员流动带来的风险较大。

2技术背景介绍

2.1SharePoint 2013

通过针对SharePoint环境的有效配置，可以提供对企业中的各种文档和其他信息的针对性个性化访问，可以有效地提高企业的业务流程效率。

基于SharePoint的二次开发具有如下几点优势：

（1）由于SharePoint本身具有访问控制机制，因此对于用户权限的分配和配置，无需过多的代码干预。对于快速开发来说，这一点是非常有利的。

（2）SharePoint提供了Library，List等多种控件，非常易于管理，在Library和List中，还设有视图的配置，简化了数据库的设计与开发，降低了开发成本。

（3）通过对SharePoint的二次开发，可以在SharePoint本身自带的页面/功能基础上，定制化一些企业需要的个性化功能，整个工程建立、发布和部署的过程都相对比较简单。

2.2UpdatePanel

AJAX扩展中的UpdatePanel主要用于局部刷新。UpdatePanel与ScriptManager的结合运用，可以实现页面的异步局部更新。其中，UpdatePanel用于设置页面中需要进行局部更新的区域，还可以根据需要进行嵌套使用。在页面中嵌套使用UpdatePanel，可以很好地解决由控件联动引起的局部刷新问题。

3认证辅助系统总体设计

整个系统主要分为Reminder Mail Sender Monitor，Certmanagement，Website Monitor，Scheduled Backup四大模块。整个系统的结构，如图1所示。

3.1后台数据存储设计

在数据存储方面，由于SharePoint有自带的SQL数据库，只需要基于Library和List建表后，根据需要配置不同的视图，供用户交互即可。

在本项目中，本文主要设计了3个List，一个主要用于存储产品认证申请信息的Product Request，包含：申请人、审批人、目前状态、申请所需材料、认证类型等；一个主要用于存储所有产品己完成的认证相关信息的Product Info，例如：证书编号、证书扫描件、证书生效时间、证书发布时间、证书有效期等；还有一个用于记录所有法律法规类文档的Library-All Standards&Regulations，用于存放所有与法律法规文件相关的文档及其相关属性，例如：有效期、影响的产品功能、文件名、版本、级别、类型、发布日期、负责部门、起草人等。

与此同时，本文还设计了一些辅助类List，例如：RequestType，Cert Type、BG Profile等，以便更好地针对一些字段值属性值进行配置，避免由于一些字段值或属性值更新所引起的数据不一致性。

3.2认证申请状态更新

为了更好地提高终端用户与管理员之间的交互效率，减少申请等待时间，每次认证申请的状态发生改变时，系统都会自动发送通知邮件。

认证申请系统通过监听Product Request的Item Added事件，发送新申请并提交。一旦有新的认证申请提交，系统就会在这个事件中，发送申请状态改变的通知邮件。当认证申请系统监听到Product Request的Item Updating事件，说明终端用户在对认证申请作出修改，这时也会发送一封通知邮件给修改人、产品负责人以及管理员，并将更改后的信息放入通知邮件，供相关人员参考。

认证申请系统通过监听Product Info的Item Added事件，发送认证获取信息提醒。一旦有新产品拿到认证，系统会在这个事件中，发送提醒邮件给产品负责人，告知认证结果以及认证相关信息，例如：证书编号、有效期等。

这样的设计可以有效减少各场景中的等待时间，有效减少终端用户或管理员频繁登录系统进行状态检查的成本。

3.3系统监控中心

为了确保认证辅助系统的日常运作的稳定性，也为了帮助维护工程师快速地发现系统出现的任何偏差，本文针对网站和主机作了不同级别的监控。除了针对website的24小时不问断监控外，还对主机进行了监控，防止由于意外发生时造成服务不可用。

另外，为了可以及时发送一些提醒通知邮件，本文还基于window Service建立了轮询机制，如果在轮询中发现部分产品认证距离过期时间不足3个月，那么系统会发出一份提醒邮件，根据系统配置情况发送给相关人，提醒有关人士开始处理该产品的续证的申请工作。

4认证辅助系统界面设计

根据系统的业务需要，部分页面需要使用自定义页面实现，其中主要包括2个部分的自定义页面：第一个部分是认证准备页面，另一个页面是认证申请页面。

认证准备页面主要是用来规划产品认证信息用的，主要分为3个部分：第一个部分包含了用户所在部门的产品认证相关负责人信息，例如：产品负责人、认证负责人、法务相关负责人等；第二个部分则包含了用户所在部门当年目前己登记的产品规划列表，当用户选中某一个产品之后，在已有产品规划列表下方会显示该选中产品的详细信息，包括：产品名、版本号、发布日期、产品大致功能等。这一模块需要使用局部刷新来实现，以避免整个页面刷新所带来的视觉冲突，并达到了降低页面刷新时间成本的效果。第三个部分则显示该产品与标准之间的关系，例如：哪些标准对该产品会产生影响，影响的程度是什么，相关的标准名字、标准链接等。这个模块也采用了局部刷新技术来实现。由于页面内容过多，图2只是认证申请页面的前2个部分的界面设计例图。

认证申请页面同样也主要分为3个部分，前2个部分与认证规划页面雷同，第3个部分用来提交各种申请文档，填写认证申请信息。也同样采用了局部刷新技术，提高用户体验。

图3是认证申请页面的第3个部分的界面设计图，为了可以有一个比较直观的用户体验，这些界面设计图都是通过在Excel中添加控件后，作了一些格式调整后实现的，作为原型图供用户审核与确认。

这2个自定义页面都综合运用了UpdatePanel与ScriptManager，实现了异步局部刷新，以体现更好的局部刷新效果，有效降低了网络数据传送和页面刷新成本。

5认证辅助系统安全性设计

本系统采用了基于角色的访问控制机制，主要采用了用户、管理员、系统管理员这3种角色。用户又根据部门进行分组，不同组的用户只可以访问自己组内产品的基本信息，提交认证申请；管理员负责认证申请的审批；系统管理员则负责整个网站的安全、配置、权限分配等职责。

由于本系统需要开放给全公司上万名员工，因此在项目初期权限分配的工作负载略高。另外，根据历史经验，该公司每半年可能有一些部门及人员调整，这也给系统管理工作带来了一定的困难。但也正是由于该系统是面向内部用户的，因此对于一些恶意、蓄意行为不需要特别关注。

因此，本文设计了一个自我分配机制，首先给everyone赋予读取权限，当用户访问本站点时，会针对他的权限进行判定，判定他是否己被分配组别，如果答案是否定的，会有弹出窗口，要求用户自行定位自己的组别身份，是属于某部门普通用户还是某产品部门认证负责人等。但是这些自我分配仅限于用户相关权限，并不开放管理员权限和系统管理员权限。

这样处理的好处在于：

（1）系统管理员不需要过多的干预，用户可以自行分配自己所在组别。

（2）大部分的用户都可以通过自我分配机制拿到合适的权限，无需等待审批。

（3）降低了系统管理员的工作负载。

（4）提升了用户的权限分配体验，每个用户都是自己的管理员，可以为自己提供所在部门选择。

而所有的这些操作也将成为操作日志的一部分，记录在系统中备查，可以有效避免一些误解和冲突。管理员会定期检查操作日志，有效防止一些误操作引起的问题。

6认证辅助系统配置类功能设计

6.1可维护性设计

为了便于系统的后期维护，在本项目中，很多字段都采用了Lookup类型，尤其是针对一些可能不定期产生变动的数据，防止由于这些变动引起的数据不一致问题。

例如：Cert Type，Request TVpe，Product Function等。这些字段在Product request和Product Info里的相应字段中，都采用了Lookup类型，不仅可以有效地避免由于字段值的改变引起的数据不一致问题，也可以减少一些由于误填、错填引起的数据混乱问题。Lookup字段在编辑页面将会转换为选项框，同时也为用户输入带来了便捷。

6.2日志设计

在本项目中，采用了多种日志，对项目信息进行记录，主要包含3种类型的日志：第一种是认证申请的状态改变日志，每一次状态改变都会记录在案，包括操作人、操作日期等，以便于后续跟踪；第二种是查询日志，该日志包含了所有用户在与系统交互时建立的查询，主要是记录了查询条件，便于管理员对这些数据进行统计分析，整理用户关注点，便于在后续工作中，有针对性地对网站进行优化；第三种则是操作日志，几乎所有的针对网站的操作都会被记录，包括操作类型、操作人、操作范围等。这些日志有助于在网站发生问题后，及时、快速地定位错误发生根源，可以帮助系统管理员更好地对网站进行管理。

7结语

基于SharePoint 2013的认证辅助系统相对于传统的认证机制具有以下几点优势：

（1）传统的认证机制很难将历时认证经验和信息进行传承。

（2）基于SharePoint 2013的认证辅助系统，可以减少整个认证申请中的无效等待时间。

（3）基于SharePoint 2013的认证辅助系统，固化了认证申请流程，从人治转为了机治。

（4）基于SharePoint 2013的认证辅助系统，有效提高了认证相关部门的工作效率，减少产品认证的冗余工作。有效提升认证申请审核专家的工作效率，集中在解决专业问题上，将认证申请相关的基本信息交互交给系统来完成。

（5）增加了认证申请流程的透明度，加强了审核员与申请者之间的沟通，及时分享进度信息。